Вопрос 3. Организация документооборота

Порядок документирования хозяйственных операций, движение и сроки пере­дачи документов в бухгалтерию для принятия к учету регламентируются гра­фиком документооборота.

Документооборот – опись документов и регламентация процесса их:

- создания,

- движения или получения от других подразделений, внешних контрагентов,

- утверждения,

- принятия к учету,

- обработки,

- передачи их в архив.

Т.е. документооборот – это движение документа от момента его составления до сдачи в архив.

Документооборот состоит из следующих потоков:

- поступающих (входящих) документов, например, товарная накладная и счет-фактура поставщика материалов, а также письма, запросы, справки от контрагентов;

- отправляемых (исходящих) документов, например, товарная накладная и счет-фактура продавца, передаваемые покупателю продукции, а также письма, запросы, справки передаваемые контрагентам;

- внутренних документов, например, приходный ордер, расходный кассовый ордер, а также документы, которые обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.

Основные этапы документооборота:

- составление и оформление документов;

- движение документов по рабочим местам;

- поступление документов в бухгалтерию;

- обработка документов в бухгалтерии;

- передача документов в архив.

Разрабатывается график документооборота, который утверждается руководитель организации и способствует усилению контрольной функции бух­галтерского учета. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке, обработке и хранению документов. Указывается, по каким инстанциям, и в какой последовательности проходит документ.

График документооборота

а) обеспечивает контроль за оформлением документа, рациональным обеспечением условий труда;

б) устанавливает ответственность исполнителей за своевременное правильное создание документа, его исполнение и передачу в архив;

в) обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не пред­ставляется возможным – непосредственно по окончании операции. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверж­дает список лиц, имеющих право подписывать первичные документы.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно прове­ряют. Только после бухгалтерской проверки документы могут слу­жить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные до­кументы возвращают для исправления.

Каждый документ должен быть проверен:

• с формальной сторо­ны – проверяется соблюдение формы, нали­чие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи рас­порядителей и исполнителей;

• по существу – выяснение необхо­димости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормати­вам и т. п.;

• арифметически – заключается в выявлении правильности вычислений и итоговых подсчетов в документах.

После указанных процедур производится бухгалтерская обработка докумен­тации, которая заключается в:

• группировке состоит в подборе и объединении первичных документов в од­нородные по содержанию;

• таксировке документов – это проставление в них наряду с ко­личественными показателями операции ее денежного выражения (оценка операции);

• контировке – составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса ин­формации из документа на счета бухгалтерского учета.

Бухгалтерская обработка завершается составлением сводных до­кументов на основании сгруппированных первичных документов.