1.1. Простейшие способы создания отчета

Наиболее быстро можно создать отчет типа «Отчет»

Для построения отчетов этого типа используется только одна таблица (или запрос). Поэтому, при конструировании запроса (или таблицы), особое внимание нужно обратить на расположение и содержание полей в них. Так как, прежде всего именно они будут определять вид отчета.

Задание.

Создайте простейший отчет о сотрудниках.

Для создания этого отчета достаточно выполнить всего несколько действий:

• Откройте окно базы данных.

• В окне базы данных откройте вкладку «Таблицы»

• Выделите таблицу, для которой вы хотите построить отчет – «Сотрудники».

• Выполните команду Создание  Отчет.

Сохраните отчет под именем «Отчет Сотрудники».

1.1.2. Создание отчета с помощью мастера отчетов

Создание отчета с помощью мастера практически не требует каких-то специальных знаний и сводится:

• К выбору таблиц и запросов, входящих в отчет.

• Определению списка полей отчета.

• Порядка их размещения.

Задание.

Рассмотрим использование Мастера отчетов для создания однотабличного отчета. В качестве основы для построения отчета воспользуемся ранее созданным запросом начисления заработной платы сотрудникам фирмы – «Начислено Запрос».

Для запуска Мастера отчетов в окне диалога «Создание» выберите из списка вариантов создания отчета «Мастер отчетов» и нажмите кнопку

Нажмите кнопку раскрытия списка «Таблицы/Запросы» и из открывшегося списка, выберите запрос, на основе которого будет создаваться отчет - «Начислено Запрос».

Щелкните на кнопке «ОК».

На экране открывается диалоговое окно, в котором необходимо определить поля будущего отчета: «Подразделение», «Фамилия», «Имя», «Начислено».

Выберите поле, а затем нажмите кнопку с одиночной стрелкой, направленной вправо.

Для выбора всех полей нажимайте кнопку с двойной стрелкой. Если после выбора полей вы хотите отказаться от сделанного выбора одного или нескольких полей, выберите их и воспользуйтесь аналогичными кнопками, направленными влево.

Нажмите кнопку «Далее» для перехода к следующему окну Мастера.

На этом шаге мастера вам необходимо определить необходимо ли группировать данные, по какому либо из полей. Access допускает до 10 уровней группировки. Поля, по которым будут производиться группировка, должны быть размещены в верхней части правого списка, поэтому их выбирают первыми. Проведите группировку по полю «Подразделение».

Выберите поле (можно и несколько полей) для группировки данных, щелкните на кнопке «Далее» для перехода к следующему окну Мастера.

В следующем окне диалога задайте порядок сортировки записей отчета.

В окне сортировки вы можете указать поля для сортировки по возрастанию или убыванию.

Для выбора поля сортировки раскройте список полей и выберите нужное поле «Фамилия».

Если вы хотите сменить тип сортировки, щелкните на кнопке «по возрастанию» в результате чего направление сортировки поменяется на противоположное - «по убыванию».

Количество сортируемых записей и тип сортировки зависят от выбранной Вами таблицы.

Если вы хотите сформировать в отчете итоговые поля, нажмите кнопку «Итоги» в этом окне. В открывшемся окне «Итоги» выберите тип итогов, представленный на рисунке, установив требуемые флажки, определяющие их тип. При необходимости вы можете поместить в отчет только итоговые значения. Щелкните сначала на кнопке «ОК» диалогового окна «Итоги», а затем на кнопке «Далее» диалогового окна «Создание отчета».

На следующих двух шагах Мастера отчетов вы должны определить вид макета отчета и стиль его оформления.

На заключительном шаге Мастера запросов вы можете задать имя отчета – «Начислено» и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом: «Просмотреть отчет» или «Изменить макет отчета».