5.4. Документальное оформление и учет отпуска материалов

со склада и их расхода

Со склада материалы отпускаются подразделениям организации или отдельным организациям. Так, со складов вузов материалы выдаются в лаборатории, кабинеты, отделы, на кафедры. В районных отделах образования (РОО) материалы для нужд всех организаций образования данного района поступают на центральный склад, организованный при РОО. С этого склада материальные ценности выдаются отдельным организациям (школам, детским садам и др.).

Ненужные материалы могут быть реализованы на сторону.

Отпуск материалов со склада оформляется различными документами в зависимости от вида материалов, периодичности их отпуска и направления отпуска. Материалы на нужды организаций отпускаются в пределах установленных норм.

Перечень должностных лиц, которым предоставлено право на затребование и получение материалов со склада, устанавливается руководителем организации. Одновременно складам сообщаются образцы подписей этих должностных лиц. Документы, служащие основанием для отпуска материалов, должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, им на то уполномоченными.

На материалы и топливо, отпускаемые подразделениям организации систематически (ежедневно или через определенные промежутки времени в течение месяца), выписывается заборная карта ф. 431. Заборная карта выписывается в двух экземплярах на каждого получателя для отпуска нескольких наименований материалов. Карта открывается сроком на 15 дней, если материалы со склада отпускаются ежедневно, или на месяц - при периодическом отпуске. В ней проставляется лимит, т.е. предельная величина отпуска материалов по каждому наименованию. Один экземпляр карты находится на складе, а второй - у получателя. Материалы выдаются в пределах установленного лимита по предъявлении получателем своего экземпляра карты. При этом получатель расписывается на карте склада, а заведующий складом - на карте получателя. Сверхлимитный отпуск оформляется накладной (требованием) ф. 434. Аналогично оформляется замена одного материала другим, при этом в заборной карте делается пометка "См. требование N _" и соответственно уменьшается остаток лимита. По окончании месяца либо при использовании лимита заборные карты сдаются в бухгалтерию.

Расход некоторых видов материалов, например топлива, оформить накладной (требованием) или заборной картой невозможно. В этом случае производится обмер остатков материалов с составлением акта, а расход определяется по формуле:

Р = Он + П - Ок,

где Р - расход материалов за определенный период;

П - приход материалов за этот период;

Он - остаток материалов на начало периода;

Ок - остаток материалов на конец периода.

В случае перерасхода материалов по сравнению с установленными нормами расходования руководитель организации принимает меры к выявлению причин перерасхода и в надлежащих случаях меры взыскания.

Для оформления внутреннего перемещения материальных ценностей, выдачи дефицитных и особо ценных материалов под отчет применяется накладная (требование) ф. 434. Этот документ выписывается, как правило, в двух экземплярах.

При отпуске со склада хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца применяется ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. 410. Каждая выдача материалов в ведомости подтверждается подписью получателя. При этом записи следует производить в хронологическом порядке и отдельно по каждому наименованию материалов. По окончании месяца в ведомости подсчитывается итог отпущенных материалов, и она передается в бухгалтерию.

Отпуск кормов и фуража в пределах норм производится по ведомости на выдачу кормов и фуража ф. 397. В ней материально ответственное лицо ежедневно производит записи об отпуске, что подтверждается подписью получателя. В конце месяца ведомость передается в бухгалтерию.

Автомобильное топливо списывается в расход на основании путевого листа. Списание производится по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей. Следует заметить, что Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь утвержден Справочник тарифных расстояний между населенными пунктами Республики Беларусь. В нем определены кратчайшие расстояния между населенными пунктами республики. Данные путевых листов о расходе топлива обобщаются в накопительных ведомостях. На основании путевых листов формируется также карточка учета расхода топлива, ведущаяся на каждое транспортное средство. В карточке отражается фактический и нормативный расход топлива и выводится результат. Обо всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива необходимо сообщить руководителю организации (или начальнику соответствующей службы) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.

Списание автомобильных шин. Учет работы автомобильных шин, проведение ремонта, восстановления и списания их в утиль изложены в Правилах эксплуатации автомобильных шин, утвержденных Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 21.12.2000 N 52.

На каждую шину, установленную на автомобиль при его комплектации или во время эксплуатации, заводится карточка учета ее работы. В ней указывается эксплуатационная норма пробега шины и ежемесячно вносится фактический пробег автомобиля по спидометру, если не было замены запасной шиной.

При снятии шины с эксплуатации в графу карточки "Причины снятия шины с эксплуатации" записываются ее пробег, техническое состояние, куда направляется шина: в ремонт, на восстановление или в утиль.

При направлении шины на восстановление или в утиль карточка подписывается председателем и членами комиссии и является основанием для списания шины.

Шины, сдаваемые на восстановление, направляются с сопроводительной ведомостью в двух экземплярах, один из которых после приема шин и определения класса восстановления ремонтное предприятие возвращает организации, сдавшей шины на восстановление.

На шины, поступившие после восстановления, заводятся новые карточки учета их работы. Учет работы отремонтированных и восстановленных шин производится в порядке, аналогичном для новых шин.

Шины, прошедшие эксплуатационную норму пробега и непригодные к восстановлению, подлежат сдаче организациям, занимающимся сбором вторичного сырья. Оценка шин, сдаваемых в утиль, производится организациями сбора вторичного сырья.

На шины, непригодные к восстановлению и не прошедшие эксплуатационную норму пробега, комиссия составляет акт, в котором указывает причины, по которым они пришли в негодность. Если шина вышла из строя из-за заводских дефектов, выявленных в процессе эксплуатации, комиссия составляет рекламационный акт по установленной форме. Такая шина направляется предприятию - изготовителю шины или шиноремонтному предприятию вместе с карточкой учета работы шины и рекламационным актом. Если предприятие-изготовитель признает, что шины вышли из строя по его вине, оно производит бесплатную замену шин или возвращает часть их стоимости, рассчитанной исходя из нормы пробега и фактического пробега.

Отпуск материалов на сторону производится по товарно-транспортной накладной ф. ТТН-1 или товарной накладной ф. ТН-2. Накладная ф. ТТН-1 оформляется при перевозке грузов автомобильным транспортом по территории республики. При перевозках за пределы республики оформляется международная товарно-транспортная накладная CMR.

Бланки накладных ф. ТТН-1, ТН-2, CMR являются бланками строгой отчетности, за наличием и использованием которых в бухгалтерии должен быть налажен учет.

Нормативными документами по вопросам автомобильных перевозок являются:

Закон Республики Беларусь от 14.08.2007 N 278-З "Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках";

Правила автомобильных перевозок грузов, утвержденные Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 01.07.2002 N 20;

Постановление Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 24.06.2004 N 23 "Об утверждении бланка международной товарно-транспортной накладной "CMR" и Инструкции по ее заполнению";

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 14.05.2001 N 53 "Об утверждении бланков товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их заполнению".

На практике отпуск материала со склада может оформляться другими документами, рекомендованными ведомственными инструкциями.

Отпуск материалов со склада не всегда означает их расход на нужды организации. Материалы при выдаче со склада в этих случаях должны записываться под отчет материально ответственным лицам и списываться на расходы или затраты организации на основании утвержденных руководителем организации актов на их списание.

При списании строительных материалов на текущие нужды, текущий ремонт составляется акт с указанием объема выполненных работ и норм расхода материалов на указанные виды работ.

Отдельные материалы разрешается списывать на расходы организации при выдаче их со склада, например канцелярские принадлежности, медикаменты и готовые лекарства, за исключением спирта, перевязочных средств и дорогостоящих медикаментов.

Оценка израсходованных материалов

Как указывалось выше, материальные запасы отражаются в учете по фактическим ценам (фактической стоимости приобретения или по ценам приобретения без вычета торговой скидки). Списание материалов в соответствии с Методическими указаниями N 59 производится по фактическим ценам или по средним ценам, если они приобретались по разным ценам.

Возвратная или обменная тара учитывается по ценам поставщика. При возврате или реализации тары разница между ценой приобретения и ценой, по которой тара реализована, относится на увеличение или восстановление фактических расходов по категории "Текущие расходы", предметной статье "Закупки товаров и оплата услуг", подстатье "Приобретение предметов снабжения и расходных материалов", элементу "Прочие расходные материалы и предметы снабжения" (код 1.10.03.05). На этот же элемент списывается тара, не подлежащая возврату (сдаче).

В соответствии с Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), включение в состав себестоимости продукции стоимости сырья, материалов и других материальных ценностей производится с использованием следующих методов оценки запасов:

по средневзвешенным фактическим ценам;

по учетным ценам с учетом отклонений от их фактической стоимости;

по ценам последнего приобретения (метод ЛИФО).

При осуществлении предпринимательской деятельности выбор метода оценки израсходованных материальных запасов оказывает влияние на формирование финансового результата от реализации продукции (работ, услуг).

Метод оценки материальных запасов при определении фактической себестоимости продукции (работ, услуг) фиксируется в учетной политике организации на год.

В международной практике ведения бухгалтерского учета чаще применяются два метода оценки - ЛИФО и ФИФО.

Метод ЛИФО (LIFO) (last input, first output) - "последний пришел, первый ушел". При этом методе применяется правило: последняя партия на приход - первая в расход. Списанные на производство материалы оцениваются по стоимости последней закупочной партии, затем предыдущей и т.д., хотя их фактическое движение на складе может быть иным.

Метод ФИФО (FIFO) (first input, first output) - "первый пришел, первый ушел". В соответствии с этим методом применяется правило: первая партия на приход - первая в расход, независимо от фактической последовательности расходования партий поступивших материалов.

Оценку материальных ценностей по методам ЛИФО и ФИФО можно производить без партионного учета, для этого следует применить балансовый прием оценки израсходованных материалов по формуле:

Р = Он + П - Ок,

где Р - стоимость израсходованных материалов;

Он - стоимость начального остатка материалов;

Ок - стоимость конечного остатка материалов;

П - стоимость поступивших материалов.

Для того чтобы рассчитать стоимость израсходованного материала по методу ЛИФО, необходимо остаток материала на конец месяца оценить по цене первой партии.

Для того чтобы рассчитать стоимость израсходованного материала по методу ФИФО, необходимо остаток материала на конец месяца оценить по цене последней партии.

Учет расхода материалов

На стоимость израсходованных материалов кредитуется счет 06 "Материалы и продукты питания" (субсчета 060, 063 - 067, 069), а дебетуются разные субсчета, например:

200 "Расходы по бюджету", 210 "Расходы к распределению", 211 "Расходы по внебюджетным средствам", 080 "Затраты на производство", 084 "Затраты по заготовке и переработке материалов" и др. - при списании израсходованных материалов на нужды организации; при списании убыли материалов в пределах установленных норм, а также при списании недостач и потерь материалов, принятых за счет организации;

140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 230 "Финансирование из бюджета", 237 "Прочие источники" - при безвозмездной передаче материалов;

170 "Расчеты по недостачам" - при списании недостач и потерь материалов, отнесенных за счет виновных лиц;

043 "Материалы длительного пользования для научных исследований и на лабораторном испытании" - при получении со склада в отделы и лаборатории научной организации материалов длительного использования для научных исследований;

178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" - на стоимость отгруженных (отпущенных) покупателям излишних и неиспользуемых материалов, приобретенных за счет бюджетных средств. Одновременно производится запись на уменьшение финансирования (Д-т субсч. 140, 230 и К-т субсч. 173);

281 "Реализация других материальных ценностей", 031 "Продукция (работы, услуги) отгруженная" - на стоимость отгруженных (отпущенных) покупателям излишних и неиспользуемых материалов, приобретенных за счет внебюджетных средств.

Учет операций по расходу материалов, кроме продуктов питания, ведется в накопительной ведомости по расходу материалов ф. 396 (мемориальный ордер 13). Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу и соответствующим субсчетам с выделением в том числе по обслуживаемым организациям или материально ответственным лицам. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу "Журнал-Главная".

Примеры отражения на счетах реализации материалов:

А. Реализация материалов, приобретенных за счет бюджетных средств.

Отпущены покупателю материалы, учитываемые на субсчете 063:

учетная стоимость (фактическая стоимость) - 10000 руб.

отпускная стоимость - 15000 руб.

Выручка (15000 руб.) поступила на текущий счет в банке.

Бухгалтерские записи:

1. На учетную стоимость отпущенных покупателю материалов:

Д-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами"

К-т субсч. 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" - 10000 руб.

2. На разницу между отпускной и учетной стоимостью переданных покупателю материалов:

Д-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами"

К-т субсч. 173 "Расчеты с бюджетом" - 5000 руб.

3. Одновременно уменьшается источник финансирования:

Д-т субсч. 140 "Расчеты по финансированию из бюджета"

К-т субсч. 173 "Расчеты с бюджетом" - 10000 руб.

4. На поступившую выручку:

Д-т субсч. 100 "Текущий счет по бюджету"

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" -15000 руб.

Б. Реализация материалов, приобретенных за счет внебюджетных средств.

Порядок отражения на счетах реализации материалов, приобретенных за счет внебюджетных средств, зависит от применяемого в организации варианта учета реализации (по оплате или по отгрузке). Используем предыдущий цифровой пример.

Бухгалтерские записи при применении варианта по оплате:

1. На учетную стоимость отпущенных покупателю материалов:

Д-т субсч. 031 "Продукция (работы, услуги) отгруженная"

К-т субсч. 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" - 10000 руб.

2. На поступившую выручку:

Д-т субсч. 111 "Текущий счет по внебюджетным средствам"

К-т субсч. 281 "Реализация других материальных ценностей" - 15000 руб.

3. На учетную стоимость реализованных (оплаченных) материалов:

Д-т субсч. 281 "Реализация других материальных ценностей"

К-т субсч. 031 "Продукция (работы, услуги) отгруженная" - 10000 руб.

4. На результат от реализации (прибыль):

Д-т субсч. 281 "Реализация других материальных ценностей"

К-т субсч. 410 "Прибыли и убытки" - 5000 руб.

Бухгалтерские записи при применении варианта по отгрузке:

1. На учетную стоимость отпущенных покупателю материалов:

Д-т субсч. 281 "Реализация других материальных ценностей"

К-т субсч. 063 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" - 10000 руб.

2. На отпускную стоимость переданных покупателю материалов:

Д-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами"

К-т субсч. 281 "Реализация других материальных ценностей" - 15000 руб.

3. На поступившую выручку:

Д-т субсч. 111 "Текущий счет по внебюджетным средствам"

К-т субсч. 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами" - 15000 руб.

4. На результат от реализации (прибыль):

Д-т субсч. 281 "Реализация других материальных ценностей"

К-т субсч. 410 "Прибыли и убытки" - 5000 руб.

Примечание. Субсчет 281 в Методических указаниях о порядке учета материальных запасов не задействован. Вместо субсчета 178 можно использовать субсчета 154 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 155 "Расчеты с заказчиками по авансам", если пренебречь указаниями о том, что эти субсчета используются при расчетах с заказчиками научно-исследовательских работ по договорам.

Если организация является плательщиком налогов из выручки, начисленные суммы налогов отражаются по дебету субсчета 281 в корреспонденции с кредитом субсчета 173 "Расчеты с бюджетом". В этом случае результат от реализации (прибыль) будет меньше на сумму начисленных налогов.