13 Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах.

Проверка наличия и состояния дел - установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.В ходе проверки осуществляется:

•установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; •выявление и устранение недостатков в учете документов; •выявление документов, требующих реставрации, кон¬сервации, профилактической и технической обработки;

Кроме того, в архивах проводятся единовременные провер¬ки наличия и состояния документов:

•если производились переме¬щения дел в другое помещение;

•после чрезвычайных происшествий;

•при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив;

При проверке необходимо:

•соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках;

•подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

•изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;

•изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;

•составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в карто¬теку необнаруженных дел;. Во время проверки:

• производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);

• устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел,, • дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;

• составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по оконча¬нии проверки вносятся в дело фонда;

• на основании листов проверки составляется акт проверки на¬личия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;. После проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;. Для проведения эффективного розыска необходимо:

• изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;

• организовать розыск не обнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;

• провести целевые проверки документов отдельных фондов,

14 . Описание дел: виды заголовков и особенности их составления.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про¬изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз¬водственного года.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики докумен¬тов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

• название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

• название структурной части (функции, отрасли);

• индекс дела по номенклатуре;

• заголовок дела;

• аннотация;

• крайние даты документов дела;

• количество листов;. Название учреждения является в то же время и названием фон¬да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом¬ства, в систему которого оно входит.

Название структурной части помогает быстро и правильно про¬вести классификацию дел внутри архивного фонда.. Индекс дела по номенклатуре представляет собой условное (цифровое, буквенное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которо Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.му относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении... Простой заголовок складывается из расположенных в опреде¬ленной последовательности следующих элементов:

• название вида или разновидности документов,

• автор,

• корреспондент,

• предмет (вопрос), Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до¬кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.. Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве.