Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word часть 2
.pdfРис. 7.106. Результаты проверки личных и скрытых сведений
После удаления данных из документа нажмите кнопку Закрыть (
рис. 7.107).
361
Рис. 7.107. Результаты удаления личных и скрытых сведений Следует иметь в виду, что некоторые данные, удаленные из документа,
невозможно восстановить с помощью команды Отменить.
Добавление цифровой подписи к документу О цифровых подписях
Цифровую подпись в цифровых документах ставят в тех же случаях,
что и в бумажных. Цифровая подпись используется для проверки подлинности цифровой информации - например, документов, сообщений электронной почты и макросов - с помощью методов компьютерной криптографии.
Цифровые подписи помогают удостоверить следующее:
подлинность - цифровая подпись помогает гарантировать, что поставивший подпись - тот, кем он является в действительности;
362
целостность - цифровая подпись помогает гарантировать, что содержимое документа не менялось и не подделывалось после ввода цифровой подписи;
неотрекаемость - цифровая подпись помогает доказать любой из сторон авторство подписанного содержимого. Отказ означает, что владелец подписи отрицает свою связь с подписанным содержимым.
Для выполнения этих гарантий создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим требованиям:
цифровая подпись является действующей. Это значит, что сертификат данной цифровой подписи является действующим (не просроченным);
лицо или организация, поставившая цифровую подпись, именуемая издателем, является законным владельцем цифровой подписи;
сертификат цифровой подписи выдан издателю компетентным Удостоверяющим центром.
Цифровыми подписями можно воспользоваться для подписи документов Office двумя различными способами:
добавить видимые строки подписи в документ для ввода одной или более цифровых подписей;
добавить невидимую цифровую подпись в документ.
Видимые строки подписей используют чаще всего в документах типа контрактов, договоров, приказов и других, особенно в тех случаях, когда требуется подписание документа несколькими лицами. Изображение этой подпись может быть напечатано вместе с документом.
Невидимые цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение документа. В отличие от строки подписи невидимая цифровая подпись не видна в содержимом документа, но позволяет получателю документа определить, что документ имеет цифровую подпись.
363
Работа с видимой строкой подписи Добавление строк подписи в документ
Строка подписи выглядит как обычное место для подписи в печатном документе. Когда строка подписи вставлена в документ, автор документа может предоставить сведения о предполагаемом лице, которое будет подписывать документ, а также поместить инструкции для этого лица. Когда электронная копия документа отправлена лицу, которое будет его подписывать, последний видит строку подписи и уведомление о том, что требуется его подпись. Можно щелкнуть строку подписи и поставить цифровую подпись в документе. Затем можно выбрать изображение своей подписи из графического файла или подписать документ вручную, используя графические возможности планшетного компьютера. Одновременно с появлением в документе видимого представления подписи добавляется цифровая подпись для удостоверения личности подписавшего. После того как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения, чтобы не допустить внесения изменений.
Возможность сбора цифровых подписей с помощью строк подписи в документах позволяет организациям использовать безбумажные процессы заверения таких документов, как контракты или другие соглашения. В
отличие от подписи бумажных документов, цифровые подписи могут предоставить сведения о том, что именно было подписано, а также позволяют проверять подпись в будущем.
Поставьте курсор в то место в документе, где необходимо добавить строку подписи.
Во вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Строка подписи (рис. 7.108), или щелкните по стрелке рядом с кнопкой и в появившемся меню выберите значение Строка подписи Microsoft Office.
364
Рис. 7.108. Вставка строки подписи В информационном окне нажмите кнопку ОК. Для удобства
работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение (
рис. 7.109).
Рис. 7.109. Информационное сообщение о цифровой подписи В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения о лице,
которое будет подписывать эту строку подписи. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе.
Введите имя подписывающего лица в поле Предложенный подписывающий.
Введите название должности подписывающего лица в поле
Должность предложенного подписывающего.
Введите адрес электронной почты подписывающего лица (если таковой имеется) в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего.
Если необходимо снабдить подписывающее лицо какими-либо инструкциями, введите их в поле Инструкции для подписывающего.
365
Инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором лицо будет ставить подпись.
Если необходимо дать возможность подписывающему лицу добавлять комментарии к подписи, установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
Если необходимо отобразить дату подписания документа,
установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
Нажмите кнопку ОК (рис. 7.110).
Рис. 7.110. Создание строки подписи Вставленная строка подписи представляет собой своеобразный
графический объект (рис. 7.111).
Рис. 7.111. Строка подписи в документе
366
Для добавления строк подписи для других лиц повторите указанные действия.
Добавление подписи в строку подписи
При введении подписи в строку подписи в документе можно добавить как видимую подпись, так и цифровую.
Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись, после чего появится диалоговое окно
Подписание (рис. 7.112).
Рис. 7.112. Диалоговое окно Подписание В верхней части окна можно щелкнуть ссылку Дополнительные
сведения о том, что подписывается, чтобы просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи (рис. 7.113).
Рис. 7.113. Дополнительные сведения о создаваемой подписи
367
Щелкните ссылку Выбрать рисунок (см. рис. 7.112), чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать (рис. 7.114)
Рис. 7.114. Выбор графического файла с изображением рукописной подписи
При наличии планшетного компьютера можно ввести свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности.
В поле Цель подписания документа можно ввести информацию о назначении данной подписи.
При необходимости для выбора цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить (см. рис. 7.112) и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат (рис. 7.115)
368
Рис. 7.115. Выбор сертификата для подписи В окне Подписание (рис. 7.116) нажмите кнопку Подписать.
Рис. 7.116. Сформированная подпись В информационном окне нажмите кнопку ОК. Для удобства
работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение (
рис. 7.117).
369
Рис. 7.117. Информационное сообщение о добавлении подписи Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно
будет отображена область задач Подписи (рис. 7.118), в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе
Действительные подписи. Незаполненная подпись - в разделе Требуемые подписи.
Рис. 7.118. Подпись в документе После того как в документе появилась цифровая подпись, он
автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.
Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.
Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует переслать этим лицам для подписания.
Добавление подписи в незаполненную строку подписи
При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений (рис. 7.119).
370