5.5. Компьютерная форма бухгалтерского учета

Компьютерная (автоматизированная) форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Можно выделить следующие особенности данной формы:

– полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;

– интеграция учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации;

– использование машинных носителей (магнитных лент, дисков);

– осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе метода двойной записи;

– автоматизация логических операций бухгалтерского учета;

– решение задач бухгалтерского учета в двух режимах – регламентном и запросном;

– получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм;

– возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей

– возможность регистрировать и хранить данные, сортировать и выполнять арифметические операции с ними. Подготавливать показатели для составления бухгалтерской отчетности.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения. В настоящее время рабочие места бухгалтеров оснащаются персональными компьютерами и на их основе создаются автоматизированные места бухгалтера (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в вычислительный центр для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение поможет решить проблему полной комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Компьютерная и обычная формы бухгалтерского учета отличаются способами выполнения арифметических операций и хранения данных. Компьютерные системы выполняют те же функции, но более оперативно. Можно отметить два существенных различия.

Первое связано с возможностью непрерывного контроля: в обычной форме каждая запись от первичного документа до различных форм учета выполняется определенным лицом, что создает целостность непрерывного контроля. В компьютерном варианте эта задача усложняется, поскольку арифметические действия осуществляются программными средствами.

Вторым отличие связано технологией подготовки отчетов. Стоимость составления отчетов и требуемое для этого время в автоматизированных системах невелики. Это создает предпосылки для подготовки разнообразных специализированных отчетов.

Схема компьютерной (автоматизированной) формы бухгалтерского учета представлена на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Схема компьютерной (автоматизированной) формы учета

По мере оснащения организаций электронно-вычислительной техникой более высокого класса ставится вопрос об использовании безбумажной формы бухгалтерского учета. Но переход к ней возможен только при условии массового использования вычислительной техники, которая потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.

Таким образом, использование машино-ориентированных форм бухгалтерского учета имеет ряд преимуществ, к которым относят:

– освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций;

– использование ЭВМ не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации;

– возможность диалогового режима с ЭВМ;

– возможность выдачи информации по запросу;

– упрощение работы по подготовке, составлению и распечатке первичных документов.

Использование компьютеров привело к созданию различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются комплексные программы по учету и программы по учету отдельных объектов.