16.Планирование и проведение специальных мероприятий.

«Специальные мероприятия» — это акции, которые проводятся с целью укрепления имиджа компании в глазах общественности (инвесторов, сотрудников организации, потенциальных покупателей и т.д.). В эту категорию попадают и корпоративные праздничные вечеринки, и презентации нового филиала, и масштабные рекламные акции, и строгие деловые конференции.

Обычно планирование и проведение специальных мероприятий заказывается «под ключ» сторонним PR-компаниям. Это позволяет провести вечеринку или конференцию на должном уровне с оптимальными денежными и временными затратами.

Что входит в подготовку специальных мероприятий?

Разработка оригинальной идеи;

Составление самой программы мероприятия по шагам, написание детального сценария;

Подбор оптимального места проведения (конференц-зал, выставочный центр, ресторан и т.д.) и его дизайнерское оформление (в том числе, и символикой компании-заказчика);

Организация праздничного стола и питания на все время проведения акции;

Подбор персонала для проведения мероприятия (специалисты по свету, звуку, оборудованию, артисты, аниматоры, ведущие, сценаристы);

Подбор специального оборудования и организация его аренды, доставки, монтажа и демонтажа;

Организация всех этапов, связанных с закупкой и доставкой сувениров и подарков;

Подготовка, печать и рассылка печатных материалов (приглашений участникам, буклетов, календарей, блокнотов и т.д.);

Организация логистики (от оборудования до приглашенных специалистов);

Разработка дизайна костюмов и их брендирование.

Составление подробной сметы (с указанием сроков и бюджета).

Как правило, проведение таких специальных мероприятий приурочено к какой-нибудь дате или событию (открытию нового магазина, юбилею компанию, получению важной награды или большому празднику).

Грамотно организованные вечера позволяют усилить мотивацию присутствующих сотрудников, подчеркнуть корпоративную миссию компании, создать положительный образ организации, совместить приятное с полезным. А самое главное, такие мероприятия очень способствуют сплоченности коллектива, что усиливает эффективность работы каждого сотрудника.

Любую деловую встречу или конференцию можно при желании превратить в специальное, яркое и запоминающееся мероприятие!

17.Разработка сценария церемонии открытия.

Церемония открытия знаменует собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, открытие новой страницы в жизни компании.

Для проведения церемонии составляется программа, сценарий, готовятся пресс-релизы, бэкграундеры, подготовить своего фотографа, видеографа.

Церемония открытия может быть проведена любой организацией и направлена на укрепление имиджа и улучшение репутации организации среди инвесторов акционеров потребителей.

Демонстрация современного оборудования и технологий свидетельствует о возможностях обеспечения высокого качества работы. Демонстрация хороших условий работы поможет привлечь лучшие кадры. Кроме того церемония открытия способствует укреплению корпоративного духа.

При проведении церемонии важное значение уделяется выбору статуса персоны, лично открывающей объект. Критерий выбора: общественная значимость, доступность, заинтересованность. Приглашая высоко статусное лицо нужно всегда иметь ему замену, т.к. он очень занятой человек.

Церемония открытия может состоятся после открытия какого-то объекта, в таком случае объявляется две даты: церемония фактического и официального открытия.

Грамотно спроектированное открытие – это первое впечатление присутствующих гостей и потенциальных клиентов о вашем новом бизнесе. Заметьте, первое, а значит самое важное для ее формирования положительного отношения партнеров и клиентов. А для успеха каждого начинания огромное значение имеет сильный старт. Поэтому нельзя недооценивать важность программы открытия. Церемония открытия предприятий – более свободное по форме мероприятие и предполагает достаточно широкое привлечение общественности. В зависимости от формата открытие может иметь различные формы. Обычно это зависит от целей проводимой церемонии. Открытие нового объекта всегда решает социально-значимые задачи, поэтому часто им задается особый, яркий, праздничный тон. Специалист по СО должен написать сценарий церемонии, чтобы ее участники точно знали свои роли, например, когда ведущий должен объявить об официальном открытии объекта, кто должен перерезать ленточку и т.д. Программа должна быть разработана таким образом, чтобы участники не были перегружены информацией. Одной из главных составляющих успеха церемонии открытия является присутствие на ней известных личностей. Церемония открытия во многом является имиджевым мероприятием. Для компании очень престижно, если ее новый объект открывает важная персона. Кроме того, это значительно повышает интерес к церемонии со стороны общественности и СМИ. Если церемония посвящена открытию социально каждого объекта, то, возможно, удается избежать затрат на приглашение известных личностей, так как для VIP-персоны церемония открытия тоже станет имиджевым мероприятием, при помощи которого знаменитость получит хорошее паблисити и позитивную известность. Необходимо подготовить пресс-кит для представителей СМИ, где будет описан объект, цели и история его создания, а также его преимущества, ожидания компании в связи с его открытием и т.п. На церемонии открытия необходимо выделить отдельные места для журналистов, обеспечить условия для их работы. Кроме того, следует позаботиться о наиболее выигрышных местах для фоторепортёров, чтобы фоторепортажи получились максимально качественными.