Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word часть 2

Рис. 7.49. Выбор параметров сравнения При необходимости можно поменять местами исходный и

измененный документ. Для этого в окне Сравнение версий (см. рис. 7.49)

нажмите кнопку Поменять документы местами.

Нажмите кнопку ОК.

Если какая-либо из версий документа содержит записанные исправления, на экран будет выведено соответствующее сообщение (рис. 7.50). Чтобы принять исправления и сравнить документы, нажмите кнопку

Да.

Рис. 7.50. Запрос на принятие исправлений в сравниваемых документах Откроется новый документ, в котором будут приняты исправления, записанные в исходном документе, а изменения, отмеченные во втором из сравниваемых документов, отобразятся в виде исправлений (рис.

7.51).

321

Рис. 7.51. Результат сравнения документов Для удобства сравнения документов в окне, помимо результата

сравнения, можно отобразить и сравниваемые документы.

Во вкладке Рецензирование в группе Сравнить нажмите кнопку Исходные документы и выберите отображаемые документы: исходный,

измененный или оба сразу (рис. 7.52).

Рис. 7.52. Выбор документов для отображения

Вцентральной части окна будет отображен результат сравнения, слева

-область просмотра примечаний и исправлений, а справа - сравниваемые документы (рис. 7.53).

322

Рис. 7.53. Отображение сравниваемых документов В этом режиме можно работать только с результатом сравнения.

Сравниваемые документы заблокированы от изменений.

При необходимости документ, который получился в результате сравнения, можно сохранить как обычный файл.

Объединение документов

Данная процедура используется для объединения исправлений нескольких рецензентов в один документ.

Во вкладке Рецензирование в группе Сравнить нажмите кнопку

Сравнить и выберите команду Объединить (рис. 7.54)

Рис. 7.54. Объединение двух документов

323

В окне Объединение документов версий в поле Исходный документ укажите исходный документ. Если объединение ведется с открытым документом, как это обычно делается, то его имя можно выбрать в раскрывающемся списке (рис. 7.55).

Рис. 7.55. Выбор исходного документа В поле Измененный документ выберите документ, исправления

которого нужно объединить с уже открытым документом. Если файл документа находится в списке последних файлов, его можно выбрать в раскрывающемся списке. В других случаях выберите в раскрывающемся списке параметр Обзор или нажмите рядом расположенную кнопку. В окне Открытие документа перейдите в папку с нужным файлом и дважды щелкните по его значку (рис. 7.56).

324

Рис. 7.56. Выбор документа для объединения исправлений Если не отображается область параметров сравнения, нажмите

кнопку Больше (рис. 7.57).

Рис. 7.57. Отображение области параметров сравнения Укажите параметры сравнения документов (рис. 7.58). Рядом с

Показывать изменения выберите отображение изменений на уровне знаков или на уровне слов. По умолчанию приложение Word отображает исправления целыми словами. Например, если слово "документ" было заменено словом "документы", то в качестве внесенного исправления будет показано все слово, а не буква "ы".

В группе Показать изменения установите переключатель в исходном документе.

325

Следует иметь ввиду, что параметры, выбранные в области Больше, будут использоваться по умолчанию в следующий раз.

Рис. 7.58. Выбор параметров сравнения При необходимости можно поменять местами исходный и

измененный документ. Для этого в окне Объединение документов (см. рис.

7.58) нажмите кнопку Поменять документы местами.

Нажмите кнопку ОК.

Хранить можно только один набор изменений форматирования, поэтому при объединении нескольких документов может появиться запрос, хранить ли форматирование исходного документа или использовать форматирование измененного документа (рис. 7.59). Выберите нужный вариант и нажмите кнопку Продолжить слияние. Если нет необходимости отслеживать изменения форматирования, то в диалоговом окне Объединение документов (см. рис. 7.58) снимите флажок Форматирование.

326

Рис. 7.59. Запрос на выбор форматирования при объединении документов

В окне будет отображен исходный документ с исправлениями и примечаниями из обоих документов (рис. 7.60).

Рис. 7.60. Результат объединения двух документов Повторите указанные действия для добавления исправлений и

примечаний из других документов (рис. 7.61).

327

Рис. 7.61. Результат объединения нескольких документов С полученным таким образом документов можно работать как с

обычным документом, содержащим исправления. Принимать и отклонять исправления в этой ситуации удобнее в области просмотра исправлений. Файл со всеми исправления можно сохранить и в последующем продолжить принимать и отклонять исправления.

Особенности печати и отправки по электронной почте файлов, содержащих примечания и исправления

По умолчанию документ печатается со всеми отображенными примечаниями и исправлениями в документе и выносками на полях. Если примечания и исправления отдельных рецензентов не отображены, они не печатаются. Отправляется по электронной почте документ со всеми примечаниями и исправлениями, даже если они не отображены.

Можно заблокировать возможность случайной печати и отправки документа с примечаниями и исправлениями.

Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.

328

В категории Центр управления безопасностью окна Параметры Word нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью (рис. 7.62).

Рис. 7.62. Переход к установке параметров безопасности В окне Центр управления безопасностью в категории

Параметры конфиденциальности установите уровень флажок

Предупреждать перед печатью, сохранением и отправкой файла, который содержит записанные исправления и примечания (рис. 7.63).

Рис. 7.63. Блокировка печати и отправки документа, содержащего примечания и исправления

329

Для открытия окна Центр управления безопасностью можно также в группе Код вкладки Разработчик нажать кнопку Безопасность макросов (

рис. 7.64).

Рис. 7.64. Переход к установке параметров безопасности При попытке напечатать документ или отправить его по электронной

почте появится соответствующее сообщение (рис. 7.65).

Рис. 7.65. Блокировка печати документа, содержащего исправления Нажмите кнопку Отмена, после чего примите и/или отклоните

исправления в документе, или нажмите кнопку ОК для печати (отправки) документа с записанными исправлениями.

Пересылка документов по электронной почте Пересылка файла в качестве вложения

Открытый файл можно отправить по электронной почте как вложение к сообщению.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Отправить, а затем в подчиненном меню команду Электронная почта (рис. 7.66).

330