5.7. Учет продуктов питания

Продукты питания расходуются в организациях здравоохранения, в детских дошкольных организациях (детских садах, яслях), в интернатных и других организациях.

Порядок учета продуктов питания регулируется Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов, а также указаниями соответствующих министерств или других органов государственного управления. Кроме того, продолжает действовать Инструкция по учету продуктов питания, утвержденная Приказом Министерства здравоохранения СССР от 05.05.1983 N 530 (далее - Инструкция N 530), в части, не противоречащей нормативным документам Республики Беларусь.

Документальное оформление поступления продуктов питания

Документальное оформление поступления продуктов питания на склад организации в основном аналогично документальному оформлению поступления других материальных запасов (см. § 5.3).

Следует обратить внимание лишь на приемку продуктов по качеству. В Инструкции N 530 определено, что предварительная, по внешним признакам, проверка качества продуктов питания производится при приемке на склад заведующим складом. В случае сомнения в доброкачественности продуктов их приемка производится с обязательным участием диетврача (диетсестры) или дежурного врача, представителя поставщика (если вызов его предусмотрен договором).

При невозможности определения доброкачественности продуктов на месте определенное их количество направляется в санитарно-эпидемиологическую лабораторию. Отобранные образцы (пробы) должны быть опечатаны либо опломбированы и снабжены этикетками, подписанными лицами, участвующими в отборе. Результаты проверки качества образцов распространяются на всю партию товара, из которой они отобраны.

При установлении недоброкачественности какого-либо продукта при приемке составляется акт об установленном расхождении качества при приемке продуктов питания. В нем указывается: время и место составления акта, наименование организации, фамилии и должности лиц, принимавших участие в отборе проб недоброкачественных продуктов питания, наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, по которому поступили недоброкачественные продукты, другие данные, необходимые для более подробной характеристики проб, заключение о характере порчи продуктов питания. Акт подписывается представителями покупателя, производящими приемку, и представителем поставщика.

Недоброкачественные продукты питания принимает на ответственное хранение заведующий складом, что подтверждается его подписью в акте. В учете такие продукты отражаются на забалансовом счете 02 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение". В дальнейшем они возвращаются поставщику вместе с соответствующим заключением врача или санитарно-эпидемиологической лаборатории.

Документальное оформление отпуска продуктов

питания со склада

Отпуск продуктов питания со склада в пищеблок производится ежедневно. Количество продуктов по наименованиям, которое необходимо получить со склада организации, определяется исходя из наличия больных, детей и т.д., состоящих на питании, за предыдущий день и утвержденных норм питания.

В организациях здравоохранения предусмотрены два варианта документального оформления отпуска продуктов питания со склада в пищеблок. При первом варианте составляются два документа: меню-раскладка ф. 44-МЗ и требование на выдачу продуктов питания со склада (кладовой) ф. 45-МЗ.

В меню-раскладке по каждому блюду проставляется количество порций, а по отдельным наименованиям продуктов питания показывается дробью: в числителе количество продуктов для приготовления одной порции каждого блюда и в знаменателе количество продуктов, необходимое для приготовления всех порций данного блюда. На основании итоговых данных меню-раскладки выписывается требование на выдачу продуктов питания со склада (кладовой), по которому повар получает продукты в пищеблок.

При втором варианте составляется один документ - меню-требование на выдачу продуктов питания ф. 12-МЗ, в котором совмещаются показатели меню-раскладки и требования на отпуск продуктов питания со склада. Этот вариант рекомендуется применять при незначительном количестве диетстолов. Форма 12-МЗ утверждена Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 29.06.2004 N 27 вместо формы меню-требования, содержащейся в Инструкции N 530. Меню-требование на выдачу продуктов питания выписывается диетсестрой пищеблока в двух экземплярах на основании сводных сведений о наличии больных, состоящих на питании, и утвержденных норм питания. Определено, что диетсестра в числителе проставляет количество отдельных наименований продуктов для приготовления одной порции каждого блюда, а работник бухгалтерии определяет количество продуктов, необходимых для приготовления всех порций данного блюда, и отражает его в знаменателе, а также определяет общее количество каждого наименования продуктов по меню-требованию для получения со склада в пищеблок. Первый экземпляр меню-требования с распиской шеф-повара (повара) в получении продуктов остается у кладовщика, второй - у шеф-повара (повара).

Приготовление пищи для сотрудников за плату должно производиться отдельно от приготовления пищи для больных, а получение продуктов питания в пищеблок для этих целей должно оформляться отдельными документами.

В случае изменения количества больных, состоящих на питании, по сравнению с данными предыдущего дня, указанными в меню-требовании (меню-раскладке), свыше трех человек составляется расчет изменения потребности в продуктах питания. При увеличении потребности в продуктах питания выписывается и передается на склад накладная (требование) ф. 434, а при уменьшении потребности - излишки продуктов питания сдаются на склад и оформляются той же накладной (требованием) с указанием на ней "Возврат". Для контроля полноты оприходования возвращенных продуктов питания бухгалтерия регистрирует документы на возврат.

В других организациях (кроме организаций здравоохранения) выдача продуктов питания со склада оформляется меню-требованием ф. 298 и ф. 299. Меню-требование выписывается ежедневно на основании установленных норм питания и данных о количестве питающихся. При изменении количества питающихся производится дополнительная выписка или возврат продуктов питания в порядке, установленном соответствующими министерствами или другими органами государственного управления.

Учет продуктов питания на складе и в пищеблоке

На основании первичных приходных и расходных документов заведующий складом ведет количественный учет по наименованиям, номенклатурным номерам, сортам продуктов питания в книге складского учета материальных ценностей ф. М-17 или на карточках такого же названия ф. М-17А. После этого все документы в установленные сроки заведующий складом сдает в бухгалтерию организации.

Бухгалтерия должна систематически проверять своевременность, полноту и правильность ведения складского учета, производить сверку данных складского и бухгалтерского учета.

За продукты питания, находящиеся в пищеблоке, полную материальную ответственность несет заведующий производством или шеф-повар, а при их отсутствии в штате - повар.

В организациях здравоохранения закладка продуктов питания в котел производится в присутствии диетсестры. Перед закладкой в котел продукты питания взвешиваются. Периодически внезапно закладка продуктов в котел контролируется администрацией совместно с представителями общественных организаций. Масса порций готовых блюд должна соответствовать нормам выхода готовой продукции. Не менее трех раз в месяц проверяется масса порций готовых блюд и одновременно производится органолептическая проба пищевых продуктов. О результатах проверки составляется акт.

Выдача отделениям рационов питания производится по ведомости на отпуск отделениям рационов питания для больных ф. 23-МЗ. Ведомость заполняется диетсестрой в одном экземпляре. При выдаче завтраков, обедов и ужинов работники отделений расписываются в их получении. Ведомость подписывается диетсестрой и шеф-поваром.

Не реже одного раза в месяц внезапно администрацией совместно с представителями общественных организаций и диетсестрой проверяются масса и количество готовых блюд в отделениях.

Учет продуктов питания в бухгалтерии

Первичные приходные и расходные документы, поступающие в бухгалтерию, группируются в накопительных ведомостях в количественном и стоимостном выражении.

На основании приходных документов ведется накопительная ведомость по приходу продуктов питания ф. 300. Ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно. В ней за каждый день в верхней части отражается стоимость продуктов в разрезе наименований поставщиков, а ниже - поступление каждого наименования продуктов питания с указанием количества и суммы. Отдельные строки в ведомости предусмотрены для отражения поступления тары и суммы торговой скидки. По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги. Накопительные ведомости ф. 300 регистрируются в своде накопительных ведомостей по приходу продуктов питания ф. 398, совмещенном с мемориальным ордером 11.

Продукты питания в организациях, в сметах которых предусмотрены ассигнования по категории "Текущие расходы", статье "Закупки товаров и оплата услуг", подстатье "Приобретение предметов снабжения и расходных материалов", элементу "Продукты питания" (код 1.10.03.04), учитываются на субсчете 061.

Учет продуктов питания ведется по фактическим ценам приобретения без вычета предоставляемой торговой скидки. Торговая скидка при оприходовании продуктов питания относится на уменьшение фактических расходов. В стоимость продуктов питания не включается тара, не подлежащая возврату. Стоимость такой тары (упаковки) при оприходовании продуктов питания относится на фактические расходы организации по категории "Текущие расходы", статье "Закупки товаров и оплата услуг", подстатье "Приобретение предметов снабжения и расходных материалов", элементу "Прочие расходные материалы и предметы снабжения" (код 1.10.03.05). Оплата транспортных услуг по доставке продуктов питания также относится на фактические расходы организации по подстатье "Оплата транспортных услуг" (код 1.10.05.00).

Расчеты за продукты питания производятся, как правило, путем плановых платежей. Приобретение продуктов питания за наличный расчет не допускается.

При поступлении продуктов питания на основании первичных приходных документов составляется запись:

Д-т субсч. 061 "Продукты питания" - на стоимость продуктов питания по ценам приобретения без вычета предоставляемой торговой скидки,

Д-т субсч. 066 "Тара" - на стоимость возвратной тары,

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету" - на стоимость упаковки, которая не подлежит дальнейшему использованию, на сумму транспортных расходов по доставке продуктов на склад организации,

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету" (сторно) - на сумму торговой скидки, предоставляемой мелкооптовыми базами и магазинами

К-т субсч. 179 "Расчеты в порядке плановых платежей" - на общую сумму, причитающуюся поставщику.

Оприходование излишков продуктов питания, выявленных при инвентаризации, которая проводится в организациях здравоохранения не менее одного раза в квартал, отражается записью:

Д-т субсч. 061 "Продукты питания"

К-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирование из бюджета", 237 "Прочие источники".

На основании расходных документов (меню-требований и др.) в бухгалтерии по каждому материально ответственному лицу ведется накопительная ведомость по расходу продуктов питания ф. 399. В ней ежедневно отражается количество питающихся и израсходованных продуктов питания по каждому наименованию. Данные ведомости о количестве питающихся должны соответствовать сведениям о наличии больных, детей и т.д. По окончании месяца в ведомости подсчитывается количество израсходованных продуктов каждого наименования, определяется стоимость израсходованных продуктов каждого наименования и в целом по ведомости исходя из средних фактических цен приобретения каждого наименования.

Итоги накопительных ведомостей ф. 399 переносятся в свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания ф. 411, совмещенный с мемориальным ордером 12. В этом регистре отражаются данные и по другим документам на расход (списание) продуктов питания: актам на недостачу продуктов питания, возврат на базу и т.п.

На стоимость продуктов, израсходованных на питание больных, детей и т.д., делается запись:

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету"

К-т субсч. 061 "Продукты питания".

На стоимость продуктов, израсходованных на питание сотрудников за плату, делается запись:

Д-т субсч. 172 "Расчеты по специальным видам платежей"

К-т субсч. 061 "Продукты питания".

Недостачи продуктов питания, выявленные при инвентаризации, в пределах норм естественной убыли, а также принятые за счет организации, списываются на увеличение расходов:

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету"

К-т субсч. 061 "Продукты питания".

Недостачи и потери продуктов питания, отнесенные на виновных лиц, списываются в дебет субсчета 170 "Расчеты по недостачам" (см. § 3.2.5).

Аналитический учет продуктов питания в бухгалтерии ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в оборотной ведомости по материальным запасам ф. М-44. Записи в оборотные ведомости производятся на основании данных накопительных ведомостей ф. 300, 399 и документов по приходу и расходу продуктов питания. Ежемесячно в оборотных ведомостях подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало следующего месяца, которые сверяются с данными складского учета и с записями в книге "Журнал-Главная" по субсчету 061 "Продукты питания".

В лечебно-профилактических организациях, подведомственных Комитету по здравоохранению Минского городского исполнительного комитета, субсчет 061 не используется, а ведется лишь учет расчетов за оказанные услуги по питанию больных в соответствии с заключенными договорами с торгово-производственным коммунальным унитарным предприятием "Комбинат питания "Витамин". Пищеблоки этих организаций по решению Мингорисполкома переданы в ведение комбината.

Расчеты с комбинатом осуществляются в порядке плановых платежей.

Ежедекадно комбинат выписывает счет-фактуру на отпуск рационов питания и представляет его в лечебно-профилактическую организацию. В бухгалтерию лечебно-профилактических организаций комбинат передает также меню-раскладки, ведомости на отпуск отделениям рационов питания.

Работники бухгалтерии лечебно-профилактических организаций обязаны сплошным методом проверить достоверность суммы, указанной в счете-фактуре. На сумму счета-фактуры составляется запись:

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету"

К-т субсч. 179 "Расчеты в порядке плановых платежей".

Учет расчетов с комбинатом за отпущенное им питание для больных ведется в накопительной ведомости по расчетам в порядке плановых платежей ф. 408 (мемориальный ордер 7).