Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word часть 1

В раскрывающемся списке Формат числа можете выбрать числовой формат результата вычисления.

После записи формулы в диалоговом окне Формула (см. рис. 2.137) нажмите кнопку ОК.

Недостатком формул Microsoft Word является отсутствие автоматического обновления результатов при изменении значений аргументов. Для принудительного обновления результатов выделите ячейку с формулой и нажмите клавишу клавиатуры F9.

Сортировка таблиц

О сортировке Сортировка - расположение строк в таблице в определенном порядке.

Чаще всего необходимо сортировать строки по данным какого-либо одного или нескольких столбцов.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При сортировке по возрастанию используется следующий порядок.

Сначала числа от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа, затем различные знаки (+, -, !, и др.), затем английские буквы, затем русские буквы. При сортировке по убыванию порядок заменяется на обратный.

При сортировке строка заголовков столбцов обычно не сортируются вместе с остальными строками, но сортируемая таблица может и не иметь заголовков столбцов. Последняя строка включается в диапазон сортировки, поэтому нежелательно сортировать таблицы, содержащие итоговые строки.

Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки столбца.

Сортировку таблицы можно выполнять при работе во вкладке Главная

или Макет.

Сортировка таблицы Установите курсор в любую ячейку таблицы.

251

Нажмите кнопку Сортировка в группе Абзац вкладки Главная или в группе Данные вкладки Макет.

В окне Сортировка ( рис. 2.139) в списке поля Сначала по

выберите столбец, по данным которого будет выполняться сортировка таблицы. В списке поля тип можно выбрать тип данных, по которым сортируется таблица, но обычно Word это делает автоматически. Установите переключатель направления сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Рис. 2.139. Установка параметров сортировки Если столбец, по которому выполняется сортировка, содержит

повторяющиеся записи, можно выполнить многоуровневую сортировку. Для этого следует в окне Сортировка (см. рис. 2.139) в списке поля Затем по выбрать столбец, по данным которого следует сортировать строки таблицы, после сортировки по данным первого столбца. При наличии повторяющихся записей в первом и втором столбцах, можно произвести еще одну сортировку.

Сортировка ячеек столбца Выделите ячейки столбца, подлежащие сортировке.

Нажмите кнопку Сортировка в группе Абзац вкладки Главная или в группе Данные вкладки Макет.

252

В окне Сортировка (см. рис. 2.139) в списке поля тип можно выбрать тип данных, по которым сортируется таблица, но обычно Word это делает автоматически. Установите переключатель направления сортировки (по возрастанию или по убыванию). Нажмите кнопку Параметры.

В окне Параметры сортировки ( рис. 2.140) установите флажок только столбцы.

Рис. 2.140. Сортировка ячеек столбца

Использование таблиц для разметки макета страницы

По умолчанию таблица сразу после создания имеет границу в виде тонкой сплошной линии черного цвета, которая сохраняется при печати. В случае удаления этой границы в таблице останутся линии сетки, из которых состоят границы ячеек таблицы ( рис. 2.141). Линии сетки не печатаются. Более того, эти линии могут и не отображаться. Отображение линий сетки управляется кнопкой Отобразить сетку группы Таблица контекстной вкладки

Макет.

253

Рис. 2.141. Отображение сетки таблицы Такие не обрамленные таблицы можно использовать для разметки макета

страницы при создании двуязычных документов, бланков и т.п.

Например, если требуется на странице разместить параллельно идущий текст на двух языках, можно вставить таблицу из двух столбцов и требуемого числа строк. В ячейки первого столбца вводится текст на одном языке, а в ячейки второго - на другом ( рис. 2.142).

Рис. 2.142. Использование таблиц для двуязычных документов

254

При печати сетка не отображается, и документ будет выглядеть как текст, оформленный в две колонки ( рис. 2.143).

Рис. 2.143. Двуязычный документ при печати Аналогично можно использовать не обрамленные таблицы при создании

бланков документов, например, писем, приказов и т.п. На рис. 2.144 показан документ (письмо), как он будет выглядеть на экране, а нарис. 2.145 - как он будет выглядеть при печати.

255

Рис. 2.144. Использование таблиц при создании бланков документов

256

Рис. 2.145. Напечатанный бланк документа

Управление структурой документа

Управление разбиением документа на страницы Вставка разрывов страниц

Если страница документа до конца заполнена текстом, таблицами и изображениями, автоматически начинается новая страница.

В некоторых ситуациях, например, перед заголовком в документе,

необходимо принудительно перейти к новой странице.

Поставьте курсор перед текстом, с которого должна начинаться новая страница.

257

В группе Страницы вкладки Вставка нажмите кнопку Разрыв страницы ( рис. 2.146). Можно также нажать комбинацию клавиш CTRL + ENTER.

Рис. 2.146. Вставка разрыва страницы В документ будет вставлен Разрыв страницы. Разрыв страницы

представляет собой непечатаемый знак, который можно увидеть в режиме отображения непечатаемых знаков (см. рис. 2.146).

Для удаления разрыва страницы удалите непечатаемый знак Разрыв страницы.

Управление положением абзаца на странице

Запрет разрыва страницы в середине абзаца Поскольку переход на новую страницу производится автоматически,

может сложиться ситуация, когда абзац начинается на предыдущей странице и продолжается на следующей. Можно запретить разрывать абзац между страницами.

Выделите абзац, для которого необходимо запретить разрыв между страницами.

258

Любым способом отобразите диалоговое окно Абзац и перейдите во вкладку Положение на странице.

Установите флажок не разрывать абзац ( рис. 2.147).

Рис. 2.147. Управление положением абзаца на странице Запрет разрыва страницы между абзацами

При работе с текстом возникают ситуации, когда необходимо, чтобы текущий абзац обязательно находился на той же странице, что и предыдущий. Например, нельзя разрывать между страницами абзац заголовка и следующий за ним абзац текста.

Выделите абзац или абзацы, которые нельзя отрывать от вышерасположенного абзаца.

Любым способом отобразите диалоговое окно Абзац и перейдите

во вкладку Положение на странице.

259

Установите флажок не отрывать от следующего (см. рис. 2.147).

Размещение абзаца в начале новой страницы Можно сделать так, чтобы абзац, независимо от количества текста перед

ним, обязательно находился в начале страницы. Например, это бывает необходимо для абзацев заголовков.

Выделите абзац, который должен находиться в начале страницы.

Любым способом отобразите диалоговое окно Абзац и перейдите во вкладку Положение на странице.

Установите флажок с новой страницы (см. рис. 2.147). Запрет висячих строк

В профессионально оформленном документе страница не завершается первой строкой из нового абзаца и не начинается последней строкой из абзаца предыдущей страницы. Такие строки называются висячими.

Выделите абзац или абзацы, в которых запрещены висячие строки. Обычно такие строки следует запрещать во всем документе.

Любым способом отобразите диалоговое окно Абзац и перейдите во вкладку Положение на странице.

Установите флажок запрет висячих строк (см. рис. 2.147).

Использование разделов в документе О разделах

Раздел - часть документа, для которой можно устанавливать независимые от других частей параметры форматирования страницы, нумерацию различных элементов и колонтитулы.

В каждом разделе документа можно отдельно от других разделов установить следующие параметры: поля страницы; размер и ориентация бумаги; источник бумаги для принтера; границы страницы; вертикальное выравнивание; колонтитулы; колонки; нумерация страниц; нумерация строк; сноски.

Отдельные разделы создают, как правило, для отдельных глав документа, для размещения таблиц и больших рисунков на странице с горизонтальной

260