5.3. Функція менеджменту «планування»

До параметрів середовища, що забезпечують ефективну діяльність індивідів, які спільно працюють в організації, належить усвідомлення кожним не лише цілей, завдань, а й методів їх здійснення — чітких і зрозумілих планів діяльності. Щоб індивідуальні та колективні зусилля були успішними, люди повинні знати, чого від них очікують. Отже, індивідуальна і спільна діяльність персоналу організації повинна плануватися. Це забезпечує реалізація функції «планування», яка є однією з основних у менеджменті. «Ми живемо у таку економічну, технологічну і соціальну еру, в якій планування поряд з іншими управлінськими функціями стало необхідним для забезпечення життєдіяльності підприємства. Зміни й економічне зростання створюють можливості, але вони супроводжуються і ризиком, особливо в епоху суперництва за ринки, ресурси і вплив. Завданням планування і є зведення до мінімуму ризику завдяки використанню наявних можливостей»¹ .

¹ Кунц Г., О'Доннел С. Управление: системний и ситуацион-ньій анализ управленческих функций. В 2-х т. — Т.1. — М.: Прогресе, 1981. — С. 148—149.

222

Функції, процес і механізм менеджменту

Сутність і значення функції менеджменту «планування»

Після визначення комплексу цілей діяльності організації постає потреба в упорядкованому плануванні — прийнятті рішень про те, що робити, як робити, хто і що повинен робити. Організація приступає до планування своєї діяльності.

Планування як функція менеджменту — конкретизація цілей у системі показників соціально-господарської діяльності організації та розроблення стратегії й тактики виробничої, управлінської діяльності, орієнтованої на досягнення цілей менеджменту і виконання розроблених планів.

Планування в менеджменті має такі завдання:

— свідома організація виробничо-господарської діяльності;

— спонукання працівників «заглядати в майбутнє», тобто прищеплення їм здатності погоджувати щоденні дії з перспективою розвитку організації;

— використання плану як критерію для контролю фактичних параметрів;

— організація щоденної особистої праці всіх працівників управління.

Система планів організації, окремих працівників і їх груп зумовлюється комплексом цілей організації і охоплює економічну, соціальну, організаційну і технічну підсистеми (рис. 5.8). Класифікувати плани можна за різними ознаками (табл. 5.2).

Таблиця 5.2 Класифікація планів організації

Класифікаційна ознака	Види планів
1	2
1. Підсистеми організації	1.1. Економічні 1.2. Соціальні 1.3. Організаційні 1.4. Техніко-технологічні
2. Предмет	2.1. Плани процесів 2.2. Плани використання ресурсів
3. Терміни	3.1. Довготермінові (стратегічні) (більше 3—5 років) 3.2. Середньотермінові (0,5—1 рік—3,5 років)

Функція менеджменту «планування»

223

Закінчення табл. 5.2

1			2
			3.3. Короткотермінові (до 0,5—1 рік) 3.4. Оперативні (день, декада, місяць, квартал)
4. Масштаби			4.1. Загальні плани 4.2. Плани галузей діяльності 4.3. Проекти (завдання) 4.4. Бізнес-плани
5. Види діяльності			5.1. Фінансові 5.2. Плани виробництва 5.3. Плани маркетингової діяльності 5.4. Плани управлінської діяльності
	Цілі |			К			Плани 1
		п і—її--------- \
	Стратегічні			\		Технічні
				\
				\
	Поточні			>		Організаційні
		1!		/
	Оперативні			/		Соціальні
	і_і І____11_			—і/
	Окремих працівників та їх груп			/		Економічні
				V
	Підприємства
	в цілому

Рис. 5.8. Схема формування планів організації та її працівників

Класифікація дає змогу упорядкувати процеси розроблення і взаємно пов'язати всі плани організації.

Отже, планування спрямоване на оптимальне використання можливостей організації, у тому числі на найефективніше використання всіх видів ресурсів і усунення помилкових дій, які можуть призвести до спаду ефективності діяльності організації. Планування як діяльність охоплює:

— деталізацію цілей у формі завдань, вирішення яких необхідне для досягнення загальних цілей;

224

Функції, процес і механізм менеджменту

— визначення засобів і способів вирішення завдань;

— забезпечення виконання завдань необхідними ресурсами — пошук їх джерел і способів оптимального розподілу в часі, між сферами (галузями) діяльності організації та між виконавцями.

Планування є виявом свідомої діяльності, оскільки спонтанні дії характеризуються передусім відсутністю плану.

Принципи управлінського планування

Реалізація функції «планування» повинна ґрунтуватися на принципах повноти, точності, економічності, гнучкості, безперервності, участі виконавців у розробленні планів.

Принцип повноти. Передбачає необхідність охоплення планом усіх параметрів чи дій у сфері (галузі) яких стосуватиметься майбутня діяльність. Якість планування визначають тим, наскільки точно і вичерпно сплановано окремі види діяльності.

Принцип точності. За комплесного планування ризик допустимих неточностей є високоймовірним. Неточності можуть бути настільки відчутними, що це суттєво впливатиме на достовірність результату. Необхідно також уникати ілюзорної точності. Принцип точності конкурує з принципом економічності.

Принцип економічності. Планування не може бути самоціллю. Якщо пов'язані з ним витрати становитимуть 100 тис. грн., а очікуваний результат — 1 млн. грн., то такі витрати невиправдані. Економічний аспект важливий передусім при одержанні інформації, необхідної для процесу планування.

Принцип гнучкості. Якщо плани виявилися нездійсненними, то їх необхідно переглянути. На користь гнучкості планування свідчить і кризове планування. На момент кризи бажано мати заздалегідь підготований план.

Принцип безперервності. Планування не повинно бути разовим. Перші етапи планування не завжди приносять бажаний ефект, однак на помилках та їх аналізі вчаться. Це свідчить, що чим послідовніше здійснюють планування, тим повніші й точніші плани.

Принцип участі виконавців у розробленні планів. Обґрунтованими плани можуть бути тільки за умови залучення до їх розроблення не тільки співробітників, які відповідають за планування, а й співробітників інших функціональних відділів менеджменту організації та майбутніх

Функція менеджменту «планування»

225

виконавців планів. План повинен спиратися на широку інформаційну базу, а ізольоване планування може спричинити негативну реакцію всіх, кого стосується.

Ці принципи є базовими, а дотримання їх — обов'язковим для досягнення ефекту планування. Базові принципи планування можуть доповнюватися специфічними, розробленими організацією відповідно до специфіки виробничо-господарських умов.

Економіко-організаційний зміст планування в менеджменті

Планування як функція менеджменту не зводиться лише до розроблення планів економічного або соціального розвитку, а є складним комплексом робіт та попередніх рішень для забезпечення ефективної поточної і майбутньої діяльності організації. Водночас воно є не просто сукупністю певних робіт або документів, у яких зафіксовані певні рішення, а й інструментом впливу на людей, тобто однією з організаційних складових процесу менеджменту. З огляду на функціональну спрямованість виокремлюють економічне й організаційне планування.

Економічне планування — розроблення планів господарської діяльності, виражених певним переліком економічних показників.

Номенклатуру економічних показників кожна організація встановлює для себе самостійно, орієнтуючись на цілі та потреби управління виробничо-господарською діяльністю. У процесі економічного планування застосовують такі методи: балансовий, техніко-економічних розрахунків, екстраполяції, нормативний, економіко-математич-ного моделювання та ін.

Наука менеджменту основну увагу приділяє організаційному плануванню, специфіка якого полягає у розробленні стратегічних і оперативних планів організаційної роботи працівників менеджменту.

Організаційне планування — комплекс планів праці менеджерів, інших управлінських працівників усіх рівнів і ланок, а також заходів, виконання яких забезпечує реалізацію економічних, виробничих, технічних, соціальних та інших планів діяльності організації.

В організаційному плануванні задіяні всі лінійні та функціональні менеджери організації — та їх підлеглі (рис. 5.9). Розробляють організаційні плани, використовуючи чинні регламенти: статут, положення про відокрем-

226

Функції, процес і механізм менеджменту

Менеджер

Планування робіт,

виконуваних особисто

менеджером

а "З

її

♦| План праці менеджера |

2 к 2

І

Підлеглий і-

Планування робіт

->| План праці підлеглого І

Рис. 5.9. Контур організаційного планування в середовищі менеджменту організації

лені виробничі підрозділи організації та відділи апарату менеджменту, посадові інструкції. На їх основі лінійні та функціональні менеджери визначають роботи, які вони протягом певного періоду часу виконуватимуть самостійно згідно зі своїм службовим становищем, і конкретизують підлеглим види робіт, які, згідно з посадовими інструкціями, підлягають виконанню останніми. Менеджер на власний розсуд може делегувати підлеглим роботи, які за посадовим статусом повинен виконувати сам. Крім того, працівники самостійно планують роботи, передбачені посадовою інструкцією, але не регламентовані або не делеговані безпосереднім керівником. Отже, план виконавця охоплює заплановані або делеговані безпосереднім керівником і самостійно визначені роботи.

Організаційне планування має власні прийоми та методи, які відрізняють його від економічного. До них належать: метод послідовного опису операцій, графіки виконання, метод мережевого планування й управління, метод робочого календаря.

1. Метод послідовного опису операцій. Полягає у складанні деталізованого плану послідовного виконання робіт, який може бути поданий у формі послідовного опису операцій, схеми або таблиці (рис. 5.10).

2. Графіки виконання. Передбачають, що, коли і ким має бути зроблене у межах певних строків (початок і закінчення роботи) ( табл. 5.З.).

Функція менеджменту «планування»

227

		Визначення основних цілей створення спільного підприємства (СП)
		Аналіз загальних техніко-економічних показників потенційного СП
		Пошук та вибір іноземного партнера
	Підготовка та підписання протоколу про наміри
Розроблення техніко-економічного обґрунтування та розрахунок показників ефективності діяльності майбутнього СП
	Підготовка проектів засновницьких документів
		Погодження пропозицій зі створення СП з місцевими органами влади
		Підписання засновницьких документів спільно із зарубіжним партнером
		Реєстрація спільного підприємства

Рис. 5.10. Приклад послідовного опису операцій у схематичному вигляді (план дій зі створення спільного підприємства)

Таблиця 5.3