Форма графіка виконання робіт

№ робіт	Види робіт та операцій	Початок	Закінчення	Хто виконує

3. Метод мережевого планування й управління. Його процес полягає у побудові таблиці робіт, в якій указують їх тривалість, та мережевого графіка із зазначенням по-

228

Функції, процес і механізм менеджменту

слідовності робіт. Основними поняттями мережевого планування є «події», «роботи», «мережа», «критичний шлях».

Події — певні проміжні або остаточні результати роботи. Моментом здійснення події є досягнення відповідної проміжної або кінцевої мети. Кожна подія, крім початкової і кінцевої, означає закінчення будь-якої роботи (кількох робіт) і можливість почати іншу (наступну) роботу. Роботи зображують на мережевому графіку колами.

Роботами (діями) є процеси, необхідні для здійснення всіх подій, крім початкових. Між подіями, як правило, встановлюються такі зв'язки:

— робота у звичайному розумінні слова, яка характеризується тривалістю, вартістю, витратами трудових, фінансових матеріальних ресурсів;

— очікування, яке відбувається тоді, коли обладнання, робоча сила чи інший ресурс зайняті іншим видом робіт. Очікування супроводжується витратами часу;

— логічна залежність, тобто неможливість початку одних робіт до закінчення інших. Вона не пов'язана з витратами часу і ресурсів.

Мережею (мережевим графіком) називають графічне зображення послідовності робіт і подій.

Критичний шлях — послідовність взаємопов'язаних подій, яка має найбільшу тривалість у часі і, отже, визначає тривалість усієї операції. Таблиця робіт та мережевий графік наведені на рис. 5.11.

Роботи	Тривалість
	Середня	Мінімальна	Максимальна
А	а	&пип	О-мах
Б	б	®тт	бмах
В	в	втт	вмах
Г	г	2тіп	&мах
Д	д	дтт	дмах
Е	є	Єтіп	^мах
Є	є	Єтіп	Ємах
Ж	ж	Жтіп	Жмах
3	3	3/піп	Змах

Ж

Е

Рис. 5.11. Таблиця робіт і мережевий графік

Функція менеджменту «планування»

229

Мережеве планування передбачає проведення аналітичних операцій за складеним графіком. При аналізі мережевого графіка встановлюють критичний шлях, виявляють резерви часу на інших шляхах, скорочують кількість робіт на критичному шляху з урахуванням обмежень щодо вартості, ресурсів та ін., визначають тривалість операцій (нормальна, найбільш ранніх і пізніх строків, ймовірна оцінка часу), ймовірність виникнення інших критичних шляхів.

Після аналізу приступають до оптимізації мережі (структури), що полягає у пошуку варіанта розподілу ресурсів у розгалуженнях мережі за якого мінімізується сумарний час виконання робіт для фіксованих ресурсів. У мережі, наведеній на рис. 5.10, де критичний шлях 5, Г, Е, сумарний час робіт становить:

Г = Т_Б + Т_г + Т_Е . (5.6)

Час виконання роботи і відповідні витрати на неї С; звичайно пов'язані залежністю:

V 'тах <тіп /

-а(С,-С_ті_п)

(5.7)

де Т_ітіп — мінімальний час роботи, тобто час, який не може бути зменшений завдяки виділенню додаткових засобів; Т_ітах — максимальний час виконання роботи; а — коефіцієнт ступеня прискорення роботи за рахунок додаткових ресурсів; С_тіп — мінімальна вартість виконання роботи.

Отже, потрібно знати С_г і Т_ІУ за яких має місце мінімальний час роботи та виконується умова доп - ^СБ ^{+ С}Г ⁺ Че» і^-о^

де С_доп — допустимий обсяг витрат.

4. Метод робочого календаря. Робочий календар — це план роботи керівника чи фахівця на певний відрізок часу (рік, квартал, місяць, декаду, тиждень, день), який складається за певною формою (табл. 5.4).

Таблиця 5.4

Робочий план дня

Час дня, год.	Завдання, дії, роботи, цілі	Примітка

Професійну компетентність менеджера характеризує вміння підібрати відповідні методи організаційного планування та комплексно використовувати їх у практиці управління.

230

Функції, процес і механізм менеджменту

5.4. Функція менеджменту «рішення»

Управління соціотехноекономічною системою «виробничо-господарська організація» передбачає цілеспрямований вплив керуючої системи на виробничо-господарську діяльність керованої для забезпечення їхнього взаємного оптимального поточного функціонування та перспективного розвитку. Він здійснюється завдяки розробленню планової програми діяльності організації, оформленої відповідним управлінським рішенням або їх комплексом. Потреби в управлінських рішеннях виникають також унаслідок динамічності виробничо-господарських, економічних і соціальних процесів, під час яких відбувається відхилення фактичних параметрів діяльності організації від запланованих. їх спричиняють також впливи навколишнього середовища на організацію. Іншими словами, у процесі діяльності організації постійно виникають різноманітні виробничо-господарські, економічні, соціальні, екологічні та інші ситуації, які потребують вирішення. Ситуацією у цьому контексті є певний стан організації, який позначається кількісними або якісними параметрами, що не збігаються із запланованою траєкторією розвитку. її виникнення супроводжується порушенням усталених зв'язків, зміною окремих елементів об'єкта управління: трудових ресурсів, основних і оборотних фондів, технології діяльності і т. п. Для відновлення стійкості об'єкта управління, порушеної внаслідок відхилення від запланованої траєкторії розвитку, необхідне розроблення, прийняття та реалізація певного управлінського рішення.

Ситуації можуть бути плановими (передбачуваними) і неплановими (спонтанними), виникати і розвиватися послідовно, паралельно, послідовно-паралельно і т. д. Планові ситуації як спонукальний мотив прийняття управлінських рішень передбачають регламенти діяльності організації. Прикладами планових ситуацій можуть бути: прийом працівників на роботу або звільнення, затвердження планів виробничо-господарської діяльності тощо. У цих випадках згідно з компетенцією керівників організації, закріпленою у її статуті, приймають відповідні рішення. Непланова ситуація порушує стійкість об'єкта управління, що зумовлює необхідність втручання в перебіг господарського процесу, тобто прийняття й реалізації управлінського рішення.

Функція менеджменту «рішення»

231

Рішення якфункція менеджменту— комплекс виконуваних лінійними і функціональними керівниками, спеціалістами та іншими управлінськими працівниками спільних робіт з вирішення певних виробничо-господарських, соціальних та інших проблем, що виникають у діяльності організації.

Рішення є комплексною функцією, яка не фіксується за певним функціональним підрозділом апарату управління чи виконавцем. До цього процесу залучають усіх управлінських працівників, які виконують операції і роботи відповідно до поділу праці в управлінні та місця в управлінській ієрархії.

Сутність і класифікація рішень у менеджменті

Прийняття управлінських рішень інколи вважають прерогативою лінійного менеджера, однак насправді процес їх розроблення, прийняття, реалізації набагато складніший.

Управлінське рішення — вольовий акт втручання суб'єкта управління в діяльність об'єкта управління для виходу із певної виробничо-господарської чи іншої ситуації.

Управлінське рішення є сукупним результатом творчого пошуку суб'єктом управління шляхів, напрямів, засобів виходу з виробничо-господарської ситуації, а також відповідних дій колективу об'єкта управління.

Необхідність прийняття управлінського рішення виникає в момент виходу траєкторії розвитку об'єкта управління за межі зони саморегуляції (див. рис. 5.12). Очевидно, загрозою є ситуації, які перебувають нижче цієї зони. І чим швидше буде прийняте правильне управлінське рішення, тим більша ймовірність повернення об'єкта управління до стану рівноваги та спрямування його в напрямі ефективного розвитку.

Ситуації, розташовані вище зони саморегуляції, зумовлюють зростання загальної ефективності діяльності організації. Але навіть за сприятливих ситуацій існує необхідність прийняття контрольних, а інколи упереджувальних управлінських рішень. Позитивна ситуація за неконтрольованого розвитку може перетворитися на негативну, тобто переміститися нижче лінії ефективного розвитку. (Наприклад, сприятлива кон'юнктура для підприємства може змінитися на несприятливу внаслідок перенасичення ринку його продукцією після подолання «піку» споживчого попиту.)

Ситуації, розташовані нижче осі абсцис, є кризовими, загрожують існуванню організації і вимагають особливої технології прийняття управлінських рішень.

232

Функції, процес і механізм менеджменту

Умовні позначення:

---------- •— планова траєкторія розвитку об'єкта управління;

Е — ефективність; і — час;

/\/\ — фактична траєкторія розвитку об'єкта управління; ~ ~ ~ ~ ~ — зона саморегуляції об'єкта управління. Рис. 5.12. Поле ситуацій організації

Проблеми долають у різні терміни, різними шляхами та способами, із залученням відповідних засобів. Усі ці аспекти мають бути враховані при розробленні управлінського рішення. Звідси особлива роль управлінських рішень, особлива технологія їх розроблення, прийняття, реалізації і контролю, підвищені вимоги до якості та ефективності.

Вимоги, які забезпечують успішність рішення. Управлінські рішення є багатоаспектними і містять економічну, соціальну, організаційну, правову, психологічну і педагогічну складові. Успішне рішення має бути: науково обґрунтованим, цілеспрямованим, кількісно та якісно визначеним, правомірним, оптимальним, своєчасним, комплексним, гнучким, повністю оформленим.

Наукова обґрунтованість. Передбачає розроблення рішень з урахуванням об'єктивних закономірностей розвитку об'єкта управління, які відображаються у технічних, економічних, організаційних та інших аспектах його діяльності.

Цілеспрямованість. Згідно з цією вимогою кожне управлінське рішення повинно мати мету, чітко пов'язану із стратегічними цілями та планами розвитку об'єкта управління.

Функція менеджменту «рішення»

233

Кількісна та якісна визначеність. Управлінське рішення обов'язково передбачає досягнення організацією очікуваних результатів, виражених у кількісних та якісних показниках. Вимогу кількісної визначеності управлінського рішення задовольняють встановленням конкретних кількісних показників, яких необхідно досягти внаслідок його реалізації. Результати, які не підлягають кількісному вимірюванню, визначають якісно. Наприклад, рішення, спрямовані на підвищення продуктивності праці, можуть передбачати заміну устаткування, поліпшення умов освітлення робочих місць, раціоналізацію режиму праці та відпочинку. Результат заміни устаткування, а отже і механізації певних трудових операцій, може бути оцінений кількісно і якісно. Якісна оцінка заходів щодо поліпшення умов праці передбачає благоустрій робочих місць, перегляд режиму праці та відпочинку, проте не дає змоги кількісно визначити можливе зростання продуктивності праці.

Правомірність. Діяльність усіх служб системи менеджменту передбачає дотримання чинних правових норм. Тому управлінське рішення не повинно порушувати їх та відповідати компетенції структурного підрозділу апарату управління чи посадової особи.

Оптимальність. Ця вимога зумовлює у кожному випадку вибір варіанта рішення, який відповідав би економічному критерію ефективності господарської діяльності: максимум прибутків за мінімуму витрат.

Своєчасність рішень. їх необхідно приймати або в запрограмованому порядку або у момент виникнення проблем, порушень, відхилень у перебігу господарських процесів. Рішення не може бути прийнятим заздалегідь чи із запізненням. Своєчасність рішення означає дотримання строків підготовки, доведення його до виконавців та дієвий контроль виконання.

Комплексність. Діяльність організації передбачає взаємопов'язану сукупність елементів, що охоплює техніку, технологію, організацію господарських процесів і праці, матеріальні, грошові та інші ресурси, а також результати господарювання. Кількісні та якісні зміни одного з них зумовлюють відповідну зміну інших. Комплексність управлінського рішення передбачає врахування всіх найважливіших взаємозв'язків та взаємозалежностей у діяльності організації.

Гнучкість. Господарська організація є динамічною системою, яка постійно розвивається. Кожне рішення з

234

Функції, процес і механізм менеджменту

управління нею (особливо розраховане на відносно довгостроковий період) може потребувати коректив, а інколи й нових рішень. Разом із тим, формулювання кожного рішення має передбачати простір для творчої активності виконавців, раціональної ініціативи, пошуку ефективніших шляхів та засобів досягнення визначених цілей.

Повнота оформлення. У забезпеченні передумов успішної реалізації управлінських рішень велике значення має форма їх викладу. Необхідно, щоб формулювання рішення виключало непорозуміння або двоїстість у розумінні працівниками завдань, давало змогу контролювати його виконання, вносити корективи. Рішення слід формулювати чітко, лаконічно. Разом із конкретними завданнями слід вказувати способи та засоби їх виконання; необхідні ресурси; строки виконання; конкретних виконавців, форми контролю та обліку проміжних і кінцевих результатів; порядок взаємодії виконавців; правомірність документів, які можуть бути одержані про хід виконання рішення тощо.

Функції управлінського рішення. Зміст управлінського рішення розкривається у скеровуючій, координуючій та мобілізуючій (стимулюючій) функціях, які воно виконує в загальній системі управління виробничо-господарською діяльністю організації.

Скеровуюча функція. Будь-яке рішення розробляють, орієнтуючись на певну стратегію управління соціотехно-економічною системою, тобто з урахуванням довгострокової перспективи. У рішенні формулюють конкретне завдання, яке потрібно виконати у певний строк. При цьому найвищих результатів досягають, коли поставлене завдання забезпечує реалізацію принципу, за яким те, що вигідно організації, має бути вигідним і кожному окремому працівнику.

Координуюча функція. Управлінське рішення визначає місце кожної ланки, підрозділу, працівника організації у вирішенні поставлених завдань, погоджує та вза-ємопов'язує їх дії та необхідні ресурси у часі і в просторі. Функція координації (узгодження) у поєднанні з іншими заходами повинна забезпечити злагодженість дій трудового колективу, ритмічність виконання виробничої програми.

Мобілізуюча (стимулююча) функція. Завдання її полягає у забезпеченні найповнішої активізації окремих виконавців, трудових колективів для досягнення сформульованих у рішенні цілей.

Функція менеджменту «рішення»

235

Приймаючи рішення, необхідно забезпечити реалізацію усіх функцій. Недооцінка будь-якої з них призводить до нерозуміння цілей та завдань, непогодженості в діях, безініціативності, а нерідко й до порушення трудової дисципліни.

Класифікація рішень. Управлінські рішення класифікують за багатьма ознаками. Така класифікація дає змогу визначити зміст, роль, місце кожного рішення в управлінні організацією.

За рівнями управління рішення поділяють на такі, що приймаються на вищому, середньому та низовому рівнях. На вищому рівні управління приймають рішення, стосовно організації загалом або її значної частини. На середньому приймають рішення, спрямовані на виконання рішень вищого рівня управління, а також самостійні рішення, що стосуються управління діяльністю окремого структурного підрозділу організації. На низовому рівні приймають оперативні рішення, пов'язані із контролем за виконанням рішень вищого і середнього рівнів управління, розстановкою робочої сили, використанням матеріальних ресурсів виробництва тощо.

За формою рішення можуть бути письмовими і усними.

За термінами вони бувають оперативні (поточні), серед-ньострокові, довгострокові (стратегічні).

За ступенем структурованості — слабко структурова-ні (незапрограмовані) і високоструктуровані (запрограмовані).

За змістом — економічні, соціальні, організаційні, технічні, наукові і т. п.

За кількістю цілей — одноцільові, багатоцільові.

За організацією розроблення — індивідуальні, колегіальні, колективні.

За ступенем охоплення господарюючого об'єкта — загальні рішення (стосуються всіх сторін виробничо-господарської діяльності організації) і часткові (обмежені більш або менш короткотерміновою дією на окремі елементи системи).

За напрямами дії — зовнішні та внутрішні.

Залежно від повноти інформаційного забезпечення — прийняті в умовах визначеності, ризику і невизначеності.

За функціональним змістом — контрольні, активізуючі, координаційні, організаційні, планові.

За причинами виникнення — ситуативні, директивні, програмні, ініціативні, сезонні.

236

Функції, процес і механізм менеджменту

За методами розроблення — графічні, математичні, текстові.

За ступенем творчості — рутинні, евристичні.

Науково обґрунтована класифікація управлінських рішень дає змогу обрати тип рішення відповідно до ситуації, якої воно стосується.

Процес підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень

Специфіка управлінських рішень вимагає відповідної технології їх розроблення, прийняття, організації виконання і контролю результатів реалізації.; її особливістю є перманентне оцінювання ефективності кожного рішення на кожному етапі процесу. Технологія підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень зумовлена сутністю основних етапів як комплексів робіт, згрупованих за їх однорідністю, що схематично зображено на рис. 5.13.

Нагромадження вихідної інформації про об'єкт управління та напрями його розвитку: аналіз ситуації; попереднє визначення кола проблем, які характеризують ситуацію; визначення цілей рішення та параметрів, яких потрібно досягти

Визначення найчутливіших елементів об'єкта управління, вплив на які дасть змогу вийти з ситуації; формулювання умов завдання, яке необхідно вирішити

Моделювання рішення: розроблення альтернативних рішень; відбір економічно вигідних варіантів; оцінка відібраних варіантів за неекономічними критеріями; вибір оптимального варіанта; подання проекту рішення на розгляд органу, який його приймає

Обговорення, оцінювання та затвердження обраного варіанта рішення; оформлення рішення; доведення рішення до виконавців; контроль

Рис. 5.13. Послідовність розроблення та реалізації управлінського рішення

Процес розроблення управлінського рішення для стороннього здається начебто простим: організація потрапляє у певну ситуацію, менеджер визначає сутність проблеми, яку потрібно подолати, та розробляє заходи для її

Функція менеджменту «рішення»

237

вирішення. Однак таке бачення не враховує буденної роботи, рутинних операцій і процедур, які забезпечують ефективний результат. І те, що сприймається як інтуїція, талант, насправді є наслідком постійного моніторингу діяльності організації, наполегливої праці не тільки менеджера, а й усього колективу.

^г Підготовка управлінського рішення. Розроблення ефективного управлінського рішення ґрунтується на таких передумовах^

^Г1. Інформаційне забезпечення управлінського рішення. Інформацію, яка спонукає до прийняття управлінського рішення, поділяють на внутрішню і зовнішню. Внутрішня інформація — це сукупність даних про поточну діяльність організації та ступінь відповідності її перспективним цілям та завданням. Зовнішня інформація охоплює дані про дії державних органів управління, інших ринкових суб'єктів господарювання, громадських організацій тощОі] Внутрішня і зовнішня інформація є предметом інформаційного моніторингу для розроблення управлінського рішення. Моніторинг дає змогу своєчасно виявити виникнення певної виробничо-господарської чи іншої ситуації, яка потребує втручання.

Організація інформаційного моніторингу залежить від типу інформаційної системи управління в організації. Якщо вона ґрунтується на ручному обробленні інформації, менеджер повинен визначити види інформації, періодичність її надходження, ступінь агрегації та технологію отримання. Однак за такої організації інформаційного забезпечення підготовки управлінських рішень з часом нагромаджуються масиви інформації, для орієнтації в яких потрібно мати спеціальну додаткову систему (каталог), що не гарантує уникнення упущень і прорахунків. Тому сучасна технологія підготовки управлінських рішень орієнтується на комп'ютеризовані системи нагромадження і оброблення інформації. Використання персональних комп'ютерів дає змогу створювати бази даних, застосовуючи які менеджер автоматично відстежує ситуації, що потребують прийняття управлінських рішень.

^Г2. Чітке визначення проблем, вирішення яких може поліпшити ситуацію або використати її на свою користь.^ Як правило, проблеми формулюються після детального аналізу причин, які зумовили ситуацію. Якщо проблема точно сформульована, то наполовину вона вже вирішена. Але іноді за формулювання приймають лише встановлення складових і взаємозалежностей проблеми. А непра-

238

Функції, процес і механізм менеджменту

Функція менеджменту «рішення»

239

вильне або помилкове формулювання проблеми робить неефективним весь процес пошуку альтернатив і вибору рішення.

Правильне формулювання проблеми покликане:

— ясно, чітко й детально визначати сутність проблеми. Невизначеність і туманність визначення неприпустимі;

— передбачати підпорядкованість і взаємозалежність проблеми з іншими, оскільки окремі організаційні проблеми часто так взаємопов'язані, що інколи неможливо вирішити одну з них без вирішення інших. У такий спосіб створюють передумови для комплексного, системного вирішення проблеми у масштабах усієї організації;

— містити точне й детальне визначення підпроблем, якщо проблема піддається поділу;

— охоплювати пріоритетні розв'язання взаємопов'язаних проблем і підпроблем.

З метою економії енергії, часу та фінансових засобів організації прагнуть до рутинізації, стандартизації й формалізації видів діяльності працівників. Тому чим стандартніша й формалізованіша організація, тим більше організаційних моделей рутинного вирішення проблем вона мала змогу створити і тим частіше їх використовуватиме.

Отже, кожна організація спочатку намагається розв'язувати проблеми за допомогою організаційної моделі вирішення рутинних проблем. Якщо нерутинну проблему у такий спосіб подолати не можна, організація намагається модифікувати й адаптувати іншу організаційну модель вирішення рутинних проблем. Якщо і цей підхід безуспішний, організація використовуватиме творчий, нерутинний спосіб.

За нерутинного способу подолання проблем жодні стандартизовані й формалізовані приписи і правила не підходять — для розв'язання нових проблем організація не має організаційних моделей. Нерутинне вирішення характеризується новизною, незвичністю і зумовлене труднощами формулювання проблем.

Нову проблему часто формулюють за аналогією з відомими, для розв'язання яких існують певні методи. Якщо проблему ними не можна подолати, співробітник поділяє її на підпроблеми, які він уміє вирішувати. Здебільшого модифікують, адаптують рішення, за допомогою яких уже були отримані позитивні результати.

^Г3. Збір і оброблення додаткової інформації.) Ця фаза може бути наступною після фази формулювання пробле-

ми, коли вже відомо, чи буде потрібна допоміжна інформація про потенційні або реальні труднощі (про «проблемну ситуацію»).

Крім того, необхідно збирати інформацію, яка стосується історії й методів усунення подібних труднощів (наприклад, попередні рішення були неправильними, не реалізовувалися у повному обсязі; нинішні проблеми в минулому взагалі не виникали; подібні проблеми ще не траплялися; подібні проблеми завжди вирішувалися успішно тощо).

Виявлення і формулювання проблем, які потрібно розв'язати, ілюструє приклад прийняття рішення львівською промислово-фінансовою фірмою «Електрон-Маркет» про випуск телевізорів нового покоління «Електрон-ТК605» (рис. 5.14). Подолання цієї проблеми передбачає ціновий фактор (зниження собівартості продукції) і споживчий (поліпшення споживчих якостей продукції і, як наслідок, активізацію попиту покупців). Однак за кожною виявленою проблемою постає необхідність прийняття окремого рішення у зв'язку з вибором конкретних заходів, зумовлених її специфікою.

Причини

Підвищення цін у зв'язку зі зміною податків, вартості

Поява подібної продукції зарубіжних фірм

Експлуатаційні якості продукції не відповідають вимогам покупців

Ситуація

Спад обсягів реалізації телевізорів попередніх моделей

Проблеми

Зниження собівартості

Підвищення конкурентоздатності

Поліпшення експлуатаційних якостей

Рис. 5.14. Схема виявлення проблем організації на прикладі львівської промислово-фінансової фірми «Електрон-Маркет»

4. Формулювання мети управлінського рішення? Як правило, мету формулюють, виходячи зі змісту проблеми.

240

Функції, процес і механізм менеджменту

У наведеному вище прикладі глобальною метою стало збільшення обсягів реалізації продукції. Однак кожна глобальна мета може бути досягнута лише після реалізації низки субцілей. Так, прийняття рішення про випуск нової продукції фірмою «Електрон-Маркет» ґрунтувалося на урядовому рішенні про відміну оподаткування нової моделі телевізора та комплексі також субцілей: реструктуризації ВАТ «Концерн-Електрон»; модернізації обладнання і встановленні нових ліній складання; перегляді системи коопераційних зв'язків, удосконаленні конструкції виробів; проведенні активної маркетингової політики; здешевленні продукції за рахунок внутрішніх резервів тощо.

Визначення комплексу цілей і субцілей управлінського рішення у багатьох випадках дає змогу уточнити ситуацію та сформульовані первинні проблеми, розділити їх на підситуації і відповідно — сформулювати підпроблеми.

^Ґ5. Структурний аналіз об'єкта рішення (визначення його складових відповідно до цілей і субцілей рішення) для формулювання комплексу управлінських завдань окремим особам та структурним підрозділам організації.>Ме-тою структурного аналізу об'єкта рішення є виявлення найчутливіших елементів, вплив на які забезпечить реалізацію цілей рішення. Якщо продовжити аналіз наведеного прикладу, то такими елементами є економічна, управлінська та технологічна підсистеми організації.