Порядок хранения бухгалтерских документов

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, не­обходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и системати­зируется в учетных регистрах, а затем переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность под­лежат обязательному хранению в течение пяти лет.

Исключение:

годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные запи­ски к ним, главные книги организации	в течение десяти лет
ли­цевые счета рабочих и служащих	не менее 75 лет с мо­мента закрытия этих счетов

* в случае прекращения деятельности организации, документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы и лицевые счета подлежат сдаче в государственные архивы.

Ответственность за обеспе­чение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер. Выдача документов из архива производится с разрешения главного бухгалтера.

Первичные документы до передачи их в архив организации должны хранить­ся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности обычно хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

В настоящее время все большее распространение получает электронный документооборот. Система электронного документооборота позволяет создавать электронные документы.

Вопрос 4. Учетные регистры бухгалтерского учета, их виды (самостоятельно)

Вопрос 5. Инвентаризация и ее место в первичном учете

Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его по­казателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета, отраженные на основе первичных документов должны полностью соответствовать действительности.

Например, фактический остаток денежных средств в кассе должен совпадать с остатком денежных средств в отчете кассира, выведенным по первичным документам.

Причины расхождений данных учета с действительностью:

Естественные причины – изменение веса или качества материалов вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, потери при хранении и транспортировке и т.п.

Неточности при приеме или отпуске средств – промеры, просче­ты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена материалов одного сорта (каче­ства) другим называется пересортицей.

Ошибки в учете – это описки в первичных документах, арифме­тические ошибки в подсчетах, неправильное отражение докумен­тальных данных на счетах и т.п.

Злоупотребления – хищения, обвесы или обмеры – при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты – при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникнове­ния – они не поддаются учету, так как не оформляются документами. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фак­тических остатков средств с данными учета, т.е при проведении инвентаризации.

Инвентаризация способ бухгалтерского учета, представляющий собой процедуру периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации, производимую для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Инвентаризация представляет собой проверку фактического наличия объектов бухгалтерского учета в натуре, путем осмотра, обмера, взвешивания, пересчета и сравнение этих данных с данными бухгалтерского учета с целью выявления излишков или недостач.

По своему характеру инвентаризации подразделяются на плано­вые и внеплановые.

Плановые инвентаризации осуществляются в заранее намечен­ные сроки исходя из целесообразности и возможности лучшего их проведения.

Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руко­водителей предприятий, а также по требо­ванию следственных и контрольных органов (на основе сигналов или сведений, поступивших к ним).

Вне плана проводится инвентаризация после стихийных бедствий (пожара, наводнения), а также при смене материально ответственных лиц. Такие инвентаризации должны быть внезапными.

Цели инвентаризации:

- выявление фактического наличия имущества предприятия;

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

- выявление неиспользуемых материальных ресурсов, а также подготовка документов для их уценки или списания (утилизации);

- определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных ресурсов.