Порядок выполнения

1. Оформите приказ по основной деятельности (по вариантам):

А) ЗАО «АКРУС», об изменении графика работы в связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки начальника отдела Орлова В.И. от 05.11.06 г. По приказу: начальнику технического отдела Волкову М.И. необходимо организовать работу отдела в субботние дни в период с 15.11.06 г. по 15.12.06 г.; главному бухгалтеру Славину О.Б. – подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 17.11.06 г.; главному инженеру Зимину В.И. – организовать контроль за исполнением приказа. Подписал генеральный директор. Все недостающие реквизиты дополните самостоятельно.

Б) Директор общества с ограниченной ответственностью "Стрела", зарегистрированного в г. Тверь, В.М. Комаров 13 октября текущего года издал приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе общества. Инвентаризация проводилась в связи с заключением договора с фирмой "Логистика" о полной реконструкции и современном оснащении склада готовой продукции. Директор распорядился о создании комиссии под председательством заместителя директора Ю.И. Токарева с участием главного бухгалтера Т.Ф. Бородкиной и начальника хозяйственного отдела В.С. Данилова. Директор поручил к 20 октября представить на утверждение отчеты о состоянии складского учета (на 1 октября), об остатках товарно-материальных ценностей (по состоянию на 10 октября) и готовой продукции (по состоянию на 15 октября). Все недостающие реквизиты дополните самостоятельно.

2. Оформите выписку из приказа по основной деятельности по вариантам (задание на дом):

А) по вопросу, порученному главному бухгалтеру.

Б) по вопросу назначения комиссии.

Контрольные вопросы

1. Из каких частей состоит текст приказов? Поясните их назначение.

2. Кто и для чего должен быть ознакомлен с приказом?

3. Проанализируйте предложенный образец приказа, выявите ошибки и оформите правильный вариант приказа.

Администрация Ярославской области Управление школ ПРИКАЗ 03.04.08 № 14 г. Пермь Касательно подготовки школьных зданий к учебному году В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году ПРИКАЗЫВАЮ: Начальнику ремонтно-строительного управления Петрову А.А. совместно с Ивановым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до июля текущего года. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий и результаты выполненной работы представить приемочной комиссии. Создать приемочную комиссию в составе: П.Л. Животов, А.А. Давыдова, Н.К. Орлов, Г.Е. Валуева. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Начальник управления Леонтьев О.И.

Практическая работа № 6

Оформление служебных писем

Цель выполнения работы: научиться составлять и оформлять служебные письма.

Перед началом выполнения работы необходимо знать:

понятия «документ», «реквизит документа», виды справочно-информационных документов, требования, предъявляемые к их оформлению.

После окончания выполнения работы необходимо уметь:

составлять и оформлять различные виды служебных писем.

Оборудование(приборы, материалы, дидактическое обеспечение):

[1] - § 6.1-6.8, [2] - § 5.5, [3] - § 5.3.

Теория

Письмо— обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. Официальное письмо является одним из важных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведутся переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Структура оформления письма:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	Адресат: Наименование организации-получателя (в именит. падеже) Наименование должности руководителя, которому адресован документ, И.О. Фамилия (в дат. падеже) Справочные данные об организации
Справочные данные об организации (адрес, телефон и др.)
Дата № _________ (заполняется организацией-отправителем)
На № ____________ от ___________ (заполняется организацией-получателем при получении ими письма, исключение: ответные письма, в которых организация-отправитель сама вносит дату и номер из документа, на который отвечает)
Заголовок к тексту (О чем?) Текст документа. Приложения: … Наименование должности __________ И.О. Фамилия (подпись)

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).

Виды писем:

Сопроводительное письмоинформирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов.

Письмо-запроссодержит просьбу о предоставлении какой-либо информации.

Письмо-напоминаниесодержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такие письма следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.

Гарантийное письмообеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Письмо-предложение (оферта)представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конкретных ее условий. Предложение может быть направлено покупателю, импортеру в ответ на его запрос или по инициативе продавца, экспортера. В предложении обычно указываются наимено­вание прелагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Пример оформления письма-предложения (оферты):

ОАО «Краснопресненский Директору ОАО «Красный октябрь» сахарорафинадный завод» Е.Н.Смирновой ул. Мантулинская, д. 7 Берсеневская наб., д.6 Москва, 116046 Москва, 119072 Тел. 256-05-30, факс 256-25-35 21.04.2008 № 47 На № _________ от __________ Уважаемая Елена Николаевна! Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием к нашему предыдущему посланию. ОАО «Краснопресненский сахарорафинадный завод» делает Вам предложение (оферту) о поставке сахара-песка на следующих условиях: Количество — от 10 тонн. Качество — соответствующее требованиям ОСТ 5682. Упаковка — п/э мешки весом 50 кг в стандартных контейнерах для ж/д или автотранспортом. Условия поставки - доставка ж/д транспортом (фрахт) или нашим автотранспортом. Цена - 11 100 руб. за тонну. Срок поставки — в течение 3 дней с момента получения или подтверждения об оплате. Условия оплаты - 100% предоплаты. Дополнительные условия — возврат тары (контейнеров), являющихся собственностью поставщика или перевозчика. Будем благодарны Вам за возможно более скорый ответ по существу данного предложения. Срок действия предложения — 30 дней со дня отправки. С уважением, Директор ОАО «Краснопресненский сахарорафинадный завод» __________ С.С. Светлов

Письма-ответы(отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: повторение просьбы, на которую составляется ответ; обоснование причины-отказа; констатация отказа. Например:Сообщаем Вам, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе «Кутузов» нет возможности из-за отсутствия свободных мест. или Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

При ответе на оферту в случае, если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Это письмо называется акцепт. Принятием предложения является выдача заказа или заключение договора.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие.

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (например, с количеством, качеством товара, ценой, сроками поставки и т.д.), он сообщает об этом продавцу, и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность обо всех основных элементах сделки.

Пример оформления ответа на письмо-предложение (акцепта):

ОАО «Красный октябрь» Директору ОАО «Краснопресненский Берсеневская наб., д.6 сахарорафинадный завод» С.С. Светлову Москва, 119072 ул. Мантулинская, д. 7 Тел./факс 200-55-99 Москва, 116046 14.05.2008 № 18 На № 47 от 21.04.2008 Уважаемый Сергей Сергеевич! Настоящим письмом подтверждаю наше согласие на закупку у Вас сахара-песка на следующих условиях: Количество — 100 тонн. Качество - соответствующее требованиям ОСТ 5682. Упаковка — п/э мешки весом 50 кг в стандартных контейнерах для ж/д или автотранспортом. Условия поставки — самовывоз. Цена — 11 100 руб. за тонну. Срок поставки — в течение 3 дней с момента представления подтверждения об оплате. Условия оплаты - 100% предоплаты. Дополнительные условия — возврат тары (контейнеров), являющихся собственностью поставщика или перевозчика, при вывозе второй и последующей партий товара. При Вашем согласии прошу завизировать оба экземпляра прилагаемого проекта договора о поставках, после чего один экземпляр выслать в мой адрес. Приложение: проект договора о поставках на 4 л., в 2 экз. Директор ОАО «Красный октябрь» __________ Е.Н.Смирнова