4. Разработка и редактирование многотабличных (составных) форм

Изучив материалы предыдущего параграфа, вы уже достаточно легко можете создавать формы, включая в них из поля из одной или нескольких таблиц (или запросов). В практической деятельности вам очень часто придется сталкиваться с ситуацией, когда будет необходимо просмотреть (проанализировать) информацию, размещенную в нескольких документах. Например, анализируя форму, содержащую информацию о клиентах, мы захотим знать, какие товары ими приобретались. Или, анализируя деятельность сотрудников, мы захотим узнать, с какими клиентами они работали.

Вы уже знаете, что эта проблема может быть решена для связанных таблиц созданием специального запроса и затем построения формы, отвечающей нашим требованиям.

Access предлагает более удобный инструмент для решения этой проблемы – создание подчиненных таблиц (или форм) и Мастера для их построения.

Задание.

Создайте подчиненную форму на основе таблицы «Товары» для основной формы, построенной на основе таблицы « Клиенты».

Напомним основные правила, которым необходимо следовать при разработке документов MS Access.

Если пользователи привыкли к использованию стандартных бланков, формы должны выглядеть как эти стандартные бланки.

Для группировки элементов управления используйте линии и прямоугольники. Близкие по смыслу данные надо вводить в одном месте.

Желательно не концентрировать чрезмерно элементы управления в какой то одной части формы. Мерилом должна быть простота ориентации.

Пояснительный текст формы должен быть максимально информативным и иметь минимальную длину.

Используйте условия проверки правильности ввода данных.

Используйте маски для ввода стандартизированной информации.

Будет не лишним еще раз пройти по пути создания основной формы.

Выберите для создания формы Мастер форм, который позволяет создать как простую, так и составную форму.

После нажатия кнопки «ОК» MS Access отобразит первое диалоговое окно Мастера форм, в котором следует выбрать таблицы и поля для проектируемой формы.

В списке Таблицы/Запросы диалогового окна выберите основную таблицу – «Клиенты», а в списке Доступные поля – укажите поля, которые будете использовать в форме, и перенесите их в список Выбранные поля: В создаваемую форму перенесем все поля таблицы. Для этого можно воспользоваться тремя способами:

• Первый - двойной щелчок мышкой на имени поля в списке Доступные поля.

• Второй – выделите поле и нажмите кнопку .

• Третий –нажмите на кнопку и все поля будут перемещены в списокВыбранные поля. В этом случае в правом окне отобразятся названия всех полей.

Вновь раскройте список Таблицы/Запросы и выделите в нем запрос «Заказы продуктов Запрос», на основе которого будет создаваться подчиненная форма. В проект формы введите названия следующих полей в указанной последовательности: «Код заказа», «Описание товара», «Количество», «Цена», «Сумма».

Если вы хотите ввести в создаваемую форму несколько подчиненных форм, повторите этот процесс для каждой новой подчиненной формой. Однако, включая в основную форму несколько подчиненных форм, вы тем самым усложняете работу с самой формой, и можете сделать ее трудно читаемой.

После нажатия кнопки «Далее», открывается диалоговое окно для определения связи между основной и подчиненной формой. Это диалоговое окно появится на экране только в том случае, если между выбранными таблицами имеется связь "один – ко - многим", и все записи, которые должны будут отображены в подчиненной форме, соответствуют данным основной.

Так как, создаваемая нами форма, прежде всего, предназначена для просмотра заказчиков для каждого из видов продуктов, то в окне «Выберите тип представления данных» и щелкните по таблице «Клиенты», для указания MS Access подчиненной таблицы и выберите переключатель «Подчиненные формы». В правой верхней части диалогового окна отобразятся поля формы в зависимости от выбранного представления данных.

Нажмите кнопку «Далее» для перехода к окну выбора внешнего вида подчиненной формы.

В открывшемся диалоговом окне выберем тип представления формы – «ленточный», так как при дальнейшем редактировании формы он наиболее просто позволяет вносить изменения параметров форматирования элементов управления.

После нажатия кнопки «Далее» MS Access предложит выбрать стиль оформления элементов формы. Чтобы не усложнять внешний вид формы, выберите стиль оформления «Стандартный».

На последнем шаге Мастер форм предлагает указать названия для основной и подчиненной форм.

При вводе имени формы помните, что ее имя будет использовано в качестве заголовка самой формы. Поэтому еще раз убедитесь в очевидности связи между основной и подчиненной формами. Установите переключатель в группе «Дальнейшие действия» на «Изменение макета формы». В этом случае, после нажатия кнопки «Готово» MS Access откроет созданную форму в режиме конструктора для дальнейшей её доработки.

Сначала будут видны только заголовок формы и область данных, где в три колонки будут перечислены названия полей главной формы.

Подчиненная форма выглядит как белый прямоугольник внизу экрана. Такое ее представление означает, что данная форма является самостоятельной и связана с главной. Подчиненную форму можно также использовать самостоятельно. Имя подчиненной формы MS Access использует в качестве метки для области подчиненной формы.

В качестве меток полей и заголовков столбцов используются имена полей или значение свойства «Подпись».

Отредактируйте созданную форму: измените при необходимости размеры отдельных полей, произведите необходимую группировку полей и изменение их свойств (тип и насыщенность шрифта, его размеры и др.), введите дополнительные надписи (например, заголовок формы «Клиенты и Заказы).

После выполнения операций редактирования формы не забудьте сохранить сделанные изменения.