4. Создание отчета с помощью конструктора

Создание отчета с помощью Конструктора является достаточно сложным и трудоемким делом. Но в этом случае, его внешний вид целиком зависит от вашего мастерства и упорства.

При его создании используются элементы управления, размещение которых в областях Конструктора мы достаточно полно рассмотрели в предыдущих разделах. Ваша задача сводится к тому (и в этом основная сложность), чтобы используя свои собственные творческие способности разместить их по областям конструктора и с помощью вкладки «Свойства» придать им необходимое оформление.

Во вкладке «Создание» выберите «Конструктор отчетов» и таблицу или запрос» по которой будет создаваться отчет и щелкните на кнопке «ОК».

На экране откроется окно конструктора отчетов, подобное листу чистой бумаги с выделенными областями его отдельных частей.

Разместите необходимые элементы управления в соответствующих областях отчета, подобно тому, как вы это делали при редактировании отчетов, разработанных с помощью других методов их создания, и отчет будет создан.

Мы не будем останавливаться на этапах создания отчета с помощью конструктора. Вместо этого рассмотрим создание диаграмм и приведем некоторые замечания по созданию отчетов.

5. Создание отчетов - диаграмм

Одним из наиболее мощных средств анализа информации, содержащейся в таблицах базы данных, является диаграмма. Использование диаграмм, построенных на основе таблиц или запросов, позволяет выявить закономерности, мимо которых вы могли бы пройти, не прибегая к их помощи, просто анализируя табличные данные. Это становиться особенно ощутимым, когда производится анализ сложных процессов, таких как деятельность любого предприятия. «Сухие» цифры отчета, безусловно, информативны и без них никакой анализ в принципе не возможен. Но только диаграмма позволяет проследить динамику процесса на его различных стадиях.

Для представления одной и той же информации можно использовать различные типы диаграмм, дополняющие друг друга и позволяющие вскрыть различные закономерности процесса.

К выбору типа диаграмм следует относиться достаточно осторожно и продуманно. Иначе, как и всякое средство статистического анализа данных оно может привести вас к неправильным, ложным выводам.

Диаграмма может быть отнесена к группе элементов управления и может быть использована как внедренный или связанный объект в отчетах и формах. Допускается изменение диаграммы непосредственно в форме или отчете с помощью приложения Microsoft Graph.

Возможны два способа помещения диаграммы в отчет или форму:

• Первый - использование диаграммы, созданной в другом приложении (MS Excel, MS Word, Paint и др.).

• Второй - создание диаграммы непосредственно в отчете.

5.1. Использование диаграммы, созданной в другом приложении

Задание.

В вашем распоряжении имеется диаграмма расчета суммарной премии по отделам фирмы, находящаяся в рабочей книге MS Excel – «Расчет премии Диаграмма». Создайте отчет MS Access и свяжите эту диаграмму с созданным отчетом.

Для этого следует выполнить следующие операции:

• С помощью Конструктора отчетов создайте отчет (п.4. данного задания).

• Откройте приложение, в котором, создана (или хранится) необходимая диаграмма и выполните команду Копировать или Вырезать. При этом объект помещается в буфер обмена.

• Откройте отчет MS Access и щелкните мышью в области данных.

• Выделите команду Главная  Вставить  Специальная вставка и установите флажок «Связать». В этом случае все изменения в MS Excel автоматически повторяются в MS Access.

Если вы хотите просто скопировать диаграмму с приложением, в котором оно было создано, выполните команду Главная  Вставить  Вставить.

Вернитесь в исходную диаграмму MS Excel и каким-либо способом измените ее, например, измените цвет столбцов.

Вновь вернитесь в отчет MS Access и посмотрите, что произошло с диаграммой. Результат связывания диаграммы MS Excel с отчетом MS Access приведен.

Сохраните отчет под именем «Расчет премии Диаграмма».