►Экзаменационный вопрос № 9. Управление временем руководителя.

Источник:
Электронный ресурс:

✓ Управление временем руководителя.

Косвенная речь! Время – невосполнимый ресурс (Бенджамин Франклин).

Пирамида управления временем:

- План на день;

- Краткосрочный план;

- Долгосрочный план;

- Генеральный план достижения цели;

- Главная цель;

- Главные жизненные ценности.

Структура рабочего времени руководителя:

- Личные контакты (совещания, собрания, прием посетителей, деловые встречи, посещение рабочих мест, телефонные переговоры);

- Работа с документами (переписка, сводки, отчеты, доклады, изучение материалов);

- Подготовка и организация работы;

- Отдых;

- Потери времени.

Определение! Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям.

Например:

- Нечеткая постановка цели;

- Отсутствие приоритетов в делах;

- Попытки много сделать за один раз;

- Плохое планирование дня;

- Захламленный письменный стол;

- Компьютерные игры, чаты. Форумы;

- Недостаток мотивации;

- Поиски записей, адресов, телефонов;

- Телефонные звонки, отрывающие от дела;

- Незапланированные посетители;

- Неспособность сказать «нет»;

- Отсутствие самодисциплины (перекуры);

- Затяжные совещания, собрания;

- Излишняя коммуникабельность;

- Синдром откладывания;

- Чрезмерное количество деловых записей;

- Неэффективное делегирование;

- Спешка, нетерпение;

- Желание знать все факты;

- Плохая обратная связь.

Способы минимизации неэффективных расходов времени:

1 способ: Хронометраж (система учета и контроля расходов личного времени);

2 способ: Анализ личной эффективности;

3 способ: Классификация расходов времени.

Технологии Тайм-Менеджмента для повышения эффективности использования рабочего времени:

- Целеполагание и Life management;

- Хронометраж как персональная система учета времени;

- Планирование и контроль времени;

- Оптимизация расходов времени;

- Технологии достижения результата.

Гибкий график рабочего дня (японский опыт):

- Вы можете приходить на работу в любое время, когда Вам удобно;

- Вы можете, когда Вам нужно, уходить с работы;

- Единственное, что следует четко соблюдать - это быть на работе в обязательное для Вас время;

- При приходе на работу отметьте свою хронометрическую карту в регистраторе времени и проверяйте записи о себе;

- Вам нужно следить за продолжительностью своего рабочего времени: Ваше ежемесячное суммарное количество часов должно укладываться в существующие нормы.

Принципы планирования и использования рабочего времени финскими руководителями:

- не планируйте рабочий день больше чем на 60%, оставьте время для непредвиденных заранее дел;

- не забудьте записать дату, время и место проведения совещаний;

- в начале каждой недели уточняйте, какие дополнительные работы предстоит сделать;

- выделите и сгруппируйте отдельно так называемые мелкие работы;

- на основе недельных планов составляйте ежедневные планы выполнения работ;

- начинайте рабочий день с обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут;

- определяйте последовательность выполнения всех работ, начинайте с самых трудных;

- если есть возможность, то в первой половине дня поработайте «за закрытыми дверьми»;

- после выполнения каждого задания мысленно проговаривайте: «Еще одно дело сделано», это придает силы для новых дел;

- перед началом работы всегда проверяйте, все ли задания предыдущего дня выполнены;

- не забывайте о ритме работоспособности в течение дня, не забывайте про обед, расслабление и смену характера работы - перегрузка не поможет делу.

Планирование времени методом «Альпы» (Институт использования рабочего времени Германии):

- Составление заданий;

- Оценка длительности планируемых действий;

- Резервирование времени (в соотношении 60:40);

- Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных операций;

- Контроль и перенос дел на завтра.

Пример планирования рабочего времени:

Задания	Приоритеты	Часы	Перепоручения
Проект ААА	А	3
Совещание по экспертизе	А	1
Чтение отчета	В	1,5
Контроль статистики	В	0,5	0,5 ч – Иванову
Деловое письмо Васильеву	В	0	Заместителю
Телефонный разговор – Кошкин (нехватка персонала)	С	0	Секретарю
Телефонный разговор – Шишкин (компьютерная программа)	С	0	Секретарю
		6

«Задания»:

- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

- невыполненное накануне;

- добавившиеся дела;

- срочные дела;

- периодически возникающие задачи (оптимально – 15).

«Приоритеты»:

- А - дела важные и срочные (15%);

- B - важные и не срочные (20%);

- С - срочные, но не важные (65%) (по матрице Эйзенхауэра).

«Часы»:

- Не более 60% продолжительности рабочего дня (при 8-часовом рабочем дне – 5-6 часов);

«Перепоручения»:

- Устанавливая приоритеты, перепоручая дела, сокращая отпущенное на них время или перенося задания на следующий день, следует довести их общую продолжительность до 5-6 часов.

Рациональная организация рабочего дня руководителя:

«Начало дня»:

- Позитивное настроение;

- Просмотр и корректировка плана;

- Выполнение важнейших дел.

«Основная часть дня»:

- Следование плану;

- Объединение однородных задач в блоки;

- Важные дела – до обеда;

- Перерывы на отдых (10 мин. через каждый час);

- Использование пауз для рутинной и подготовительной работы;

- Доведение работы до конца.

«Завершение дня»:

- Контроль результатов работы;

- Планирование следующего дня;

- Позитивное настроение.

Определение! Работоспособность человека – это способность поддержания организма в оптимальном рабочем состоянии для максимизации вносимого вклада в результат рабочей системы.

При организации работы следует учитывать изменение работоспособности:

- сангвиник;

- меланхолик;

- холерик;

- флегматик.

⚠ Ключевые слова:

►Экзаменационный вопрос № 10. Основные функции менеджмента.

Источник:
Электронный ресурс:

✓ Основные функции менеджмента.

Функциональное представление процесса менеджмента (Анри Файоль (1841-1925)):

- «Планирование» – (Выбор целей и определение путей их достижения);

- «Контроль» – (Сравнение результатов с целями и корректировки);

- «Организация» – (Распределение ответственности за выполнение задач);

- «Мотивация» – (Побуждение сотрудников к достижению целей).

⚠ Ключевые слова:

►Экзаменационный вопрос № 11. Понятие и сущность планирования. Принципы планирования. Пределы планирования. Процесс планирования. Классификация планов в организации.

Источник:
Электронный ресурс:

✓ Понятие и сущность планирования.

Определение! Планирование – определение целей, постановка задач и оценка необходимых для их решения ресурсов. Например:

- Задание целей организации;

- Определение средств достижения целей.

Косвенная речь! Планирование – основополагающая функция менеджмента.

(СУЩНОСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ)

Сущность планирования заключается в следующем:

- Снижение неопределенности деловой среды;

- Обоснование существования организации;

- Мотивация и вовлеченность сотрудников;

- Эффективное распределение ресурсов;

- Руководство к действию;

- Основа для принятия решений;

- Стандарты работы.