Если ячейка заполняется символами «решеток» (#########), то это, обычно, означает, что ширина столбца не позволяет разместить значение. Для исправления необходимо изменить ширину столбца или изменить цифровой формат ячейки.

Понятие «функция»

Функция – встроенный инструмент, используемый в формуле. В обычной функции (например, СУММ) присутствует один и более аргументов. Функция возвращает результат, функция СУММ, например, принимает аргумент диапазона, а затем возвращает сумму значений этого диапазона.

Функции вам пригодятся, поскольку они:

•Упрощают формулы

•Позволяют производить вычисления, которые невозможно осуществить без них

•Ускоряют выполнение некоторых задач редактирования

•Позволяют налагать условия на выполнение формул, что дает последним элементарную способность к принятию решений

60

Категории функций1

Финансовые функции

Финансовые функции позволяют производить экономические вычисления, связанные с расчетом денежных средств. Функция ПРОЦПЛАТ, например, используется для вычисления величины ежемесячной выплаты по ссуде на покупку автомобиля. Для вычисления необходимо задать следующие аргументы: размер ссуды, процентную ставку по ссуде и срок, на который ссуда предоставлена.

Функции даты и времени

Функции этой категории позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Например, функция СЕГОДНЯ возвращает текущую дату (которая указана на системных часах).

Математические функции

В эту категорию входят разнообразные функции, выполняющие математические и тригонометрические вычисления.

Статистические функции

Функции этой категории предназначены для проведения статистического анализа диапазонов значений. С помощью статистических функций можно вычислить наименьшее значение набора значений, значение моды множества данных, стандартное отклонение по выборке или дисперсию2.

Функции ссылок и массивов

Функции этой категории используются для нахождения значений в списках или таблицах. Самый распространенный пример – поиск значения в таблице налогов. Функция ПОИСКПОЗ может использоваться для определения налоговой ставки для конкретного уровня дохода.

Функции работы с базами данных

Функции этой категории применяются для вычисления суммы данных списка (также известного как база данных рабочего листа), который удовлетворяет определенным условиям. Предположим, у вас есть список, содержащий информацию о месячном объеме продаж. Функцию БСЧЕТ можно использовать для подсчета записей об объеме продаж в северном регионе, значение которых превышает 10 000.

Текстовые функции

Текстовые функции позволяют манипулировать текстовыми строками в формулах. Функция ПСТР, например, возвращает заданное число знаков из строки текста, начиная с указанной позиции. Другие функции позволяют изменить регистр строки текста (например, преобразовать символы нижнего регистра в символы верхнего регистра).

Логические функции

Эта категория состоит всего из шести функций. Эти функции позволяют проверить условие (для логических ИСТИНА или ЛОЖЬ). Функция ЕСЛИ также может быть полезна, поскольку она предоставляет формулам способность к принятию решений.

1Список функций по категориям приведен в приложении 1.

2Некоторые функции этой категории требуют установки надстройки "Пакет анализа". Для его установки воспользуйтесь пунктом меню СервисÖНадстройки

61

Информационные функции

Функции этой категории помогают определить тип данных, хранящихся в ячейке. Например, функция ЕТЕКСТ возвращает ИСТИНА, если значение является текстом. С помощью функции ЕПУСТО можно определить, пуста ли ячейка. Функция ЯЧЕЙКА возвращает полезную информацию о конкретной ячейке.

Инженерные функции

Функции этой категории помогут вам при решении инженерных прикладных задач. Эти функции позволяют работать с комплексными числами, а также выполнять преобразования единиц одной системы исчисления или измерения в единицы исчисления или измерения другой системы1.

Функции, созданные пользователем

К этой категории относятся пользовательские функции рабочего листа, созданные с помощью VBA. Эти функции выполняются так же, как и встроенные функции Excel. Отличие состоит в том, что описания аргументов этих функций не появляются в диалоговых окнах Вставка функции и Мастер формул.

Типы аргументов функций

Большинство функций используют пару скобок. Информация, приведенная в скобках, называется аргументами функции. Количество аргументов в разных функциях не одинаково. Функция может:

•Не иметь ни одного аргумента;

•Иметь один аргумент;

•Иметь определенное количество аргументов;

•Иметь неограниченное количество аргументов;

•Иметь аргументы, задавать которые необязательно.

Если функция имеет больше одного аргумента отделяются друг от друга точками с запятыми. Например в функции НАИБОЛЬШИЙ, которая возвращает n-ое наибольшее значение из множества данных, используются два аргумента. Первый аргумент задает диапазон значений, а второй – значение для n. Приведенная ниже формула возвращает третье по величине значение ячеек диапазона А1:А100.

=НАИБОЛЬШИЙ (А1:А100;3)

Точка с запятой – не единственный символ, который может быть использован для разделения аргументов функции. Для этого можно применять, например, запятую2.

Вкачестве аргументов функции могут выступать:

•Имена;

•Строки или столбцы (адреса ячеек);

•Точные значения;

1Для того чтобы использовать функции инженерной категории, необходимо установить надстройку "пакет анализа".

2Символ определяется опцией Разделитель аплета Язык и региональные стандарты, вызвать которое можно из папки Панель управления.

62

•Математические выражения;

•Функции;

•Массивы.

Способы введения функций в формулу

Ввести функцию в формулу можно как вручную, так и с помощью диало-

гового окна Мастер функций.

Ручной ввод функций

Если вы уже знакомы с функцией – знаете, сколько аргументов должна иметь эта функция и к какому типу эти аргументы относятся, – вы можете просто ввести функцию и ее аргументы непосредственно в формулу. Зачастую этот метод оказывается наиболее эффективным1.

Если при вводе функции вы пропустите заключительную скобку, Excel поставит скобку автоматически. Например, если вы введете =СУММ(А1:С12 и нажмете <Enter>, программа исправит ошибку, вставив закрывающую скобку.

После того как вы ввели функцию, Excel всегда преобразует записанные символы в верхний регистр. Поэтому разумно записывать все функции символами нижнего регистра. Если после нажатия клавиши <Enter> программа не преобразует текст в верхний регистр, это означает, что Excel не распознал введенную вами запись как формулу. Так происходит в том случае, если при вводе функции была допущена ошибка или данная функция просто недоступна (например, такая функция определена только в надстройке, которая в данный момент не установлена в вашей системе).

Вставка функции с помощью диалогового окна Мастер функций

Диалоговое окно Мастер функций позволяет ввести функцию и ее аргументы полуавтоматически. Использование диалогового окна Мастер функций позволяет избежать ошибок в написании функций. Кроме того, функция, вставленная с помощью этого диалогового окна, будет иметь соответствующее число аргументов, расположенных в правильном порядке2.

Для того чтобы вставить функцию, выберите нужный пункт в списке диалогового окна Мастер функций (рис. 6.1). Вызвать диалоговое окно можно несколькими способами:

•Выберите команду ВставкаÖФункция.

•Щелкните на кнопке Мастер функций, которая находится рядом со строкой формул. В версиях программы, предшествующих Excel 2002, эта кнопка располагается на стандартной панели инструментов.

•Нажмите комбинацию клавиш <Shift+F3>.

1В Excel 2002 появился полезный инструмент – во всплывающей подсказке отображается список имен аргументов. Если это окно мешает вам вводить данные, перетащите его в другую область рабочего листа.

2В версиях программы, предшествующих Excel 2002, это диалоговое окно носит имя «Вставка функции».

63

Рис. 6.1 Диалоговое окно Мастер функций

Когда вы выбираете категорию в раскрывающемся меню, в окне списка отображаются только функции этой категории. В категории 10 недавно использовавшихся представлены функции, которые вы использовали в последнее время. В категории Полный алфавитный перечень представлены функции всех категорий. Если вы знаете имя функции, а ее категория вам не известна, откройте категорию Полный алфавитный перечень.

В Excel 2002 появилась возможность поиска функций. Для поиска используется текстовое поле, расположенное вверху диалогового окна Мастер функций. Введите в окно одно или несколько ключевых слов и щелкните на кнопке <Найти>. Excel выдаст список функций, удовлетворяющих условиям поиска.

Обратите внимание на то, что после выбора функции в поле списка Функция появляются название этой функции (и аргументов) и ее краткое описание.

Выбрав нужную функцию, щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Аргументы функции, показанное на рис. 6.2. В этом диалоговом окне задайте аргументы функции. Для того чтобы задать аргумент диапазона удобно нажать на кнопку свернутого окна (значок в правом углу поля каждого аргумента). Excel временно сворачивает диалоговое окно Аргументы функции, что позволяет выделить диапазон на рабочем листе.

Диалоговое окно Аргументы функции доступно только в Excel 2002. В предыдущих версиях функции роль этого диалогового окна выполняет Мастер функций (аналогичный диалоговому окну Аргументы функции по внешнему виду и назначению).

64