17 Назначение архивных описей. Организация и методика составления описей.

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе¬матизации внутри фонда и учета дел.

Функции описи:

• информационная (раскрывает состав и содержание документов);

• учетная (обеспечивает учет дел);

• классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Архивная опись состоит из двух частей:

1. собственно опись, т. е. перечень дел (описательных статей)

2. справочный аппарат к опи¬си.. Отдельная самостоятель¬ная опись может быть составлена:

• на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

• дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

• дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из следующих элементов:

• порядкового номера;

• делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);

• заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;

• крайних дат документов в деле (число, месяц, год);

• количества листов в деле;. 2. Составление справочного аппарата к описи

Справочный аппарат к описи выполняет две функции:

• во-пер¬вых, ускоряет поиск сведений по собственно описи

• во-вто¬рых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

• титульный лист;

• оглавление;

• предисловие;

• список сокращений;

• указатели.. К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронуме¬ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписы¬вается составителем описи, например:

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24.

19 Назначение и виды обзоров. Методика описания документов в обзорах.

Обзор архивных документов - тип архивного справочника включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Различают два вида обзоров:

• обзо¬ры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций)

• тема¬тические обзоры документов.

Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании докумен¬тов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов - вид обзора документов, вклю¬чающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по опреде¬ленной теме с источниковедческим анализом этих документов.

Обзоры имеют две основные части:

1) характеристика документов (собственно обзор), включаю¬щая сведения о составе и содержании документов (аннотации), их источниковедческий анализ и поисковые данные;

2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглав¬ления, предисловия, списка сокращений, указателя (ей).

1. Характеристика документов в обзоре

В характеристике документов (собственно обзоре) излагаются сведения о документах.

Схемами построения обзоров архивного фонда яв¬ляются:

1)структурная;номинальная.отраслевая (функциональная);тематическая;

5)хронологическая;Схемами построения тематических обзоров документов яв¬ляются:отраслевая (функциональная);тематическая;хронологическая.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных час¬тей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимости и производственной соподчиненности.. Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фон¬дов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда струк¬турные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.. Справочный аппарат обзора состоит:•из титульного листа;оглавления;предисловия оглавления

•указателей. На титульном листе обзора архивного фонда после названия архи¬ва указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, край¬ние даты документов, год издания или год составления обзора.. В оглавлении (содержании) разделов обзора и справочного ап¬парата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, ука¬затели,