5. Формы бухгалтерского учета

5.1. Техника бухгалтерского учета

Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т.е. операции выполнения всего комплекса работ в бухгалтерии по обработке учетной информации, присущими бухгалтерскому учету методами, начиная с регистрации учетной информации.

Для этой цели главный бухгалтер в организации разрабатывает систему учета с применением учетных регистров. Учетные регистры – это листы бумаги, приспособленные для регистрации и группировки в них данных о наличии средств и операций с ними, зафиксированных первичными носителями информации. Применяемые в практике бухгалтерского учета учетные регистры можно классифицировать по внешнему виду, по объему содержания и по последовательности записей (рис.5.1).

Рис. 5.1. Классификация учетных регистров

По своему внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки, свободные листы и электронные таблицы.

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Например, это кассовая книга, книга регистрации счетов-фактур, главная книга и др. Преимущество книг в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми, при злоупотреблениях и хищениях, так как листы нумеруются, а иногда и прошнуровываются и опечатываются печатью организации за подписью руководителя и главного бухгалтера (кассовая книга). Применяются книги разного назначения. Главная книга является регистром синтетического учета и служит для составления баланса и отчетности, книга остатков материалов на складах – как регистр аналитического учета, необходимый для сверки данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля за сохранностью имущества, а книга покупок-продаж – для регистрации счетов-фактур.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), материальных ценностей по местам хранения (карточки складского учета материалов), дебиторов, кредиторов и открываются на каждый конкретный объект учета. На их основе создают картотеку основных средств, ТМЦ, готовой продукции, дебиторов и кредиторов. Хранят их в специальных ящиках– картотеках.

Свободные листы (вкладные листы) – это регистры большого формата и с большим количеством сведений. Обычно они содержат разнородную информацию по одному или нескольким синтетическим счетам в разрезе аналитических счетов и предназначены для синтетического и аналитического учета. К ним относятся: журналы-ордера, различные ведомости (ведомость начисления заработной платы)и др. Они удобны в использовании, так как позволяют рациональнее распределить обязанности между работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров. Свободные листы отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют большой формат. Их хранят в особых папках-регистраторах. Свободные листы открываются, как правило, на месяц или квартал.

По объему содержания регистры могут быть аналитического учета и синтетического учета, а также комбинированные. Карточки складского учета материалов – это регистр аналитический. Главная книга – регистр синтетический.

По последовательности записей учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры предназначены для записи в хронологической последовательности, исходя из времени выполнения хозяйственной операции. Задача такой регистрации – обеспечить повседневный контроль за своевременным и полным отражением в учете всех без исключения хозяйственных операций. Например, это журнал регистрации хозяйственных операций.

Систематические регистры предназначены для записи в определенной группировке однородных хозяйственных операций за определенное время (например, месяц). Такая регистрация позволяет проследить за состоянием и движением отдельных видов средств и источников их образования. Например, такой регистр, как Главная книга.

К комбинированным регистрам относят регистры, предназначенные для одновременной записи хозяйственных операций в хронологическом и систематическом порядке. Например, журналы-ордера, в которых запись производится одновременно в хронологическом и систематическом порядке.

Техника записи в учетных регистрах подчинена форме и назначению учетного регистра. Одни регистры предназначены для линейной записи, другие – для линейно-позиционной, третьи – для шахматной записи.

При линейной записи каждая операция полностью отражается по одной горизонтальной строке.

При линейно-позиционной записи операция также отражается по одной горизонтальной строке, но не полностью. Записи, отражающие ее продолжение и завершение впоследствии по позициям, дополнительно вписываются в ту же строку, но в соответствующие графы. Например, поступление материалов и образование задолженности поставщикам будет отражено по горизонтальной строке, но дата погашения задолженности будет проставлена по этой же строке лишь тогда, когда сумма задолженности будет поставщику перечислена.

При шахматной записи каждая операция отражается только один раз, что позволяет сократить вдвое объем учетных работ по «разноске» хозяйственных в учетные регистры.