2.3. Изменение порядка группировки и сортировки данных

Задание.

При создании отчета вы выбрали поля для группировки данных по полю «Подразделение».

Если после просмотра отчета, вы решили изменить порядок группировки и сортировки данных, то в режиме конструктора отчета выполните команду Группировка, в результате чего на экране появится диалоговое окно «Сортировка и группировка».

Поле, по которому производится группировка данных, отмечено значком.

2.3.1. Создание новой группы

Щелкните кнопкой в нижнем свободном поле левого столбца диалогового окна «Группировка» и выберите из открывшегося списка новое поле – «Имя». В правом столбце по умолчанию будет принята сортировка по возрастанию.

2.4.2. Отмена - восстановление группировки

Выделите поле, по которому производится группировка данных – «Подразделение».

Щелкните в поле «Заголовок группы» списка «Свойства группы» и в открывшемся списке установите «Нет».

Для восстановления группировки данных повторите предыдущую операцию и в открывшемся списке установите «Да».

2.5. Нумерация записей в области данных отчета

Задание.

У вас возникла необходимость пронумеровать записи в группе или по всему отчету. Для этого:

Добавьте в область данных несвязанное поле и удалите подпись поля.

Откройте окно свойств этого элемента управления.

В поле ввода свойства «Данные» введите «=1».

Для свойства «Сумма с накоплением» установите значение «Для всего» или «Для группы» в зависимости от того, как вы собираетесь нумеровать данные.

Просмотрите отчет в окне просмотра. Как видно из рисунка, записи в группе пронумерованы.

3. Создание почтовых наклеек

Задание.

Попробуйте создать почтовую наклейку с приглашением прийти на вечеринку, устраиваемую руководством фирмы по случаю встречи восьмого марта.

Для создания почтовых наклеек на основе таблиц базы данных – Access предлагает воспользоваться услугами Мастера.

В окне «Базы данных» откройте вкладку «Создание».

В открывшемся окне выберите «Почтовые наклейки». Выберите таблицу на основе которой будут создаваться почтовые наклейки - «Клиенты».

В первом окне диалога Мастера создания почтовых наклеек из предложенных вариантов выберите подходящий Вам размер почтовой наклейки.

Щелкнув по кнопке «Настройка» можно установить свои параметры.

Щелкните на кнопке «Далее».

От верного выбора типа и размера наклейки зависит многое, поэтому установите те параметры, которые вы видите на рисунке сверху.

На следующем шаге выберите размер шрифта, его тип и цвет текста.

Щелкните на кнопке «Далее».

На третьем шаге Мастера опишите внешний вид почтовой наклейки, используя поля таблицы (или запроса), текст и знаки препинания. В правом поле ввода можно видеть текст выводимой информации.

Щелкните на кнопке «Далее».

Нельзя употреблять некоторые знаки препинания, такие как «двоеточие», «кавычки». В этом случае появится сообщение: «Ошибка синтаксиса во введенном выражении».

Для сортировки перенесите необходимые поля в правую часть окна и нажмите кнопку «Далее».

Заключительное окно Мастера предназначено для задания имени отчета и выбора варианта дальнейшей работы (предварительного просмотра или перехода в режим конструктора для редактирования созданных наклеек). Выполните необходимые действия и нажмите кнопку «ОК».

Вы можете редактировать наклейки в режиме Конструктора обычным способом.