5. Функции документа*

Документ (Д,) – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой. Функция (Ф.) документа – его целевое назначение, присущ. ему независимо от желания автора.

Информационная Ф. – фиксация инфы с целью сохранения и передачи; кумулятивная подФ. – накопление и преобразов. инфы, показатели: достоверность Д., его полнота, целостность, полезность и новизна.

Социальная Ф. – фиксирование, сохранение и передача социальной инфы, т.е. социально значим любой Д., в т.ч. и сфальсифицированный, т.к. кому-то и зачем-то было нужно.

Коммуникативная Ф. – передача инфы в пространстве и времени. Выделяют две категории документов: Д., перемещ. в определенном направлении: сверху-вниз (приказы, указы, постановления), снизу-вверх (заявления, жалобы), и Д., перемещ. в любом направлении (деловая и личн. переписка).

Культурная Ф. – Д. - ср-во закрепления и передачи культурных традиций: научные, технич., книги, произв. искуст.

Управленческая Ф. – присуща Д., участвующим в процессе управления предприятием. ПодФ.: стабилизация и совершенст. гос. системы в целом; обеспеч. нормального функционирован. каждого чела в обществе в его социальной. роли.

Выделяют три группы Д.: 1) орг.-правовые. (устав, расписание); 2) орг.-распорядит. (приказ, указ); 3) орг.-вспомог. (справка).

Правовая Ф. – фиксирование, закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе. Две категории Д.: 1) Д., изнач. облад. правовой функцией. Они содержат правовые нормы, и влекут за собой юр. ответственность (законы, указы, все личн. док-ты: паспорт, права и др.); 2) Д., приобретающий правовую функцию на время (опись имущества на время судебного процесса);

Ф. учета – связана с соц. Ф., дает колич. хар-ку инфы: регистрация в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хоз., демографической и др. видами социальной деятельности.

Это были основные функции Д., специальные – на обороте!

5. *

Специальные функции документа:

Мемориальная Ф. – документ как исторический источник, такие документы изучает историческая наука.

Ф. защиты информации – правильно составленный и оформленный документ способствует ЗИ в нем.

Когнитивная Ф. – (Познавательная Ф.) – способность Д. служить средством получения и передачи инфы для изучения процессов в природе и обществе. Это учебники, хрестоматии, монографии и проч.

Гедоническая Ф. (Развлекательная Ф.) – способность Д. служить средством отдыха, развития, рационального использования служебного времени. Это книги, открытки, журналы.

Ф. Подтверждения авторского права – патенты, свидетельства о регистрации и проч.

Все функции, выполняемые Д. делятся на постоянно-действующие (информативная, культурная, социальная) и оперативного характера (документы, чьи функции меняются).█

6. Свойства документа

Документ (Д,) – матер. объект с сознат. закрепленной на нем инфой. Свойства Д. – его отличительные качества.

Атрибутивность - наличие неотъемлемых слагаемых (частей): информация и материальный носитель. Информация определяет содержание Д., носитель – его форму.

Функциональность: Д. – это полифункциональный объект, предназначенный для передачи и накапливания информации. Основные функции: информационная, социальная, коммуник., культурная, управленческая, правовая, учет. Спец. функции: мемориальная, ЗИ, когнитивная, гедоническая, подтверждения авторского права.

Структурность: Д. состоит из неотъемлемых отдел. частей – реквизитов, располож. в опред. и установленном порядке.

Признаки Д.: 1) Наличие содержания; 2) Наличие формы, (определяется формуляром/образцом, согласно ГОСТам); 3)Авторство; 4) Наименование (обознач. Д. на естественном языке); 5) Датирование; 6) Наличие юр. силы (её придают соблюдение правил оформления, наличие даты и подписей сторон/автора, печать, бланк); 7) Завершенность сообщения;

8) Оригинальность Д. Оригинал - Д., выполн. на любом носителе, предназначенном для изготовл. подлинника. Черновик – Д., отображ. работу автора над документом. Беловик – Д., переписанный с черновика без помарок. Еще есть редакции Д. и варианты Д.

9) Подлинность Д. Подлинник – первый/единичный экзем. офиц. Д. Сведения об авторе, времени и месте его создания м.б. выявлены из его текста либо другим путем. Подлинник содержит подлинные подписи. Подложный Д. возникает в результате фальсификации самого Д., либо инфы в нем.

10) Копийность Д. Копия – Д., полностью воспроизводящий инфу другого Д., все его признаки и не имеющий юр. силы. Для её придания необходимо заверить копию. Дубликат – повторный экземпляр Д., имеющего юр. силу. Выписка из Д. – копия Д., воспроизводящая его часть и заверенная в установленном ГОСТе порядке.█