20 Архивные каталоги: основные виды и этапы работы по их составлению.

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппи¬рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот¬ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика¬ции документной информации.

В отличие от архивной описи каталог:

• во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин¬ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис¬темы хранения документов, а отражает классификацию докумен¬тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля-ется на документы одного архивного фонда или его части;

• во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части до¬кумента, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;. Процесс подготовки, составления и ведения архивных ка¬талогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

1. определение вида каталога;

2. разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

3. выявление и отбор документной информации для каталогизации;

4. описание документной информации на каталожных карточках;

5. индексирование каталожных карточек; При определении состава каталогов конкретного государствен¬ного архива учитываются:

• ранг и профиль архива;

• структура, со¬став и содержание фондов архива;

• степень разработанности фон¬дов;.

• интенсивность и задачи использования документов;. В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов:

• логической структуры

• алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.. 5.Индексирование каталожных карточек

После отбора и описания документной информации на ката¬ложных карточках можно приступать к их индексированию.

Индексирование - это процесс выбора или составления индек¬сов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Индекс - это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваива¬ются соответствующим классификационным делениям схемы клас¬сификации документной информации и проставляются на ката¬ложных карточках.

Назначение индекса - передать содержание информации, ко¬торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас¬сификационной. Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:

• на нумерационные;

• серийные;

• десятичные..

21 Менеджмент в архивоведении, особенности архивного управления.

Управление в целом - это общее свойство, присущее техни¬ко-технологическим, биологическим и социальным системам:

1) для сохранения или поддержания существующих парамет¬ров системы;изменения каких-либо параметров на величину (+);

3)изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. све¬дения существующих параметров к 0.Виды управления определяются предполагаемым или реаль¬ным объектом управления, при этом существуют:

•технико-технологические системы управления (неживые);

•автоматизированные системы управления технологическими процессами;

•биологические системы (живые);социальные системы,

Менеджмент - это совокупность современных концептуаль¬ных моделей и специфических технологий, нацеленных на посто¬янное изменение и развитие предприятий и организаций в дина¬мично меняющейся среде хозяйствования.. Основными функциями управления на сегодняшний день яв¬ляются:

1)организация - предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решенийпрогнозирование - система и процесс определения веро¬ятностей событинаучно-техническое; экономическое;

экологическое;политическое;

3)планирование - система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;координация - взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам;

5)работа с персоналом - изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работни ков и др.;

6)маркетинг - вид человеческой деятельности, связанный с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворе¬нию этого спроса;.

22 МАРКЕТИНГ В АРХИВОВЕДЕНИИ. ИНФОРМАЦИОННЫЙ МАРКЕТИНГ.

Маркетинг архивной информации - деятельность, направлен¬ная на изучение рынка информации и определение спроса на рет¬роспективную информацию, содержащуюся в архивных доку¬ментах, а также на услуги архивистов.

В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техни¬ческое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств.

В связи с этим архивы имеют право осуществлять деятельность по привлечению внебюджетных средств, оказывать платные услуги юридическим и физическим лицам, разрабатывать рас¬ценки на эти услуги, применять договорные цены. Дополни¬тельно к устоявшейся системе хозрасчетных работ по обеспе¬чению сохранности, упорядочению, использованию документов юридических и физических лиц архивы получили право прово¬дить маркетинговые исследования и продавать информацион¬ные услуги по свободным ценам.

Маркетинг архивной информации включает:

• изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использо¬вания тех или иных документов;

• прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциаль¬ных потребителей тех или иных архивных услуг.

• разработка перечня платных услуг;

• расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей; Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой це¬не, определение места и времени продажи информации.Оптимальным вариантом является взаимная заинтересован¬ность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архив¬ных услуг не как разового, а постоянного явления.. Ограничения касаются лишь работ, являющихся бесплатными. К данным видам работ относятся:

• выполнение ряда социально-правовых запросов граждан, касающихся прежде всего их пенсионного обеспечения, установления трудового стажа, выявления оснований для различных льгот;

• обслуживание читателей читального зала архива в общем по¬рядке;

• предоставление организациям-фондообразователям их доку¬ментов во временное пользование для служебных целей;