15 Система научно – справочного аппарата к архивным документам

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных доку¬ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффектив¬ного использования.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной ин¬формацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.. Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документ¬ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор¬мационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документ¬ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.. Основными принципами построения системы НСА являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку¬ментную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различ¬ных видов справочников;

3) преемственность НСА ведомственных, государственных и му¬ниципальных архивов.. Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя¬ется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонталь¬ный уровень системы основан на функциональном разли¬чии справочников. По функциям справочники системы НСА под¬разделяются:

• на справочники по учету;

• справочники по раскрытию содержания документов (инфор¬мационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерар¬хии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

• АФ РФ в целом;

• сети архивов;

• архиву;

• фонду;

16 . Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Видами пу¬теводителя являются:

• путеводитель по архивам;

• путеводитель по фондам архива(ов);

• краткий справочник по фондам архива(

Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фон¬дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи¬вов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован¬ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со¬ставом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются назва¬ния фондов и краткие сведения о них. Любой путеводитель состоит из двух частей:

• характеристик фондов (документов)

• справочного аппарата

1.Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фон¬да - это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографи¬ческие сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде.. Элементами характеристик фонда являются:

• название фонда;

• справочные данные о фонде;

• историческая справка;

• анно¬тация;

• библиографический список литературы о фонде.

Название фонда - обязательный элемент характеристи¬ки, который может дать указание:

1)на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

2) название фондообразователя.. Историческая справка помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекс уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию.

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с ан¬нотацией и предельная краткость. В историческую справку вклю¬чаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации,. Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, про¬фессия, род служебной и общественной деятельности.. Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются:

• титульный лист;

• оглавление (содержание);

• предисло¬вие;

• список сокращений;

• указатели.