III этап. Как много выставок хороших…

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристическая фирма. Как уже было сказано, ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому при выборе турвыставки, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• время и место проведения выставки;

• авторитет выставки;

• состав участников и посетителей;

• возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

• условия участия в выставке;

• кто организатор турвыставки;

• разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

!	Принять решения об участии в выставке может только первое лицо фирмы.

У него заранее должна быть вся необходимая информация по планируемым в течение года туристским выставкам. Действия по составлению (получению) общего плана туристских выставок можно рассматривать, как первый шаг на пути подготовки к конкретной выставке.

Туристская фирма может участвовать в выставочных мероприятиях, проводимых как внутри страны, так и за рубежом. Может выступать самостоятельно либо участвуя в коллективных национальных стендах.

Положительные	Отрицательные
национальные стенды привлекают максимальное количество потенциальных партнеров и клиентов;	недостаточное проявление индивидуальности;
у большинства выставок минимальная площадь стенда составляет 9-12 м2, а для полноценной работы бывает достаточно и 4-6 м2, которые можно заказать только на коллективном стенде;	расслабляющее воздействие на развитие инициатив по самостоятельному участию в выставках в будущем;
фирма-консолидатор берет на себя риск и затраты на организацию предоплаты выставочной площади;	недостаточное накопление организационного опыта по участию в выставочных мероприятиях;
выставочная фирма занимается организацией подготовки работы своих экспонентов накануне мероприятия, поэтому участники коллективного стенда не затрачивают дополнительных усилий на подготовительную работу.	снижение чувства ответственности.

От способа участия зависят:

• методы подготовки;

• конечный результат;

• бюджет расходов;

• методы организации.

IV этап. Заявка + Затраты +…

Подготовительно-организационный период в первую очередь включает информирование туристской фирмой оргкомитета выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки.

В заявке указываются все реквизиты фирмы. Суть заявки – предварительная регистрация и бронирование выставочной площади.

Как правило, в заявках оговариваются следующие основные моменты:

• предоставление аренды выставочной площади (открытой или закрытой);

• аренда выставочного оборудования;

• установка розеток, дополнительных светильников;

• аренда и установка подиумов под экспонаты;

• предоставление дополнительных услуг;

• надпись на фризе (название фирмы над экспозицией)

• публикация материала в каталоге выставки;

• охрана.

Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами.

После получения заявки в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты.

Оплата участия должна быть произведена в течение 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Параллельно решается ряд организационных вопросов:

• разработка концепции и определение объема участия фирмы в работе выставки;

• составление перечня выставляемых продуктов;

• отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков);

• разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

• выбор возможного посредника (агента) по оказанию услуг в обеспечении участия в выставке;

• определение размеров необходимых выставочных площадей и объема материальных и финансовых ресурсов;

• подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

• формирование тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

• заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения указанных вопросов становится возможным разработка окончательной сметы участия туристского предприятия в выставке (табл. 1.2).

Таблица 1.2

Структура затрат на участие в выставке

Статьи затрат	Удельный вес, %
Арендная плата и монтаж экспозиции	55
Демонтаж экспозиции	5-10
Расходы на рекламные и информационные материалы	5-10

В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, затрачиваемых на маркетинговые коммуникации.

На подготовительном этапе значение приобретает реклама участия, которая предусматривает:

• включение фирмы в официальный каталог выставки, для чего необходимо своевременно подать специальную заявку;

• публикации в периодических изданиях, ориентированных на целевые группы населения;

• рассылка компаниям, в контактах с которыми заинтересована туристская фирма, факсов и писем с приглашением посетить стенд;

• приглашения и отдельные письма для официальных лиц;

• входные пропуска для гостей;

Также важно заранее спланировать проведение фирмой собственных презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», включив их в программу параллельно мероприятиям выставки.

В стандартный набор услуг входит также обеспечение персонала пропусками и бэджами, фуршет для руководства по случаю открытия. Под выражением «оборудованная выставочная площадь» обычно подразумевается наличие стен, коврового покрытия, одной розетки, фриза, пластикового стола и двух пластиковых стульев. Оргкомитет может предложить вам дополнительную выставочную мебель, витрины и другое оборудование, прошедшее несколько выставок и выглядящее не лучшим образом.

!	Если Вы, действительно заботитесь об имидже своей фирмы, лучше эту мебель заменить своей, более достойной.

Цены за эксплуатацию можно отнести к разряду высоких. К тому же оно сливается с общим фоном, поскольку выполнено из тех же комплектующих, что и весь стенд. Если у турфирмы имеется приличный бюджет и если фирма планирует и в дальнейшем принимать участие в выставках, то имеет смысл позаботиться о собственном комплекте оборудования, выполненного на заказ. Его можно использовать многократно и стоимость, таким образом, будет уже не так велика.

Обо всех недоработках следует сразу же сообщать в оргкомитет. Желательно, что бы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением вел один представитель турфирмы, иначе могут возникнуть недоразумения, что затянет выполнение необходимых работ и может вызвать ненужные трения с представителями оргкомитета.

Практически во всех случаях фирма-организатор страхует фирмы-участницы. Необходимо обратить особое внимание, включена ли страховка одним из пунктов договора или нет.

Следует отметить, что бронирование площадей для участия в любой выставке необходимо осуществлять заранее. Сроки бронирования площадей по разным выставкам варьируются, лучше всего заказывать площадь для участия в туристской выставке за год вперед.

Далее разрабатывается план действий, где указываются все основные детали относительно будущей выставки: расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию, за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах-участниках (конкурентах), специфике выставки и характере ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной: приглашения, билеты, документы на машины, пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки.

В качестве одного из приложений к плану прилагается подробный список вещей и предметов, которые необходимо взять на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение «стратегических запасов» фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной информации руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

К вспомогательным документам относится особое приглашение. Оно рассылается напрямую и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

Первый шаг в этом процессе – определение целевой аудитории и подготовка списка адресов постоянных покупателей и потенциальных клиентов.

Где можно найти информацию о потенциальных клиентах?

• в справочниках

• в интернете (через поисковую систему по ключевому слову)

• через СМИ, просто отслеживая их рекламу.

Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмом турфирма-участник приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с турпродуктом. Письмо не должно быть длинным, оно должно уведомлять о названии выставки, времени ее проведения, о представляемом турпродукте и о пользе, которую посетители смогут извлечь из визита на ваш выставочный стенд, место его расположения, а также имя и номер телефона вашего сотрудника, у которого можно будет получить информацию. В этих письмах важно то, что они персональные. Получатель чувствует, что о нем заботятся и видят в нем солидного клиента. Спустя неделю после первого письма менеджер турфирмы, отвечающий за контакты с клиентами, должен продолжить дело, чтобы телефонными звонками, дополнительными письмами и приглашениями заставить потенциального клиента посетить ваш выставочный стенд. Не удовлетворяйтесь простыми обещаниями, найдите к нему личный подход и назначьте встречу на выставке. Он будет обязан посетить выставку, раз уж вы договорились о встрече.

Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов.

Не мало важно заранее продумать экспозицию, исходя из размеров стенда. (Правильно ли освещены плакаты? Хорошо ли видны образцы и слайды? Надежно ли закреплены щиты? Привлекательна ли надпись и цветовая гамма в целом?)