Задание 5. Создание и редактирование отчетов

В предыдущих разделах мы познакомились, как правильно организовать хранение информации о деятельности вашей фирмы и как быстро и эффективно сделать запрос к базе данных и получить необходимую вам информацию, касающуюся практически любой сферы деятельности фирмы.

По сути дела, главным назначением базы данных является не столько организация хранения информации, сколько быстрый поиск и создание отчетных документов- отчетов.

Отчеты обеспечивают наиболее гибкий и удобный способ просмотра и анализа информации. Они позволяют отобразить (и при необходимости распечатать) необходимую информацию с любой степенью детальности, получить результаты сложных расчетов, статистического анализа данных, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

1. Создание отчетов

При проектировании отчета вы, прежде всего, должны определить его назначение, что и в какой последовательности должно быть в него помещено.

Процесс создания отчета можно разделить на несколько этапов:

• Разработка макета отчета.

• Сбор данных.

• Создание отчета.

• Просмотр и печать отчета.

Готовясь создать отчет, вы должны иметь хотя бы общие представления о форме и структуре отчета, попытаться создать его макет - представить себе как он будет выглядеть на бумаге. При этом макет создается как образ будущего отчета, в котором только намечаются места размещения основных его элементов без каких-либо приемов специального форматирования. Например, макет отчета о производственной деятельности сотрудников может выглядеть подобно, показанному на рисунке.

Результаты деятельности сотрудников Фирмы «__________» за первый квартал 2013 г.
Подразделение	Фамилия	Количество во сделок	Сумма	Замечания
	Итого
	Итого
Итого по фирме в целом

После того как макет будущего отчета создан, следует определить, – какие данные и из каких таблиц должны быть использованы при его создании. Удобнее всего этот набор данных подготовить с помощью Запроса.

Некоторые поля из набора данных могут не показываться в отчете, а использоваться только для выбора других полей (прежде всего вычисляемых) и для сортировки данных.

Следует помнить, что данные отчета и конструкция отчета – это совершенно различные вещи. В конструкции отчета вы задаете поля таблиц, которые будут использованы в отчете. В дальнейшем, при запуске Access подставляет данные из результирующего набора данных или из таблиц вместо полей отчета.

Как правило, отчет состоит из следующих частей (разделов):

Заголовок отчета	Печатается только в начале отчета на титульной странице. Обычно он набирается крупным шрифтом. Если заголовок помещается на отдельной странице, то на нее может быть помещены логотип фирмы, диаграмма или рисунок. Иногда на титульном листе размещают сопроводительное письмо или краткую пояснительную записку.
Верхний колонтитул	Печатается вверху каждой страницы. Если заголовок расчета не печатается на отдельной странице, то верхний колонтитул печатается сразу после заголовка отчета. В этом случае, в колонтитул помещают заголовки столбцов итоговых данных.
Заголовок групп	Обычно используется для указания записей из области данных, которые относятся к данной группе. (В нашем примере это могут быть названия подразделений). Для групп может быть создано множество уровней заголовков (подзаголовков) и примечаний, но для того чтобы отчеты легко воспринимались читателем их должно быть не более 5 –6.
Область данных	В области данных обрабатывается и печатается каждая запись. Очень часто эта область содержит вычисляемые поля.
Примечание группы	Используется для отображения итоговых данных текущей группы
Нижний колонтитул	В нижний колонтитул обычно помещается номер страницы
Примечание отчета	Печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп. Обычно, в примечаниях размещаются статистические данные по всему отчету. При наличии примечания, нижний колонтитул помещается после примечания отчета.

Access предлагает следующий способ запуска программы создания отчета:

• С помощью кнопок «Создание отчета…» вкладки Создать окна базы данных.