2.11.3. Учет денежных документов

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Денежные документы - оплаченные талоны на бензин и технические масла;│

│оплаченные талоны на питание; оплаченные путевки в дома отдыха,│

│санатории, турбазы; полученные извещения на почтовые переводы; ценные│

│бумаги, сданные больными на хранение; бланки строгой отчетности и др. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Денежные документы поступают на ответственное хранение в кассу организации.

Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются соответственно приходными и расходными кассовыми ордерами, на которых ставится штамп "Фондовый" или делается такая надпись от руки красным карандашом. Эти операции учитываются отдельно от операций по денежным средствам. Регистрация приходных и расходных фондовых ордеров ведется в конце журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров на отдельных листах.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Бланки строгой отчетности - бланки ценных бумаг и документов с│

│определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы│

│защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым│

│Министерством финансов Республики Беларусь по согласованию с│

│Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции│

│Республики Беларусь, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их│

│изготовлении. │

│ Бланки строгой отчетности должны соответствовать типовым или│

│специализированным формам, утвержденным Министерством финансов Республики│

│Беларусь или иными республиканскими органами государственного управления │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Государственный реестр бланков строгой отчетности

В целях осуществления учета изготавливаемых бланков строгой отчетности и контроля за их использованием в республике создан Государственный реестр бланков строгой отчетности, ведение которого возложено на Министерство финансов Республики Беларусь. Государственный реестр является открытым, подлежит публикации в порядке, определяемом Министерством финансов Республики Беларусь, и включает наименование бланка строгой отчетности и его образец.

Полный перечень бланков строгой отчетности, зарегистрированных в Государственном реестре, приводится на сайте Министерства финансов Республики Беларусь в разделе "Департамент государственных знаков".

Электронный банк данных об изготовленных

и реализованных бланках

В целях упорядочения изготовления и реализации бланков первичных учетных документов в республике по Постановлению Совета Министров Республики Беларусь создан электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках (ЭБД), формирование и ведение которого осуществляет Республиканское унитарное предприятие "Белорусский межбанковский расчетный центр" (РУП "БМРЦ"). Электронный банк данных действует с 1 мая 2002 г.

Органом, ответственным за организацию и методическое руководство работами по формированию и ведению ЭБД, является Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь. Оно по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь определяет перечень бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в ЭБД.

Такой перечень утвержден Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 05.04.2002 N 43. В ЭБД подлежит внесению информация об изготовлении и реализации, например, следующих бланков: товарно-транспортная накладная типовой и специализированной ф. ТТН-1; товарная накладная на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей типовой и специализированной ф. ТН-2; международная товарно-транспортная накладная "CMR"; приходный кассовый ордер ф. КО-1; талон ф. 20-ФС; счет-фактура по налогу на добавленную стоимость ф. СФ-1; приходный кассовый ордер ф. КО-1в; квитанция ф. КВ-1.

Разработка и изготовление оригинал-макета,

пробных оттисков бланков и тиражирование бланков

Порядок изготовления (с обеспечением защиты от подделки), учета, хранения, реализации, приобретения, использования и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, установлены Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности. Инструкция утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи Республики Беларусь от 16.04.2002 N 61/47/7 (далее - Инструкция N 61/47/7).

Инструкцией N 61/47/7 определены процедуры (и их последовательность) разработки и изготовления оригинал-макета и пробных оттисков бланков. В названных процедурах задействованы Министерство финансов Республики Беларусь, РУП "Издательство "Белбланкавыд", научно-техническое унитарное предприятие "Криптотех" департамента государственных знаков Министерства финансов Республики Беларусь (РУП "Криптотех" Гознака). На пробные оттиски документов должно быть получено заключение об их защищенности. Такое заключение дает НИИ проблем криминологии, криминалистики и судебных экспертиз Министерства юстиции Республики Беларусь. При наличии положительного заключения пробные оттиски направляются в Министерство финансов Республики Беларусь на утверждение и регистрацию в Государственном реестре бланков строгой отчетности. После регистрации в Государственном реестре бланков строгой отчетности Министерство финансов Республики Беларусь направляет их в РУП "Издательство "Белбланкавыд" с разрешением на тиражирование бланков.

Для изготовления тиража бланков РУП "Издательство "Белбланкавыд" заключает договор с организацией, имеющей лицензию Гознака (департамента государственных знаков Министерства финансов Республики Беларусь). Изготовленные бланки организация, имеющая лицензию Гознака, передает РУП "Издательство "Белбланкавыд".

Бланки, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных, РУП "Издательство "Белбланкавыд" отгружает организациям, реализующим бланки непосредственным их потребителям (организациям и индивидуальным предпринимателям). Сведения об оприходовании бланков на склад РУП "Издательство "Белбланкавыд" и об отгрузке их реализующим организациям передаются в ЭБД.

Перечень организаций, имеющих право заниматься реализацией бланков, информация о которых подлежит внесению в ЭБД, определен Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 25.06.2003 N 71. Реализацию таких бланков организациям и индивидуальным предпринимателям производят Республиканское государственное объединение "Белпочта" (РГО "Белпочта"); РУП "Издательство "Белбланкавыд", РУП "Национальное агентство по туризму" в части реализации бланков туристского ваучера.

В Инструкции N 61/47/7 эти организации названы реализующими организациями. Реализация бланков осуществляется через сеть подведомственных им организаций или структурных подразделений организации, реализующей бланки, перечень которых согласовывается с Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь. Сведения о рассылке бланков подразделениям реализующей организации передаются в электронный банк данных.

Приобретение бланков, информация о которых вносится

в электронный банк данных

Подразделения реализующей организации реализуют бланки организациям за безналичный расчет.

Для приобретения бланков организация-покупатель подает в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (ИМНС) по месту регистрации в качестве плательщика налогов заявку по форме согласно приложению 3 к Инструкции N 61/47/7.

Организация обязана представить в ИМНС перечень лиц, наделенных полномочиями подавать заявки, с указанием их паспортных данных. Перечень представляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в ИМНС, а второй (с отметкой ИМНС о согласовании) передается в подразделение реализующей организации. Заявки на приобретение бланков принимаются ИМНС только от лица, указанного в перечне.

По результатам рассмотрения заявки принимается решение о выдаче и определяется количество выдаваемых бланков. Результаты рассмотрения, в том числе и отказ в выдаче бланков оформляются ИМНС на обратной стороне заявки. Сведения об утвержденных заявках передаются ИМНС в электронный банк данных.

Подразделения реализующей организации после получения заявок из электронного банка данных и при обращении организации-покупателя оформляют счет-фактуру. Организация-покупатель обязана представить в подразделение реализующей организации согласованный с ИМНС перечень лиц, уполномоченных на получение бланков, с указанием их паспортных данных. Для получения бланков уполномоченное лицо представляет платежный документ, подтверждающий оплату счета-фактуры, и доверенность.

Подразделения реализующей организации в день реализации бланков передают через средства компьютерной связи в республиканскую сеть РУП "Белорусский межбанковский расчетный центр" следующую информацию для внесения в электронный банк данных:

номер партии (заказ) полученных для реализации бланков;

код ИМНС;

номера и даты заявок, полученных из электронного банка данных;

УНП организации-покупателя;

форму бланка, количество, номера и серии реализованных бланков;

номер и дату документа, подтверждающего оплату;

дату реализации бланков, код подразделения реализующей организации.

Сведения о покупателе и дата реализации конкретного бланка первичного учетного документа являются открытыми и размещаются в интернете на сайте РУП "БМРЦ". Остальные сведения имеют конфиденциальный характер и предоставляются пользователям, подключенным к автоматизированной системе и получившим в РУП "БМРЦ" ключи защиты информации.

ИМНС может отказать в удовлетворении заявки организации (основания для отказа сформулированы на оборотной стороне заявки). ИМНС также может вынести предписание о прекращении использования бланков, выданных ранее. При обнаружении оснований для отказа в удовлетворении заявки на приобретение бланков после передачи сведений о заявке в ЭБД (до реализации бланков организациям) ИМНС может вынести предписание об аннулировании заявки. Предписание об аннулировании заявки направляется соответствующему подразделению реализующей организации, а также передаются сведения об аннулированных заявках в ЭБД. Основанием для названных решений, в частности, может быть непредставление в установленный законодательством срок расчетов по налогам, сборам и иным обязательным платежам в бюджет, в государственные целевые бюджетные и внебюджетные фонды за отчетный период.

Передача бланков от одних организаций и индивидуальных предпринимателей другим не допускается. В случае установления фактов использования организациями бланков, которые в электронном банке данных за ними не числятся, бланки подлежат аннулированию путем вынесения предписания о прекращении использования бланков.

Возврат бланков, информация о которых вносится в ЭБД

Возврат бракованных бланков. Если при приемке бланков обнаружены бракованные бланки, такие бланки подлежат возврату. Для этого организации представляют в ИМНС бракованные бланки и акт их приемки, составленный в установленном порядке не менее чем в пяти экземплярах. ИМНС заверяет акт, исключает номера и серии бракованных бланков из ЭБД и возвращает бракованные бланки и четыре экземпляра акта организациям, которые передают бракованные бланки и три экземпляра акта в подразделение реализующей организации.

Возврат неиспользованных бланков. Для возврата неиспользованных ошибочно приобретенных бланков необходимо в течение десяти рабочих дней с момента приобретения бланков:

обратиться с заявлением на имя руководителя подразделения реализующей организации о согласовании возврата бланков и принятии их на ответственное хранение. К заявлению прилагается заключение экспертизы о подлинности возвращаемых бланков. Экспертизу осуществляет РУП "Криптотех" Гознака. По результатам экспертизы оформляется заключение в письменной форме. Оплата за проведение экспертизы осуществляется за счет средств организации;

представить заявление в ИМНС для рассмотрения вопроса об аннулировании ранее поданной заявки по возвращаемым бланкам и исключении их номеров из перечня реализованных бланков в электронном банке данных.

ИМНС (при положительном решении вопроса) передает в ЭБД сведения об аннулировании заявки и исключении серий и номеров возвращенных бланков из перечня номеров бланков, реализованных данной организации.

Подразделения реализующей организации после подтверждения аннулирования заявки на возвращенные бланки из ЭБД принимают их и возмещают организациям 70% стоимости возвращенных бланков с учетом затрат на реализацию бланков и внесение информации в электронный банк данных.

Списание и отчетность об использовании бланков,

информация о которых вносится в электронный банк данных

При обнаружении брака, порчи, утраты, хищения бланков материально ответственное лицо сообщает об этом руководителю организации для создания комиссии по проведению проверки обнаруженного факта. По результатам проверки комиссия составляет акт списания бланков по форме согласно приложению 7 к Инструкции N 61/47/7 с указанием обстоятельств утраты, хищения, порчи, количества недостающих, порченых бланков с перечислением их серий и номеров, который подписывается председателем и членами комиссии, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации. При ликвидации организации ликвидационной комиссией проводится инвентаризация неиспользованных бланков, по результатам которой составляется такой же акт, который утверждается председателем ликвидационной комиссии и заверяется печатью организации. Акты списания бланков не позднее следующего рабочего дня со дня утверждения представляются в ИМНС, откуда сведения передаются в ЭБД для исключения из него номеров и серий указанных бланков.

Акты на списание не составляются на испорченные при заполнении бланки. Такие бланки должны сохраняться с составленным на них реестром в течение месяца после завершения выездной (налоговой) проверки. Уничтожение их производится в порядке, установленном Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.02.2002 N 71 (см. подробнее).

Организации-покупатели по требованию ИМНС представляют отчет об использовании ранее полученных бланков по форме согласно приложению 6 к Инструкции N 61/47/7. Отчет представляется на бумажном и электронном носителях в установленный ИМНС срок.

Хранение, учет и использование приобретенных бланков

строгой отчетности

Порядок хранения, учета и использования бланков строгой отчетности, информация об изготовлении и реализации которых подлежит и не подлежит внесению в электронный банк данных, регулируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.02.2002 N 21 (далее - Положение N 21).

В Положении N 21 определено, что перечень первичных учетных документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации. При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

Приказом руководителя организации (по согласованию с главным бухгалтером) утверждается перечень лиц, ответственных за прием, учет, хранение и выдачу бланков строгой отчетности. Из Указаний N 364 вытекает, что бланки строгой отчетности хранятся в кассе. В приказе должны быть определены также лица, имеющие право получать бланки строгой отчетности в подотчет. Эти лица обязаны осуществлять оперативный учет бланков в подразделениях организации. С ними, как и с кассиром, должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности.

Оприходование бланков. Поступившие бланки строгой отчетности должны быть оприходованы материально ответственным лицом (кассиром). В случаях расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности (приложение 1 к Положению N 21). В акте отражается количество недостающих или излишних книжек с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт составляется в двух экземплярах: первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается в организации.

Выдача бланков в подотчет. Бланки строгой отчетности (с указанием их серий и номеров) выдаются в подотчет по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Положению N 21) с разрешения руководителя и главного бухгалтера.

Списание бланков. При списании использованных бланков строгой отчетности составляется акт на списание использованных бланков строгой отчетности (приложение 4 к Положению N 21).

Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности должны обязательно сохраняться с составленным на них реестром в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. По окончании этого срока бланки подлежат списанию и уничтожению, для чего приказом руководителя создается комиссия. Комиссия составляет акт с указанием серий и номеров бланков, подлежащих уничтожению. После утверждения акта руководителем организации комиссия производит фактическое уничтожение бланков с составлением соответствующего акта. Акт на уничтожение бланков также утверждается руководителем.

Учет бланков строгой отчетности. Ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Положению N 21), которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером. На каждый вид бланков отводится один или несколько отдельных листов книги. Каждая операция по получению, выдаче и возврату бланков записывается в отдельной строке. Лицо, получившее бланки в подотчет, расписывается в получении.

На каждое материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии ведется карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (приложение 5 к Положению N 21).

Документы, оформленные по формам согласно приложениям 1 - 5 к Положению N 21, заполняются только в количественном выражении.

Инвентаризация неиспользованных бланков в местах хранения производится ежемесячно.

О некоторых особенностях

Наряду с общим порядком хранения, учета и использования бланков строгой отчетности, определенным Положением N 21, для некоторых бланков, не включенных в электронный банк данных, порядок осуществления названных процедур установлен другими нормативными документами, дополняющими или заменяющими требования, изложенные в Положении N 21. Рассмотрим отдельные примеры.

Бланки трудовых книжек. Порядок изготовления бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также их приобретения и использования регулируют:

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10.12.1997 N 1635 "О трудовых книжках работников";

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция N 30).

Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей к ним организует Министерство труда и социальной защиты населения Республики Беларусь. Обеспечение ими организаций осуществляется через министерства, иные республиканские органы государственного управления, объединения, подчиненные Правительству Республики Беларусь, а также республиканские общественные объединения. Негосударственные юридические лица, а также индивидуальные предприниматели обеспечиваются бланками трудовых книжек и вкладышей к ним местными исполнительными и распорядительными органами по месту их регистрации.

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по форме приложения 2 к Инструкции N 30. Книга ведется бухгалтерией. В ней отражаются операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

Бланки трудовых книжек хранятся в кассе и выдаются под отчет работнику отдела кадров. При оформлении граждан на работу и выписке трудовых книжек работник отдела кадров взимает с них сумму, затраченную организацией на приобретение бланков. Взимаемая сумма вносится работником отдела кадров в кассу организации.

Отдел кадров ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме приложения 3 к Инструкции N 30. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия - печатью нанимателя.

Ежемесячно работник отдела кадров представляет отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением квитанций приходных кассовых ордеров, подтверждающих внесение денег за бланки в кассу. При наличии испорченных бланков прилагается акт на их списание по форме приложения 1 к Инструкции N 30.

Бланки путевых листов. Формы бланков путевых листов и Инструкции по изготовлению, учету, заполнению и обработке каждой формы утверждены Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 N 31 по согласованию с Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь.

Издание бланков путевых листов осуществляет РУП "Криптотех" Гознака.

Оптовая торговля бланками путевых листов и учет реализуемых бланков осуществляется РУП "Издательство "Белбланкавыд".

Розничная торговля бланками путевых листов осуществляется коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями на основе договора, заключенного ими с РУП "Издательство "Белбланкавыд". Продавцы обязаны еженедельно передавать отчетность в электронном виде и на бумажном носителе в РУП "Издательство "Белбланкавыд", содержащую сведения о покупателе, номерах и сериях приобретенных им бланков.

Приобретенные организацией бланки путевых листов хранятся у материально ответственного лица (кассира) и по мере потребности выдаются под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию автомобилей.

Предусмотрены отдельные формы бланков путевых листов автобуса, грузового автомобиля, легкового автомобиля-такси; служебного легкового автомобиля.

Путевые листы автобуса:

ф. 1 (р) - для осуществления регулярных пассажирских перевозок в пределах Республики Беларусь;

ф. 1 (н) - для осуществления нерегулярных пассажирских перевозок в пределах Республики Беларусь;

ф. 2 (р) - для осуществления регулярных пассажирских перевозок в международном сообщении;

ф. 2 (н) - для осуществления нерегулярных пассажирских перевозок в международном сообщении.

Путевые листы грузового автомобиля:

ф. 3 (с) - для работы грузового автомобиля в пределах Республики Беларусь при оплате стоимости перевозки грузов по сдельным тарифам;

ф. 3 (п) - для работы грузового автомобиля в пределах Республики Беларусь при оплате стоимости перевозки грузов по повременным тарифам;

ф. 4 - для работы грузового автомобиля в международном сообщении.

Путевой лист легкового автомобиля-такси (ф. 5).

Путевые листы служебного легкового автомобиля:

ф. 6 - при обслуживании одного или нескольких заказчиков в течение одного дня;

ф. 7 - при обслуживании одного заказчика в течение нескольких дней.

Рецептурные бланки на лекарства. Порядок их хранения и учета регулируется Министерством здравоохранения Республики Беларусь.

Предусмотрены три формы рецептурных бланков:

ф. 1 - для выписывания лекарств, отпускаемых из аптеки за полную стоимость;

ф. 2 - для выписывания и отпуска наркотических лекарственных средств (специальный бланк розового цвета на бумаге с водяными знаками);

ф. 3 - для выписывания и отпуска лекарственных средств бесплатно или на льготных условиях (выписываются в пределах выделенных бюджетных ассигнований).

При выписывании наркотических лекарственных средств для отпуска на льготных условиях или бесплатно дополнительно к бланку формы 2 выписывается рецепт на бланке формы 3.

Корешки рецептурных бланков формы 3 поступают от аптек в лечебно-профилактическое учреждение, выписавшее рецепт.

Оплата стоимости лекарственных средств, отпущенных аптекой по рецептам формы 3, производится за счет бюджетных ассигнований организации здравоохранения, выписавшей рецепт.

Бланки документов об образовании. Порядок изготовления, хранения, учета и выдачи документов об образовании выпускникам различных учебных заведений регулируется нормативными документами Министерства образования Республики Беларусь. Назовем их:

Приказ Министерства образования Республики Беларусь от 01.02.1994 N 28 "Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, заполнения и выдачи дипломов лицам, которые закончили высшие учебные заведения Республики Беларусь";

Приказ Министерства образования Республики Беларусь от 01.02.1994 N 25 "Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, хранения, выдачи и учета бланков документов об окончании базовых, средних общеобразовательных школ, профессионально-технических учебных заведений, средних специальных учебных заведений Республики Беларусь";

Постановление Министерства образования Республики Беларусь от 13.12.2005 N 113 "Об утверждении образцов документов о среднем специальном образовании и Инструкции о порядке заполнения и выдачи документов о среднем специальном образовании";

Постановление Министерства образования Республики Беларусь от 13.12.2005 N 114 "Об утверждении образцов документов о профессионально-техническом образовании и Инструкции о порядке заполнения и выдачи документов о профессионально-техническом образовании";

Постановление Министерства образования Республики Беларусь от 14.12.2005 N 116 "Об утверждении образцов документов о переподготовке и повышении квалификации, Инструкции о порядке заполнения и выдачи документов о переподготовке и повышении квалификации";

Приказ Министерства образования Республики Беларусь от 02.11.1999 N 653 "Об утверждении образцов дипломов и выписок из зачетно-экзаменационной ведомости к дипломам, выдаваемым иностранным гражданам, окончившим государственные высшие учебные заведения Республики Беларусь, и Инструкции о порядке их изготовления, заполнения и выдачи".

Бланки документов об образовании изготавливаются централизованно через Министерство образования Республики Беларусь в соответствии с полученными заявками.

Затраты учебных заведений по приобретению бланков дипломов об окончании вузов, ССУЗов, ПТУЗов, свидетельств и дипломов о повышении квалификации и переподготовке кадров, а также дипломов о присвоении академических степеней бакалавра и магистра возмещаются гражданами - выпускниками учебных заведений.

Исходя из перечисленных нормативных актов Министерства образования Республики Беларусь документы об образовании (их дубликаты) выдаются выпускникам учебных заведений под роспись в книге регистрации соответствующих документов (дипломов, свидетельств, аттестатов). Дубликат выдается в случае утраты или приведения в негодность документа об образовании. Он заполняется на основании копии выданного документа об образовании, заверенной руководителем учебного заведения и хранящейся в личном деле выпускника.

Книга регистрации прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью учебного заведения. Ответственность за обеспечение сохранности книги возлагается на руководителя учебного заведения.

В случае утраты или приведения в негодность дубликата документа об образовании учебное заведение выдает справку о полученном образовании по установленной форме.

Испорченные при заполнении бланки документов об образовании уничтожаются, для чего создается комиссия (с участием работника бухгалтерии), председателем которой является заместитель руководителя учебного заведения по учебной работе (в вузах - ректор). Комиссия составляет акт, в котором указываются количество (прописью) и номера уничтоженных бланков. Номера испорченных бланков вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который хранится с актом. В вузах предусмотрено такой акт составлять в двух экземплярах. Один экземпляр хранится в вузе вместе с вырезанными номерами испорченных бланков, а второй экземпляр акта высылается в Министерство образования Республики Беларусь.

Постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 21.02.2006 N 11 утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и использования централизованного банка данных о документах об образовании, выданных учреждениями образования Республики Беларусь.

Формирование и ведение банка данных осуществляет учреждение "Главный информационно-аналитический центр Министерства образования Республики Беларусь" (ГИАЦ). Внесению в банк данных подлежат сведения о документах, выданных учреждениями образования Республики Беларусь за период начиная с 1991 года.

Формирование банка данных осуществляется на основе документированной информации на бумажных и электронных носителях по учреждениям, обеспечивающим получение общего базового, общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего образования, повышения квалификации и переподготовки кадров независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности, представляемой:

республиканскими органами государственного управления, местными исполнительными и распорядительными органами по учреждениям образования, подчиненным им;

учреждениями образования частной формы собственности.

Информация предоставляется в ГИАЦ в течение одного календарного месяца со дня выдачи документов об образовании. Она хранится в банке данных, а также в предоставивших ее государственных органах и учреждениях образования в течение 75 лет со дня выдачи документов об образовании.

Предоставляемая информация содержит следующее:

наименование учреждения образования, выдавшего документ об образовании;

наименование учредителя учреждения образования;

место нахождения учреждения образования;

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) лица, получившего документ об образовании;

уровень образования (общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее образование, переподготовка кадров);

сроки обучения;

специальность (квалификация);

вид документа (его дубликата);

дату выдачи документа об образовании;

место выдачи документа об образовании;

номер и серию бланка документа об образовании;

регистрационный номер документа об образовании.

Информация из банка данных предоставляется нанимателям (руководителям учреждений образования) на основании их письменных запросов в Министерство образования Республики Беларусь в случаях возникновения сомнений в подлинности документов об образовании, выданных учреждениями образования Республики Беларусь. Если факт выдачи документа об образовании не подтверждается, Министерство образования Республики Беларусь информирует об этом соответствующие территориальные органы прокуратуры.

Учет денежных документов

Учет денежных документов (включая бланки строгой отчетности) ведется на активном субсч. 132 "Денежные документы" в соответствии с Методическими указаниями о порядке учета денежных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденными Приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 17.12.1999 N 364.

При оприходовании денежных документов (кроме ценных бумаг лиц, находящихся на лечении в больницах) составляется бухгалтерская запись:

Д-т субсч. 132 "Денежные документы"

К-т субсч. 100 "Текущий счет по бюджету", 111 "Текущий счет по внебюджетным средствам", 140 "Расчеты по финансированию из бюджета", 160 "Расчеты с подотчетными лицами", 178 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами", 179 "Расчеты в порядке плановых платежей".

При приобретении денежных документов за счет внебюджетных средств сумма налога на добавленную стоимость на основании документов поставщиков относится в дебет субсчета 175 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам)".

При приеме на хранение ценных бумаг от лиц, находящихся на лечении в больницах, составляется запись:

Д-т субсч. 132 "Денежные документы"

К-т субсч. 174 "Расчеты по депозитным суммам".

При возврате ценных бумаг больных по принадлежности составляется обратная бухгалтерская запись.

При получении денежных средств по переводам и оприходовании их в кассу организации составляется запись:

Д-т субсч. 120 "Касса"

К-т субсч. 132 "Денежные документы".

При расходовании (выдаче) талонов на питание по целевому назначению, при выдаче из кассы под отчет бланков строгой отчетности (кроме бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и бланков дипломов) составляется запись:

Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам"

К-т субсч. 132 "Денежные документы".

При выдаче талонов на бензин водителям, а также при выдаче под отчет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, бланков дипломов составляется запись:

Д-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т субсч. 132 "Денежные документы".

На основании путевых листов, поступивших в бухгалтерию, составляются две бухгалтерские записи:

1. Д-т субсч. 064 "Топливо, горючее и смазочные материалы"

К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

2. Д-т субсч. 200 "Расходы по бюджету", 211 "Расходы по внебюджетным средствам"

К-т субсч. 064 "Топливо, горючее и смазочные материалы".

Задолженность подотчетных лиц за бланки трудовых книжек и дипломов списывается при сдаче подотчетными лицами в кассу по приходному кассовому ордеру сумм, полученных за эти бланки соответственно от работников при оформлении их на работу в организацию и выписки им трудовых книжек и от выпускников учебных учреждений при выдаче им дипломов. При этом составляется запись:

Д-т субсч. 120 "Касса"

К-т субсч. 160 "Расчеты с подотчетными лицами".

Аналитический учет по субсчету 132 "Денежные документы" ведется по видам денежных документов в разрезе источников их приобретения.

Учет бланков строгой отчетности ведется также на забалансовом счете 04 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет по счету 04 ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения (материально ответственным лицам) по номинальной стоимости или в условной оценке.

Например, при приобретении бланков путевых листов составляется бухгалтерская запись: Д-т субсч. 132 - К-т субсч. 178 и одновременно в условной оценке дебетуется счет 04 "Бланки строгой отчетности" (путевые листы у кассира).

Стоимость бланков при выдаче их из кассы лицам, ответственным за эксплуатацию автотранспорта, списывается на расходы организации (Д-т субсч. 200, 211 - К-т субсч. 132) и одновременно в условной оценке делается запись:

Д-т сч. 04 "Бланки строгой отчетности" (путевые листы у лица, ответственного за автотранспорт)

К-т сч. 04 "Бланки строгой отчетности" (путевые листы у кассира).

По мере использования путевых листов делается запись по кредиту счета 04 "Бланки строгой отчетности" (путевые листы у лица, ответственного за автотранспорт).