Информатика. Методички. Методичка Word. Методичка по Word часть 2

В документе выделите фрагмент, который не будет защищен. В списке Пользователи установите флажок рядом с именем пользователя, для которого создается исключение (рис. 7.94).

Рис. 7.94. Установка исключений для пользователей Для каждого пользователя область документа помечается своим

цветом. Одна и та же область может быть доступна для нескольких пользователей. В этом случае она имеет свой цвет выделения. Области, доступные всем пользователям, выделены серым фоном (см. рис. 7.94).

При выборе нескольких пользователей они будут добавлены в списке Группа как элементы; в следующий раз, таким образом, можно будет выбрать группу, не вводя имена каждого пользователя.

Нажмите кнопку Да, включить защиту и введите пароль для защиты документа.

351

Защита файлов от случайного изменения Пометка документа как "окончательный"

Перед тем, как разрешить совместный доступ к электронной копии документа другим пользователям, можно использовать команду Пометить как окончательный, чтобы сделать этот документ доступным только для чтения и защитить его от изменений. Когда документ помечен как окончательный, в нем невозможен ввод, редактирование и оформление данных. Возможно только выделение текста и копирование его в буфер обмена.

Кроме того, свойство документа Состояние принимает значение

Окончательный. Команда Пометить как окончательный позволяет сообщить пользователю, что он предоставляет окончательную версию документа для совместного использования. Также это позволяет предотвратить внесение рецензентами или читателями непреднамеренных изменений в документе.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Пометить как окончательный (рис. 7.95).

Рис. 7.95. Пометка документа как "окончательный"

Если документ перед этим не было сохранен, выйдет запрос на сохранение (рис. 7.96). Нажмите кнопку ОК.

352

Рис. 7.96. Запрос на сохранение документа После пометки выйдет информационное окно (рис. 7.97).

Нажмите кнопку ОК. Для того чтобы это больше не появлялось, можно установить соответствующий флажок.

Рис. 7.97. Информация о пометке документа как "окончательный" Команда Пометить как окончательный не является средством

обеспечения безопасности. Любой пользователь, получивший электронную копию документа, помеченного как окончательный, может отредактировать этот документ, сняв с него состояние "Помечен как окончательный".

Для снятия пометки нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Пометить как окончательный (рис. 7.98).

353

Рис. 7.98. Снятие пометки документа как "окончательный"

Документы, помеченные как окончательные в Microsoft Word 2007, не будут иметь состояние "только для чтения", если их открыть в более ранних версиях программ Microsoft Word.

Рекомендация открытия файла в режиме "только для чтения"

Чтобы предупредить случайное изменение файла рецензентами, можно создать подсказку. В этом случае при открытии файла рецензенту будет предложено открыть файл в режиме "только для чтения". Файл, открытый только для чтения, может быть прочитан или скопирован. Если внести изменения в файл "только для чтения", их можно сохранить, присвоив файлу новое имя.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Сохранить как.

В окне Сохранение документа нажмите кнопку Сервис и

выберите команду Общие параметры (см. рис. 7.74).

В окне Общие параметры (рис. 7.99) установите флажок

рекомендовать доступ только для чтения. Нажмите кнопку ОК.

354

Рис. 7.99. Установка рекомендации на открытие файла в режиме "только для чтения"

При открытии такого документа будет выходить запрос на способ открытия (рис. 7.100). Нажмите кнопку Да, чтобы открыть файл в режиме только для чтения. Нажмите кнопку Нет, чтобы открыть файл в полнофункциональном режиме.

Рис. 7.100. Запрос на способ открытия файла В заголовке окна открытого документа после имени файла будет

отображена надпись (только чтение) (рис. 7.101).

355

Рис. 7.101. Файл, открытый в режиме "только для чтения"

Для снятия данного режима открытия файла следует выполнить те же действия, что и при установке и в окне Общие параметры (см. рис. 7.99)

снять флажок рекомендовать доступ только для чтения.

Открытие файлов в режиме "только для чтения"

Во избежание внесения случайных изменений в документ, его можно открыть в режиме "только для чтения".

При открытии файла в окне Открытие документа щелкните по стрелке рядом с кнопкой Открыть и выберите режим открытия (рис. 7.102).

356

Рис. 7.102. Открытие файла в режиме "только для чтения"

Удаление личных и скрытых сведений из документов О личных и скрытых сведениях

Перед передачей документа в электронном виде другим пользователям или открытии общего доступа к электронной копии документа можно просмотреть документ на предмет скрытых или личных сведений, которые могут храниться в самом документе или в свойствах документа. Эти скрытые данные могут содержать сведения об организации или о самом документе, которые не нужно распространять, поэтому может потребоваться удаление скрытых сведений перед открытием общего доступа к документу.

Документы Microsoft Word могут содержать скрытые и личные сведения следующих типов.

примечания, исправления, версии;

свойства документа и личные сведения;

настраиваемые XML-данные;

колонтитулы и положки;

357

скрытый текст.

Удаление личных и скрытых сведений

Найти и удалить скрытые или личные сведения из документа Microsoft Word 2007, а также документов более ранних версий можно при помощи инспектора документов. Инспектор документов полезно запустить в любой момент при работе с документом, но обычно это делается перед открытием общего доступа к электронной копии документа, например, перед вложением в сообщение электронной почты.

Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Инспектор документов (рис. 7.103).

Рис. 7.103. Запуск инспектора документов Если документ не был сохранен перед проверкой, выйдет

предложение сохранить изменения (рис. 7.104).

Рис. 7.104. Сохранение документа перед проверкой В диалоговом окне Инспектор документов установите флажки

для выбора типов скрытого содержимого, которое нужно проверить.

358

Нажмите кнопку Проверить (рис. 7.105). Названия инспекторов, и обнаруживаемые ими данные, приведены в таблице.

359

Рис. 7.105. Окно инспектора документов Просмотрите результаты проверки в диалоговом окне Инспектор

документов. Нажмите кнопку Удалить все рядом с результатами проверки для типов скрытых данных, которые необходимо удалить из документа (рис.

7.106).

360