Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word часть 2

Нажмите кнопку Проверить разрешения (см. рис. 7.148)., чтобы увидеть список разрешенных действий с документом (рис. 7.149).

Рис. 7.149. Список разрешенных действий с документом Если пользователь имеет полный доступ к документу, кнопка на

панели сообщений будет называться Изменить разрешения (см. рис. 7.146). При нажатии ее выйдет окно Разрешения (см. рис. 7.141).

Если пользователь не имеет прав доступа к документу, выйдет соответствующее окно (рис. 7.150).

Рис. 7.150. Сообщение об отсутствии прав доступа Также информационное окно выходит при окончании срока действия

разрешения на открытие файла ( рис. 7.151).

Рис. 7.151. Сообщение об окончании срока действия прав доступа

391

При нажатии кнопки Да в обоих случаях будет создано сообщение электронной почты для автора этого документа, в котором можно запросить установку или обновление разрешения на работу с документом.

Если на компьютере зарегистрировано несколько пользователей, можно нажать кнопку Сменить пользователя (см. рис. 7.150 и рис. 7.151),

выбрать другую учетную запись или создать новую учетную запись, которая позволит открыть документ.

Если на компьютере нет ни одной учетной записи Windows Live ID, появится соответствующее окно (рис. 7.152).

Рис. 7.152. Сообщение об отсутствии учетных данных службы IRM Нажмите кнопку Да для создания учетной записи.

Создание учетной записи службы IRM

Если на компьютере нет ни одной учетной записи, автоматический запуск процедуры ее создания производится при первой попытке установить ограничение на доступ к документу или попытке открыть документ, для которого установлены ограничения.

Создать новую учетную запись можно также нажав кнопку Добавить

окна Выбор пользователя (см. рис. 7.140)

Независимо от того, была ли ранее оформлена подписка, в окне Подписка на службу (рис. 7.153) следует установить переключатель Да, я

хочу подписаться….

392

Рис. 7.153. Согласие на использовании службы IRM

При наличии идентификатора Windows Live ID установите соответствующий переключатель и нажмите кнопку Далее (рис. 7.154). Идентификатором может служить любой адрес электронной почты на службах live.com, hotmail.com, msn.com и т.п.

393

Рис. 7.154. Подтверждение наличия идентификатора Windows Live ID Введите адрес электронной почты и пароль (рис. 7.155). Нажмите

кнопку Вход.

Рис. 7.155. Ввод адреса электронной почты и пароля идентификатора

Windows Live ID

394

Выберите тип используемого компьютера (рис. 7.156). Нажмите кнопку Принять.

Рис. 7.156. Выбор типа компьютера В завершении в последнем окне нажмите кнопку Готово. После этого

учетная запись будет добавлена на компьютер.

395

Тема 23. Безопасность и макросы Обеспечение безопасности при работе с документами

Защита от случайного повреждения пользователем Открытие копии файла

Во избежание риска повреждения данных в файле можно открывать его копию.

Нажмите кнопку Открыть в панели инструментов Стандартная. В окне Открытие документа (рис. 8.1) щелкните по стрелке

кнопки Открыть и выберите режим Открыть как копию.

Рис. 8.1. Открытие копии файла При удачном результате работы файл можно сохранить под старым

именем.

Сохранение резервной копии файла

Для возможности возврата к версии файла до его последнего сохранения можно включить режим автоматического сохранения резервной копии файла.

396

Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.

В категории Дополнительно окна Параметры Word в разделе

Сохранение (рис. 8.2) установите флажок всегда создавать резервную копию.

Рис. 8.2. Включение сохранения резервной копии файла С этого момента при каждом сохранении файла будет создаваться его

резервная копия. Резервная копия файла сохраняется в ту же папку, в которой находится и оригинал файла, под именем файла-оригинала с добавлением слов Копия перед именем файла. Резервная копия файла имеет расширение .wbk.

Резервная копия представляет собой копию файла в том виде, какой он имел перед последним сохранением. При каждом следующем сохранении предыдущая резервная копия файла заменяется новой под тем же именем.

При открытии файла резервной копии в раскрывающемся списке Тип файлов окна Открытие документа следует выбрать режим Все файлы (

рис. 8.3).

397

Рис. 8.3. Открытие резервной копии файла

Защита от утраты данных при зависании компьютера или при внезапном отключении питания

Настройка автосохранения

При зависании компьютера или при внезапном отключении питания данные, введенные в открытые в этот момент документы, могут быть утеряны.

Во избежание этого в процессе работы Microsoft Word может автоматически создавать и сохранять файлы, которые затем могут быть использованы для восстановления их. Эта возможность позволяет избежать потери несохраненных данных при сбое компьютера. Если исходный документ был поврежден, можно восстановить утраченные данные из автоматически сохраненного файла.

Для настройки режима автоматического сохранения нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word. В категории Сохранение окна

Параметры Word в разделе Сохранение документов (рис. 8.4) установите флажок Автосохранение каждые, в счетчике укажите периодичность автосохранения в минутах (от 1 до 120).

398

Рис. 8.4. Настройка режима автосохранения При желании можно выбрать папку, в которую будут сохраняться

автокопии файлов. По умолчанию выбрана папка \Users\Имя пользователя\Application Data\Roaming\Microsoft\Word. Можно ввести другое имя папки.

Следует отметить, что автосохранение ни в коей мере не служит заменой обычному сохранению файлов, а используется только для восстановления данных.

Восстановление автосохраненных файлов

При перезапуске Microsoft Word после зависания компьютера или сбоя питания, файлы, над которыми велась работа, проверяются на наличие ошибок, а содержащиеся в них данные восстанавливаются, если это возможно. Однако в некоторых случаях восстановить данные не удается.

В области задач Восстановление документов (рис. 8.5) отображается список всех файлов, которые были восстановлены после того, как Microsoft Word перестал отвечать на запросы или компьютер был обесточен.

399

Рис. 8.5. Восстановление документов в области задач Восстановление документов

Файлы, в заголовках которых содержится слово [Автосохраненный], как правило, содержат более поздние изменения, чем файлы, в заголовках которых содержится слово [Исходный].

Для открытия восстановленного файла следует щелкнуть по его имени в области задач Восстановление документов. При желании можно открыть все версии и сохранить лучшую.

Открыв или сохранив все файлы, которые требуется оставить, следует нажать кнопку Закрыть в области задач Восстановление документов. Если какие-то из восстановленных файлов не были открыты или сохранены, то выйдет соответствующее предупреждение (рис. 8.6).

Рис. 8.6. Выбор действий с восстановленными файлами

400