9. Формуляр управленческого документа. Бланки документов. Виды бланков

Документ (Д.) состоит из обяз. составляющих элементов – реквизитов (Р.). Постоянные Р., характерные для нескольких видов Д. включают постоянную для данной организации инфу (наименование организации) . Переменные – присущи отдельным Д., вносятся по мере его составления (почтовый адрес). Совокупность пост. и перем. Р., расположенных опред. образом, образуют формуляр документа. Формуляры делятся на типовые (для создания опред. вида Д.) и индивидуальные. Оформление - в соотв. с рекомендациями ГОСТ 6.30-2003.

Бланк Д. готовится на основе формуляра-образца и предст. собой стандартный лист бумаги (А4 или А5), на котором нанесена постоянная инфа и отведено место для переменной.

Виды бланков: 1) общие бланки организации, исп. для всех ОРД кроме писем. Обязат. реквизиты: наимен. организации, герб-эмблема, номер док-та, дата, наименование вида док-та;

2) бланк письма, обяз. содерж-т: наимен. орг-ии, справочн. данные, код предприятия, код док-та по ОКУ, ИНН;

3) бланк конкретного вида документа, отлич-ся от общего бланка тем, что нанесено наимен-е док-та. Такой бланк выпуск-ся в том случ., если бланк исп-ся более 200 раз в год.

По расположению реквизитов, бланки делятся на: 1,2) с угловым центрированным/флаговым расположением реквизитов (внутр. Д.); 3)продольным расположение реквизитов (для писем). Сущ-т вариант бланка, с справочными данными на нижнем поле док-та.

Бланки изготавливаются на белой (светлой) бумаге дост. плотности. М.б. типографскими или средствами ЭВМ при создании конкр. Д.

Гербовые бланки (с гербом РФ или субъектов) - только типографским способом, по лицензии, строго учитываются и нумеруются в журнале.█

10. Формуляр-образец. Основные треб. К построению (форматы, поля, координационная сетка, зоны, части)

Документ (Д.) состоит из обяз. составляющих элементов – реквизитов (Р.). Совокупность пост. и перем. Р., располож. опред. образом, образуют формуляр документа. Формуляры делятся на типовые (для создания опред. вида Д.) и индивидуальные. Оформление - в соотв. с рекомендациями ГОСТ 6.30-2003.

Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей. Формат бумаги - А4, А5, реже А3, А6. Конструкционная сетка - пересечение вертик. и гориз. линий, расстояние м/у вертик. - 2,6 мм, м/у гориз. - 4,25 мм. Наносится в зоне, ограниченной полями. Состоит из 3 зон – см. рисунок.

Все поле формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ 6.30-2003 условно м.б. разделено на три части: служебное поле документа (поля документа и место закрепления в средствах хранения), поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов (примерно заголовочная часть) и рабочее поле документа. Кроме того, м.б. нанесены ограничительные отметки – крестики, уголки.█

11. Реквизиты заголовочной части формуляра-образца*

Формуляр-образец - модель построения формы документа.

Три части: 1) заголовочная (реквизиты, располож. до текста); 2) основная (реквизиты "Текст" и приложения); 3) оформляющая часть (реквизиты, расположенные ниже тек-ста).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. Реквизиты м.б. расположены центрированным и флаговым спосбом.

Реквизиты на бланке (см. рисунок на обороте)

01. Изображ. гос. герба РФ, в соотв. с ФЗ "О Гос. гербе РФ"

02. Герб субъекта РФ в в соотв. с правов. актами субъектов.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслужива-ния) в соотв. с уставом (положением об организации).

04. Код организации по ОКПО, 8 знаков арабскими цифрами.

05. Код ОГРН юр. лица в соотв. с документами из налоговой.

06. ИНН/КПП юр. лица в соотв. с документами из налоговой.

07. Код формы документа ОКУД, 7 цифр и контр. число

08. Наименование организации, явл. автором документа, должно соотв. наименованию в её учредительных документах. Над ним указывают сокращ., а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Автором документа м.б. должн. лицо, представл. организацию.

09. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (факс, телекс, счета, e-mail и др.).

10. Наименование вида документа, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ, или ДД мммм ГГГГ, или ГГГГ.ММ.ДД.

12. Регистрац. номер документа. Если документ делали две и более организации, что через /. Часто используют индексы.

13. Ссылка на рег. номер и дату документа включает рег. номер и дату документа, на который дается ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

11.*

15. Адресат (организация, их структ. подразд., долж. или физ. лица) в именительном падеже. Должность лица – в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.

Документ не должен содержать более 4-ех адресатов. Если больше - составляют список рассылки документа. В состав реквизита "адресат" может включаться почтовый адрес.

16. Гриф утверждения документа. При утверждении документа неск. долж. лицами их подписи - на одном уровне.

17. Резолюция: ФИО исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту - краткое изложение содерж. док-та, отвечает на вопросы "О чем (о ком)?", "Для чего (кого)?"

19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Если он не указан, то один месяц или как указано в документе.

█