Порядок выполнения

1. Оформите письмо-предложение (оферту):

Куда: ОАО «Русьхлеб»

ОАО «Русьхлеб» производит хлебобулочные изделия, макаронные изделия (рожки, рожки любительские, рожки особые, рожки объемные, ракушки, лапшичка фигурная, перья любительские, вермишель, суповая засыпка колечки), кондитерские изделия (сахарное и сдобное печенье, печенья в шоколадной глазури, вафельные трубочки с начинкой (7 видов) и трубочки с начинкой в шоколадной глазури, более 10 наименований Соломки "Янтарной" и Кренделя "Янтарного", Хлебцев "Пикантных" и Фигурных изделий "Янтарных"), цельномолочную продукцию (выработка молока пастеризованного, кефира, ряженки, сливок, снежка, сметаны, йогурта ароматизированного и йогурта с фруктами), безалкогольные напитки (Минеральная вода, объемом 0,5 л., 1,5 л., питьевая вода , объемом 5 л., а также 7 наименований сильногазированных безалкогольных напитков, объемом 0,5 л., 1,5 л.).

Определите самостоятельно, какое предприятие может предложить свою продукцию ОАО «Русьхлеб» и разработайте письмо-предложение.

Все недостающие реквизиты составить самостоятельно.

2. Оформите ответ на письмо-предложение (акцепт).

3. Оформите гарантийное письмо с просьбой поставки товаров или предоставления услуг (выбрать самостоятельно) с гарантией оплаты (задание на дом).

Обратите внимание, что текст гарантийного письма начинается с какой-либо просьбы: "Просим поставить ....". Далее в тексте даются какие-либо гарантии: "Оплату гарантируем". Далее указываются платежные реквизиты. Подписывают гарантийные письма два должностных лица: главный бухгалтер и руководитель организации.

Контрольные вопросы

1. Поясните особенности регистрации писем. Для чего нужна «двойная» регистрация?

2. Кто должен подписывать служебные письма?

3. Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки в оформлении. Оформите приказ правильно.

 Общество с ограниченной ответственностью ВОСТОК Закрытое акционерное общество "Зодчий" Для начальника строительного отдела Ул. Заречная, 8, корп. 2, Москва 127416 Телефон 438-66-93 Факс 438-66-48 ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000 № На № от В соответствии с нашей договоренностью направляем Вам номенклатуру пиломатериалов, которые наша фирма может поставить в первом полугодии 2006 года. Количество, условия платежа, график и условия поставки пиломатериалов будут согласованы дополнительно при заключении договора. Приложение: упомянутое в тексте. /Генеральный директор Д.Н. Мирошниченко

Практическая работа № 7

Оформление протоколов, актов

Цель выполнения работы: научиться составлять и оформлять протоколы и акты.

Перед началом выполнения работы необходимо знать:

понятия «документ», «реквизит документа», виды справочно-информационных документов, требования, предъявляемые к их оформлению.

После окончания выполнения работы необходимо уметь:

составлять и оформлять протоколы и акты.

Оборудование(приборы, материалы, дидактическое обеспечение):

[1] - § 6.13, 6.14, [2] - § 5.5, [3] - § 5.3.

Теория

Протокол– документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо, принимающее статуссекретаря заседания. Должностное лицо, ведущее заседание принимаетстатуспредседателя заседания. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.

Структура протокола:

Наименование организации ПРОТОКОЛ Дата №_______ Место составления Заголовок (чего? например, собрания кредиторов банка) Председатель: И.О.Фамилия, должность. Секретарь: И.О.Фамилия, должность. Присутствовали: Фамилия И.О., должность в алфавитном порядке (если более 10 человек, указывается их количество, а в скобках «список прилагается»). Повестка дня: 1. О чем? … 2. О чем? … 1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О., должность – предмет доклада (если доклад объемный, указывается кратко тематика, а в скобках «доклад прилагается»). 1. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О., должность – предмет выступления. 1. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. … (что сделать) 1.2. … 2. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О., должность – предмет доклада. 2. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О., должность – предмет выступления. 2. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 2.1. … (что сделать) 2.2. … и т.д. (следующие вопросы повестки дня) Приложения: 1. Наименование приложения на … л. в … экз. 2. Наименование приложения на … л. в … экз. Председатель _____________ И.О.Фамилия Секретарь _____________ И.О.Фамилия

Акт– документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

Актнарушения трудовой дисциплины.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Структура акта:

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Должность Дата №_______ ________И.О.Фамилия Место составления «__»_______20_ г. Заголовок (чего?) Основание: (указывается основание, послужившее причиной для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его даты, номера, автора и наименования). Составлен комиссией: Председатель — должность, И.О.Фамилия. Члены комиссии — должность, И.О.Фамилия в алфавитном порядке. Основная часть текста: Когда, почему (для чего) что делала комиссия. Результаты проверки (могут подразделяться на пункты). Составлен в __ экземплярах: 1-й экземпляр – указать кому направляется, 2-й экземпляр – указать кому направляется, и т.д.. Председатель _____________ И.О.Фамилия Члены комиссии _____________ И.О.Фамилия _____________ И.О.Фамилия

Справка- документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Структура оформления справок:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	Адресат: Наименование организации-получателя или структурного подразделения (в именит. падеже) Наименование должности руководителя, которому адресован документ, И.О. Фамилия (в дат. падеже)
Справка
Дата № _______
Место издания
Заголовок к тексту (О чем?) Текст документа. Выдана по месту требования (если не указан адресат). Наименование должности __________ И.О. Фамилия (подпись)

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Текст такой справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Текст справки, имеющий цифровые показатели может быть оформлен в виде таблицы.

В правом верхнем углу указывается адресат (место предоставления справки) в именительном падеже.Если место предоставления неизвестно, текст справки завершает абзац «Выдана по месту требования».

Справки могут быть внутренними и внешними документами. Внутренние справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель). Внешние справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия, а справки, содержащие финансовую информацию, подписывает еще и главный бухгалтер.