Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word часть 2

Рис. 7.66. Пересылка документа в качестве вложения В окне сообщения введите или выберите адрес получателя и нажмите

кнопку Отправить (рис. 7.67).

Рис. 7.67. Сообщение с вложенным документом

Документ можно переслать и в формате PDF. Для этого в подчиненном меню Отправить выберите команду Отправить по электронной почте как вложение в формате PDF (см. рис. 7.66).

Отправка документа в качестве сообщения электронной почты

Для отправки документов в виде сообщений электронной почты (не в качестве вложений) необходимо добавить команду Отправить получателю почты на панель быстрого доступа.

Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду

Параметры Word.

331

Выберите категорию Настройка, а затем в списке Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

Выберите команду Отправить сообщение и затем нажмите кнопку Добавить, чтобы добавить эту команду на панель быстрого доступа (

рис. 7.68).

Рис. 7.68. Настройка панели быстрого доступа Для отправки сообщения в панели быстрого доступа нажмите кнопку

Отправить сообщение. В области сообщения введите или выберите адрес получателя и нажмите кнопку Отправить копию (рис. 7.69).

Рис. 7.69. Отправка документа по электронной почте

332

Тема 22. Защита от несанкционированного просмотра и изменения Уровни защиты

В Microsoft Word предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к документам Microsoft Word.

Можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное

открытие файла и/или сохранение в нем изменений.

Можно полностью защитить документ от изменений содержимого или только его часть. При этом можно разрешить ввод информации в отдельные разделы, фрагменты или в специальные поля документа. Можно разрешить ввод в документ только примечаний или исправлений. Можно ограничить возможности изменения оформления документа.

Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а скорее взаимодополняющими друг друга.

Пароли

Ограничение доступа к информации основано на использовании паролей.

Паролями можно защитить (ограничить) доступ к файлу, внесение изменений документ. В каждом из этих случаев потребуется вводить пароль. Это может быть один и тот же пароль. Можно в каждом случае использовать разные пароли. В качестве пароля можно использовать любой набор символов. При вводе пароля учитывается регистр букв.

При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается звездочка или точка ( рис.

7.70).

333

Рис. 7.70. Пример отображения пароля при его задании При вводе пароля следует строго следить за регистром и раскладкой

клавиатуры. Нажатие на одни и те же клавиши клавиатуры в русской и английской раскладке вводит различные символы. Клавиша клавиатуры CAPSLOCK изменяет регистр вводимых символов. С этой точки зрения в качестве пароля удобнее всего пользоваться набором цифр, ввод которых не зависит от регистра и раскладки клавиатуры. С другой стороны наибольшую надежность дают пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. В Microsoft Word не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Используйте пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его. В паролях можно использовать как русские, так и английские буквы.

После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно ( рис. 7.71), в котором необходимо пароль ввести еще раз. Это делается во избежание случайного неправильного ввода пароля. Иногда повторить ввод пароля надо в другом поле того же окна.

Рис. 7.71. Пример окна подтверждения пароля

334

При открытии защищенного файла или снятии защиты выводится окно для ввода пароля (рис. 7.72), в котором необходимо ввести пароль. Пароль при вводе не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается звездочка или точка.

Рис. 7.72. Пример окна запроса пароля При вводе неправильного пароля выходит соответствующее

сообщение. Следует нажать кнопку ОК и попытаться ввести правильный

пароль.

Защита файлов от несанкционированного просмотра Установка пароля

Пароль на открытие файла можно установить в процессе работы с документом.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Зашифровать документ (рис. 7.73).

Рис. 7.73. Установка пароля на открытие файла В окне Шифрование документа (см. рис. 7.70) введите пароль.

Нажмите кнопку ОК.

335

В окне Подтверждение пароля (см. рис. 7.71) введите пароль еще раз и нажмите кнопку ОК.

Пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла. Пароль на открытие можно установить в процессе сохранения

документа в виде файла.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Сохранить как.

В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и

выберите команду Общие параметры (рис. 7.74).

Рис. 7.74. Установка пароля на открытие файла В окне Общие параметры (рис. 7.75) в поле пароль для

открытия файла введите пароль. Нажмите кнопку ОК.

336

Рис. 7.75. Установка пароля на открытие файла В окне Подтверждение пароля (рис. 7.76) введите пароль еще

раз и нажмите кнопку ОК.

Рис. 7.76. Подтверждение пароля на открытие файла

Снятие пароля

Снять пароль можно только после открытия файла.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Зашифровать документ (см. рис. 7.73).

В окне Шифрование документа (см. рис. 7.70) очистите поле пароля. Нажмите кнопку ОК.

Отказ от пароля начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

337

Защита файлов от несанкционированного изменения Установка пароля

Защитить файл от несанкционированного изменения можно, разрешив его открытие в режиме "только для чтения", установив пароль на разрешение записи изменений в файле. Пароль можно установить в процессе сохранения документа.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Сохранить как.

В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и

выберите команду Общие параметры (см. рис. 7.74).

В окне Общие параметры (рис. 7.77) в поле пароль разрешения записи введите пароль. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 7.77. Установка пароля на разрешение изменения файла В окне Подтверждение пароля (рис. 7.78) введите пароль еще

раз и нажмите кнопку ОК.

338

Рис. 7.78. Подтверждение пароля на разрешение изменения файла Пароль начнет действовать после сохранения и закрытия файла.

При открытии файла будет выходить запрос на ввод пароля (рис. 7.79). При вводе пароля в поле Пароль можно открыть файл в режиме разрешения внесения изменений.

Рис. 7.79. Запрос пароля на открытие файла Можно нажать кнопку Только чтения. Файл будет открыт, в нем

можно работать с данными, но при попытке сохранения изменений выйдет предупреждение об ограничении доступа. Файл можно будет сохранить только под другим именем или в другую папку.

Следует иметь в виду, что данный способ защиты не является абсолютно надежным. Имеется возможность открыть файл в режиме "только для чтения", затем сохранить его под другим именем или в др угую папку. После этого оригинал файла можно удалить, а в папку на его место переместить файл с изменениями, при необходимости присвоив ему имя удаленного файла.

Снятие пароля

Снять пароль можно только после открытия файла.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Сохранить как.

339

В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и

выберите команду Общие параметры (см. рис. 7.74).

В окне Общие параметры (см. рис. 7.77) очистите поле пароль разрешения записи. Нажмите кнопку ОК.

Защита документа от изменений

Установка защиты

Для установки защиты документа от изменений и настройки параметров защиты предназначена область задач Ограничить форматирование и редактирование. Для отображения этой области во вкладке Рецензирование в группе Защитить нажмите кнопку Защитить

команду Ограничить форматирование и

Рис. 7.80. Отображение области задач Ограничить форматирование и редактирование

Область задач Ограничить форматирование и редактирование

обычно отображается в правой части окна (рис. 7.81).

340