Тема 4. Организация рекламной деятельности в организации

4.1. Организация документооборота и его роль в рекламной деятельности

В обязанности рекламных менеджеров входит постоянное отслеживание нововведений в налоговой и законодательной сферах и соблюдение правил документального оформления любых операций в сфере рекламной деятельности. Документальное оформление любых операций в сфере рекламной деятельности способствует решению задач упорядочения, контроля, учета материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Грамотное документирование отношений между всеми субъектами рекламной деятельности позволяет уменьшить количество ошибок, недоразумений, недопониманий, конфликтов.

На этапе сбора и накопления рекламодателем информации о рекламной деятельности и рекламном агентстве, а также других субъектах рекламного рынка важную роль играют презентационные пакеты документов. Обычно такие документы складываются в папку и предоставляются потенциальным клиентам для подробного ознакомления. В презентационную папку включаются лицензии, сертификаты, дипломы и т.д. Для полноты впечатления стоит дополнить документы рекламными материалами — проспектом, буклетом. Важная составляющая презентационной папки — прайс-листы. Информация, содержащаяся в прайс-листах, имеет рационалистический характер и в значительной степени влияет на выбор того или иного рекламного агентства рекламодателем.

Общие принципы составления прайс-листов таковы:

• «Выписка...» — максимально простой документ для восприятия неподготовленным читателем. Он недорог в производстве и распространяется по почте, на выставках и ярмарках, в местах «скопления» потенциальных заказчиков;

• прайсы «по направлениям» и их сборники максимально подробные, позволяющие производить первичный расчет стоимости даже сложных изделий, при изготовлении которых используется несколько видов работ. Обычно выдаются или высылаются по требованию уже заинтересовавшегося заказчика.

Установление договорных отношений в системе «рекламодатель—рекламное агентство» — этап, который юридически закрепляет в документе «Договор» всю информацию, полученную на двух предыдущих этапах. Контракт, или договор, является документом, определяющим права и обязанности двух сторон в процессе разработки, создания и распространения рекламы. Чем больше конкретных пунктов будет содержаться в контракте, тем более действенным он будет и тем меньшим станет риск возможных конфликтов. Договор должен иметь учетный номер, на который можно будет ссылаться в переписке и банковских документах.

В контракте необходимо обязательно отразить следующие моменты:

• название и перечень услуг рекламистов, включая перечень всех этапов работы;

• перечень предметов рекламы и их характеристики;

• общий срок договора;

• общая сумма договора;

• условия платежа;

• порядок и сроки предоставления исходных данных;

• порядок и сроки выполнения отдельных этапов;

• порядок и сроки предоставления отчетов о разрабатываемых или проводимых рекламных мероприятиях;

• условия имущественной ответственности сторон за нарушение порядка и сроков договора;

• другие условия, которые рекламодатель и рекламист (рекламное агентство) считают возможным предусмотреть в договоре;

• почтовые и банковские реквизиты обеих организаций;

• номера ИНН, коды по классификаторам ОКОНХ и ОКПО.

Договор может быть изменен или расторгнут, о чем имеется также специальный пункт в контракте, по соглашению сторон. Изменение или расторжение договора оформляется дополнительным протоколом за подписью двух сторон.

Описанные выше разделы договора типичны для деловых операций в бизнесе и их документального оформления. Однако поиск взаимовыгодных условий договора связан с большими затратами труда со стороны обоих участников.