Microsoft access как субд реляционного типа
Входящая в состав Microsoft Office программа Microsoft Access является СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать базы данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.
Access работает со следующими объектами:
таблицами (предназначены для хранения данных);
формами (помогают вводить данные, контролировать правильность вводимых данных, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе);
запросами (обеспечивают поиск данных, необходимых пользователю);
отчетами (используются для создания документов);
макросами (наборы специальных команд, которые выполняются при определенных условиях);
модулями (программы, написанные на языке VBA).
В отличие от многих других СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. На рис. 45 показан способ хранения данных в таблице Access.
Если вы правильно определили поля таблиц, то связи между ними Access установит сама. Для этого нужно, чтобы поля в связанных таблицах, содержащие совпадающие данные, имели одинаковое наименование и согласующиеся типы данных.
Вы можете просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах. Однако часто удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. При этом в большинстве случаев вам не нужно изучать язык Access SQL, т. к. Вы всегда можете посмотреть тот запрос, который сформирует для Вас Access в результате интерактивного процесса конструирования.
Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, Вы будете создавать разные отчеты, которые позволяют извлекать необходимые данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отработанным записям. Отчеты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word.
Рис. 45. Способ хранения информации в таблице
Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов.
Рассмотрим более подробно работу с запросами, поскольку именно поиск информации является наиболее практически значимым, а также сложным, так как предусматривает самостоятельное составление пользователем условия для отбора данных.
Запрос – стандартный объект Microsoft Access, обеспечивающий выбор нужных пользователю данных из одной или нескольких таблиц. Запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций: просмотр, анализ и изменение данных; выполнение вычисления над группой записей и др.
В Microsoft Access существует несколько видов запросов:
запросы к серверу;
запросы на автоподстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи;
запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц, соответствующую указанным условиям, без изменения данных;
запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах;
запросы на создание таблицы на основе данных существующих таблиц.
Основное внимание уделим запросам на выборку, как одному из наиболее часто применяемых типов запросов.
В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их.
Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение записей из базовой таблицы.
Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком – фильтр:
фильтр не позволяет отображать данные из нескольких таблиц;
в запросе можно указать нужные для отображения поля, а фильтры отображают все поля базовой таблицы;
фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект;
фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения;
запросы могут использоваться только с закрытой таблицей, а фильтры обычно применяются при работе с открытой таблицей в режиме Формы или в режиме Таблицы.
Наиболее просто создается запрос при помощи Мастера запросов:
В окне базы данных на панели объектов выбрать Запросы.
В списке запросов выбрать Создание запроса с помощью мастера (или нажать кнопку Создать и в появившемся окне выбрать Простой запрос).
В появившемся окне в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных.
Рис. 46. Запрос на выборку данных
С помощью стрелок переместить из списка Доступные поля в список Выбранные поля те поля, которые необходимы в конструируемом запросе. При этом порядок полей в запросе будет соответствовать порядку полей в списке Выбранные поля.
Следующее диалоговое окно будет последним. В нем нужно ввести имя создаваемого запроса и выбрать дальнейшие действия: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса.
По окончании работы Мастера запросов в зависимости от выбора способа дальнейшей работы с запросом откроется или окно Запроса в режиме просмотра, или окно Конструктора запросов, в котором можно модифицировать запрос.
Для изменения существующих запросов (или создания новых) используют Конструктор запросов. Для того чтобы открыть запрос в режиме Конструктора, надо выделить этот запрос и нажать кнопку Конструктор.
Условия отбора
Чтобы запрос отображал только нужные записи, используют условия отбора. Такими условиями могут быть логические выражения, например >30, =“Иванов”.
Условия, находящиеся в одной строке, но в разных столбцах бланка, объединяются по логическому оператору And (И). Если нужно объединить условия отбора по логическому оператору Or (ИЛИ), разместите эти условия в разных строках бланка запроса.
Примеры выражений для условий отбора
89 равно 89;
“Иван” or “Петр” записи со значениями “Иван” или “Петр”;
Like “Петр” равно Петр;
Like “Пет*” начинается с Пет;
Not “Иван” любые записи, кроме “Иван”;
In ("Москва", "Киев", записи со значениями, совпадающими
"Минск") с элементами списка;
>=60 больше или равно 60;
Null значение отсутствует;
>#12.12.2006# позднее 12.12.2006 г.;
Between #12.11.2006# записи с датой между 12.11 и 12.12.2006 г.;
and #12.12.2006#
Between 10 and 100 записи со значением в интервале 10…100.
Для большей наглядности на рис. 46 показано условие для выборки данных по владельцам оружия 12-го и 16-го калибра, проживающих на улице Степана Разина, а также результат выполнения запроса.
Современные базы данных являются основой многочисленных информационных систем. Информация, накопленная в них, является чрезвычайно ценным материалом, и в настоящий момент широко распространяются методы обработки баз данных с точки зрения извлечения из них дополнительных знаний, методов, которые связаны с обобщением и различными способами обработки данных.