1. Собрать Орг.Комитет.

Дорогой читатель, между нами очень много общего. Нам тоже надо больше всех. Кому больше всех надо, тому больше всех и достаётся.

Тебе лично придется работать больше всех. Ведь это ты решил провести проект. Тебе и отвечать за качество. Объём работ большой. И одному не справится. Тебе нужно собрать команду организаторов и выбрать «ядро» - тех, кто отвечает за приняие концептуальных решений и тех, кто будет отвечать каждый за свой блок.

Оргкомитет трех. Нас было трое людей, которые принимали решение. Мы знали друг друга по прошлым проектам, и мы уже были сработаны. Разумеется, мы слушали мнение всех, мудро разруливали ситуации. Но конечное слово было только за нами. Считаем это количество людей в оргкомтитет оптимальным. Двое не справятся. А больше людей сложнее скоординировать.

Считаем своим долгом предупредить, что многие ребята-организаторы на различных этапах подготовки будут отваливаться по разным причинам: по уважительным и не очень. Принимай такие ситуации смиренно и старайся на каждый случай перестараховывать.

Но оргкомитет должен быть железным и ни при каких условиях не отваливаться. Тщательно выбирай людей на эти должности.

Оргкомитетом пилотного проекта посылаем тебе лучи добра, света, терпения и удачи!

2. Формирование команды организаторов

ПОДГОТОВКА

Обзвонить друзей, соратников, на которых можно рассчитывать. У нас было порядка 12 человек организаторов по факту. Ниже список обязанностей и количества людей⁴

1. Еда (3)

2. Пословицы (1)

3. Анаграммы (1)

4. Приседания (1)

5. Канат (1)

6. Регистрация (1)

7. Звукорежиссёр (1)

8. Фотограф (3 человека)

9. Оператор (1)

10. Общение со СМИ (1)

11. Ведущий конкурсов (1, этот же человек отвечал за выдачу карт)

12. Юристы (1, временами к нему присоединялся товарищ)

На саму игру пришли те друзья, которые заранее не могли/не хотели участвовать в процессе. Их можно вовлекать в текущую работу – столы переставить, документы-подарки по пакетам разложить, раздавать еду и т.п.

Проведение

Желательно весь инструктаж каждому провести заранее. Подготовить инструкции см. приложение1_инструкция ведущим . У нас большинство организаторов о ходе игры узнали в день игры. Поэтому приходилось проводить инструктаж на месте. Это требует очень много энергии – разрывают на части, просят решать мелкие задачи «куда пакет поставить», «а что сказать этой прохожей женщине». Вопросы поступают одновременно из нескольких источников, всем надо дать корректные инструкции.

Поэтому лично я⁵ быстро отключилась от процесса – переутомление. Если вы будете выполнять эти координирующие функции – ни в коем случае не общайтесь с прохожими или внешними источниками. Вы будете очень загруженным и нервным. На общение с внешним источником назначьте кого-то менее загруженного и не уставшего от всего процесса подготовки.

Но зато у меня была команда орг.комитета, которые быстро сориентировались и перехватили инициативу и довели всё до конца. Исходя из этого, мы пришли к выводу, что организаторов надо делить два этапа: те, кто отвечает за старт и отдельно, кто отвечает за финиш.

Как мы будем делать в следующий раз.

СТАРТ: требует 70-85% энергии на подготовку: отвечает Оргкомитет

ФИНИШ: инициаторы процесса ЮРИСТЫ. В принципе финиш организовать просто: расставить столы, включить ноутбуки. Самое сложное – после старта держать эту задачу в голове и вовремя подготовиться. Кроме того, пока юристы подсчитывают баллы (а на это уйдёт немало времени), нужно грамотно организовать досуг уже отчитавшихся участников. В этот момент можно их покормить, организовать конкурсы, танцы, забавы и пр.

ИТОГИ

Не забудьте поблагодарить всех. Устроить раздачу оставшихся призов организаторам. У нас первыми выбирали подарок те, кто больше всего вкладывался. По-хорошему, собрать какое-либо чаепитие и обменяться эмоциями, впечатлениями, пообниматься =)) Это очень важно!