26.Требования к формированию дел. Установление сроков хранения дел.

Требования к формированию дел:

- В дела группируются документы одного календарного года, за исключением личных дел, судебных дел и документов выборных организаций и документов учебных заведений.

- Документы временного и постоянного хранения кладут в различные папки.

- В дело подшивается 1 экземпляр.

- Не включаются: подлежащие возврату, черновики.

- При переписке подшивается запрос и ответ

- Нельзя отдельно подшивать документ и приложение

- Переписка подшивается в алфавитном порядке (по 1 букве фамилии автора)

На обложку: 1)Название организации 2)Название структурного подразделения 3)Количество листов в деле 4)Срок хранения дела.

Сроки хранения: установление проводится на основе специально установленных перечней. Сроки хранения уменьшать нельзя, только увеличивать. 1-3 категории сдают на хранение в гос. архив, а 4 категории не сдают. ДМН - «до минования надобности», ДЗН - «до замены новыми», «постоянно», «хранить до передачи в архив, если не берут уничтожается до минования надобности».

Оперативное хранение документов:

Хранятся в службах документационного обеспечения управления (ДОУ). Делится на: 1) хранятся в процессе исполнения 2) исполненные документы. В процессе исполнения документы хранятся в специальных папках. Исполненные документы хранятся: в папках типа скоросшиватель (ненадолго), в папках со шнурками (надолго, в прямом хронологическом порядке).█

27.Информац.-поисковые системы (ипс). Классификац. Информационно-поисковые языки (ипя).

Цель системы – эффективное использование док-ов специалистами по принятию решения. Основа ИПС – регистрация (фиксирование факта создания или поступления док-та в орг-ции путём проставления на нём даты и регист-ного индекса, которые вносятся в регист-ную форму). Правила регистрации: док-ты регистрируются только 1 раз.

Состав нормативно закреплённых показателей для ввода в ИПС: 1)автор 2)наименование вида док-та 3)дата 4)индекс док-та 5)дата поступления 6)заголовок док-та 7)резолюция 8) срок исполнения.

Технологии поиска: 1)Поиск док-та по его характеристикам 2)Поиск по поисковому образу док-та 3)Полнотексотвый поиск 4)По гипертекстовым ссылкам.

Эффективность поиска определяется полнотой и точностью. Полнота – это отношения числа выданных на запрос документов к числу всех имеющих имеющихся в поисковом массиве документов. Точность – отношение числа выданных документов к общему числу выданных документов.

Классификационные языки - это языки, где словарный запас задается фиксированным списком слов и словосочетаний. Новых слов вводить нельзя. Делится на группы:

1)ИПЯ иерархического типа. Это перечислительная классификация, в которой все классы заранее определены и включает определенные подклассы. Пример: классификация документов в стабильно действующей организации.

2)ИПЯ фасетного типа. Каждый класс в таком языке строится по определенным правила из заранее заданных классов – фасетов. Эти фасеты могут соединятся по различным правилам. Пример: универсальная десятичная классификация. УДК 651.4/.9(075.8)

3)Алфавитно-предметная классификация. Система классов, каждый класс соответствует определенной теме, и располагаются класс в алфавитном порядке. Цель – узко предметный поиск. По такому принципу строятся предметные указатели.█