5.2. Добавление новой диаграммы в форму или отчет

При создании элемента управления-диаграммы непосредственно в форме или отчете MS Access вызывает мастера по созданию диаграмм, упрощающего выполнение этой задачи.

Для построения диаграммы вам, прежде всего, необходимо подготовить данные к виду удобному для отображения на диаграмме. При построении диаграммы ограничьте количество отображаемых на ней данных, так как в противном случае диаграмма окажется загроможденной и будет плохо «читаться».

Если таблица, для которой нужно создать диаграмму, находится в другой базе данных или Приложении, импортируйте, или свяжите ее с базой данных MS Access.

Решите, какие таблицы или запросы будут служить источником данных для диаграммы. Если будет использован запрос, создайте его и включите следующие поля:

• Содержащие данные, которые будут представлены на диаграмме. По крайней мере, одно из этих полей должно иметь тип данных числовой, денежный или счетчика.

• Содержащие подписи, которые следует отобразить на диаграмме.

Поля привязки, если требуется, чтобы диаграмма отражала изменения в поле от записи к записи. Значения в поле привязки должны соответствовать в каждой записи значениям поля в базовой таблице или запросе формы или отчета. Предположим, например, что базовая таблица формы содержит поле "КодТовара". Диаграмму следует привязать к этому полю, поэтому его необходимо включить в базовый запрос диаграммы.

Задание.

Создайте аналогичную диаграмму, используя возможности построения диаграмм самого MS Access.

С помощью Конструктора отчетов создайте отчет (п.4. данного задания).

В режиме конструктора отчета выберите команду Диаграмма.

В отчете в области данных выберите место, в которое помещается диаграмма. При этом курсор мыши должен превратиться в небольшой крестик с прикрепленным к нему символом диаграммы.

Не отпуская левую кнопку мыши, нарисуйте прямоугольник, где будет размещена диаграмма.

После того, как вы отпустите кнопку мыши, на экране появится диалоговое окно мастера диаграмм.

В открывшемся окне Мастера диаграмм, выберите таблицу или Запрос на основании которой будет строится диаграмма – «Расчет зарплаты Запрос».

Нажмите кнопку «Далее».

На втором шаге Мастера диаграмм выберите поля таблицы, из которых будут браться значения для построения диаграммы - «Подразделение» и «Зарплата»

На третьем шаге Мастера диаграмм, выберите тип диаграммы для отображения данных. Обратите внимание на поясняющиеся надписи, появляющиеся в правой части окна при выборе различных типов диаграмм.

Четвертый шаг Мастера диаграмм представляет собой окно диалога определения типа отображения данных и содержит область образца диаграммы. с полями, используемыми для построения данного типа диаграммы, и кнопки с выбранными вами полями таблицы (запроса). К сожалению, в русифицированных версиях Access Мастер диаграмм в качестве образца использует таблицу и диаграмму, заданную «по умолчанию» – Предприятия «Голубое небо» Мастер по умолчанию сам размещает поля таблицы в полях образца диаграммы так, как он считает наиболее целесообразным. Если выбор распределения полей, предложенный Мастером, оказался не совсем удачным, то Вы можете изменить размещение полей. Для этого перенесите кнопки с именами полей на требуемое поле в области образца.

Для того чтобы просмотреть, как будет выглядеть ваша реальная диаграмма щелкните на кнопке «Просмотр» диалогового окна «Создание диаграммы».

На последнем шаге задайте имя диаграммы «Распределение фонда зарплаты между подразделениями Диаграмма».

Щелкните на кнопке «Готово».

Если после просмотра построенной диаграммы вам не понравился ее внешний вид (тип диаграммы, ее размер), то, находясь в режиме Конструктора, дважды щелкните в области построения диаграммы.

В результате этого, Access вызовет на экран приложение MS Graph, в котором вы, используя инструментальные средства этого приложения, можете отредактировать построенную диаграмму.

Однако не очень хорошие возможности MS Graph не позволяют делать диаграммы высокого качества, поэтому целесообразно сначала экспортировать таблицу или запрос в MS Excel, создать его средствами выразительную диаграмму, а затем импортировать диаграмму в MS Access (как это было показано в п. 5.1. данного задания).