Задание 6. Проектирование и работа с формами

Изучив материалы предыдущих разделов, вы можете считать, что научились создавать базы данных на основе таблиц, содержащих информацию о вашей фирме, создавать запросы, позволяющие извлекать необходимую информацию и на этой основе проводить достаточно сложные вычисления и разрабатывать отчеты и документы, необходимые для анализа деятельности предприятия и принятия обоснованных решений.

Однако поработав некоторое время с таблицами, вы начинаете ощущать некоторые неудобства при вводе и редактировании данных в таблицах. Записи в таблице можно сравнить с товарами, стопками лежащими на полках склада: хранить очень удобно, но как быть в том случае, если вы хотите внимательно рассмотреть какую-либо одну вещь. Все записи собраны вместе и расположены одна над другой. И, если записей и полей достаточно много, то охватить взглядом даже одну из них становиться невозможно.

MS Access предлагает чрезвычайно удобный способ представления данных – Формы.

1. Введение в проектирование форм

Разнообразие форм, которые могут быть созданы в MS Access и та легкость, с которой они могут быть созданы, создают особую прелесть и изящество работы в MS Access.

В тоже время, формы в MS Access соединяют в себе два полярных подхода к работе в одной из самых современных СУБД:

• С одной стороны форма без малейших усилий может быть создана за несколько минут с помощью Мастера форм

• С другой стороны многие эффекты в форме невозможны без использования элементов управления и знания некоторых тонкостей работы СУБД

Любая форма строится на основе таблицы или запроса. Имена полей извлекаются из спецификации таблицы, а сами поля в форме можно расположить произвольно, объединив логически взаимосвязанные поля в группы. В форму можно внести элементы управления. Некоторые элементы управления, непосредственно связаны с полями соответствующей таблицы и используя форму их можно, корректировать. Другие элементы форм, такие как названия, полей, служат для ее оформления.

2. Способы создания форм

Access предлагает несколько способов создания форм:

• Конструктор форм.

• Мастер форм.

• Автоформы: Форма.

• Автоформы: Разделённая форма.

• Автоформы: Несколько элементов.

• Автоформы: Сводная таблица.

• Автоформы: Сводная диаграмма.

• Автоформы: Пустая форма.

• Автоформы: Режим таблицы.

Для создания формы (не зависимо от способа ее создания) в окне «Базы данных» щелкните на вкладке «Создание» и в открывшемся окне выберите способ создания формы.

2.1. Автоформы

Автоформы - это наиболее простой способ создания формы. MS Access предлагает пять стандартного вида форм, которые может построить самостоятельно без вашего участия.

2.1.1. Автоформа: форма

Одну автоформу – Форма вы уже создали для заполнения таблицы «Новые товары» при выполнении первого задания (п. 2.3.).

2.1.2. Автоформа: разделённая форма

Задание.

Создайте автоформу для таблицы «Товары».

В качестве источника данных выберите таблицу «Товары». В окне «Базы данных» щелкните на вкладке «Создание», щелкните на кнопке «Создать» и в открывшемся окне выберите «Разделённая форма».

Сохраните автоформу под именем «Товары разделённая».

2.1.3. Автоформа: режим таблицы

Создание автоформы также не вызывает никаких затруднений. По внешнему виду она ничем не отличается от обычной таблицы. Это действительно и есть таблица, которой придан статус формы. Другими словами в этом режиме для формы установлен режим таблицы. В некоторых случаях при создании сложных составных форм (позднее мы рассмотрим это детально) такой вид представления формы может оказаться удобным.

Задание.

Создайте автоформу табличного типа для таблицы «Товары».

В окне «Базы данных» щелкните на вкладке «Создать», щелкните на кнопке «Другие формы» и в открывшемся окне выберите «Режим таблицы».

В качестве источника данных выберите таблицу «Товары».

Сохраните автоформу под именем «Товары табличная».