17.3. Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам.

К выписке и оформлению бухгалтерских документов предъявляют­ся определенные требования, установленные «Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных органи­заций». Только правильно оформленный документ служит достоверным основанием для бухгалтерских записей и имеет юридическую силу.

Общие правила составления документов:

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка - на чи­стом листе бумаги) чернилами, химическим карандашом или на пишу­щей машинке.

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документов.

3. Точно и ясно излагать содержание документа.

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры.

5. Незаполненные пробелы в бланке документов прочеркивать.

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью.

7. Снабжать документ необходимыми разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т. е. одновремен­но с совершением операции. Копии получают путем оттиска через под­ложенную копировальную бумагу.

Для исправления ошибки в документе необходимо: неправильную запись зачеркнуть тонкой чертой, надписать над ней правильную запись и о произведенном исправлении сделать на документе оговорку, которая должна быть заверена лицами, подписавшими документ.

В кассовых документах (ордерах, чеках, платежных поручениях и т. д.) исправления не допускаются вовсе.

Ответственность за нарушения в составлении документов несут прежде всего лица, участвующие в оформлении документа. Еще боль­шая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии, получающий эти документы. До оформления учетных записей все документы подверга­ются всесторонней проверке и контролю:

1) в отношении соблюдения установленной формы,

2) по существу,

3) с арифметической стороны.

Проверка соблюдения установленной формы имеют целью выяснить, содержит ли документ необходимые для учета данные, имеются ли в нем все обязательные реквизиты, правильно ли они заполнены, есть ли над­лежащие подписи и т. д.

Проверка по существу включает:

- проверку необходимости, целесообразности и законности ука­занной в документе операции,

- встречную проверку, заключающуюся в составлении счетной формулы или проводки корреспонденции счетов.

Лекция 18. Формы бухгалтерского учета.

18.1. Понятие учетного регистра. Классификация регистров.

Под учетными регистрами понимают разграфленные специаль­ным образом листы бумаги, в которые производятся текущие учетные записи. Учетные регистры классифицируются по трем признакам:

а) по внешнему виду,

б) по способу графления,

в) по объему содержащихся в них хозяйственных операций.

Классификация учетных регистров

Признаки классификации		Характеристика	Преимущества
1		2	3
1. По внеш­нему виду	Свободные листы	Изготовлены типографским способом. Имеют название (Журнал-ордер, ведомость), указание периода, на который рассчитан регистр (месяц, квартал), таблицу, в которую производят записи.	Просты в изготовлении; Удобны в работе, т.к. свободно распределяются между работниками.
	Карточки	Разновидность свободных листов, но изготавливаются на более плотной бумаге и небольшого формата.	__
	Книги	Листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом, положение отдельных частей и страниц книги неизменно.	Не допускают потерь листов, исключают злоупотребления с записями. Недостатки: затрудняют разделение учетного труда, непригодны для механизации учета, громоздки и неудобны в обращении.
2. По спо­собу граф­ления	Количественная форма	Как правило, в форме карточек. Используются для аналитического учета материальных ценностей, учета движения основных средств и т.д.
	Конто­коррентная форма (суммовая)	Предназначены для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.
	Много­графная форма	Предназначены для аналитического учета счета «Производство» (журнал-ордер № 10). Дают общую сумму затрат и затраты по отдельным объектам, видам расходов.
	Шахматная форма	Каждая сумма в нем записывается по двум счетам технически только один раз, но эта одна запись означает, что сумма одновременно отнесе­на в дебет одного и кредит другого счета.
3. По со­дер­жанию и на­значе-нию	Синтети­ческого учета	Предназначены для записи хозяйственных операций по син­тетическим счетам. При этом каждый регистр (один или несколько сво­бодных листов) предназначается для записи операций по одному или не­скольким экономически однородным счетам одновременно (журналы-ордера)
	Аналити­ческого учета	Предназначены для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам. Используются регистры контокоррентной, количественно-сортовой и многографной форм на карточках или в книгах.
	Совме­щающие синтети­ческий и аналити­ческий учет	Журналы-ордера, в которых наряду с аналитическим учетом формируются данные синтетического учета.

По внешнему виду (форме) учетные регистры можно подразделить на:

1) свободные листы (журналы-ордера, накопительные ведомости, группировочные ведомости),

2) карточки (карточки учета товарно-материальных ценностей),

3) книги (кассовая книга, реестры, регистрационные журналы).

Общим для учетных регистров в виде свободных листов является то, что все они обязательно имеют: соответствующее название (жур­нал-ордер, ведомость...), указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (месяц, квартал), таблицу, в которую непос­редственно производятся учетные записи.

Использование свободных листов в качестве учетных регистров имеет ряд преимуществ:

- свободные листы более удобны в работе, так как могут свобод­но распределяться между счетными работниками,

- облегчают своевременное внесение записей в учетные регистры за счет правильного распределения учетной работы,

- они просты в изготовлении и экономичны при использовании.

Карточки по существу являются разновидностью свободных лис­тов. Они также изготавливаются типографским способом, но из более плотной бумаги и небольшого формата. В основном они используют­ся для аналитического учета товарно-материальных ценностей, разного рода расчетов и затрат на производство.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. Продолжение записей осуществляется на новом бланке с присвоением ему очередного порядкового номера.

Для хранения карточек и удобства пользования ими существуют картотеки (специальные ящички), в которых карточки располагаются по однородным группам счетов в порядке указанных на них шифров счетов.

Отличительная особенность книг как учетных регистров заключа­ется в том, что помещенные в них листы с отпечатанными таблицами скреплены переплетом, вследствие чего расположение отдельных частей и страниц книг всегда остается неизменным.

Основные недостатки книг:

- затрудняют разделение учетного труда,

- непригодны для механизации учета,

громоздки и неудобны в обращении.

Положительные качества книг:

- являются надежным средством охраны листов от потерь,

- исключают злоупотребления с записями операций.

По способу графления различают регистры:

- количественной формы,

- контокоррентной формы,

- многографной формы,

- шахматной формы.

Регистры количественной формы, как правило, в форме карточек предназначены для аналитического учета материальных ценностей, на­ходящихся на складе, учета движения основных средств и т. д.

Регистры контокоррентной формы предназначены для аналитичес­кого учета расчетов с подотчетными лицами. В этих регистрах имеются графы для записи номера операции, даты, содержания операции, сумм по дебету и кредиту хозяйственных операций.

Регистры многографной формы применяются, как правило, для анали­тического учета счета «Производство». Они дают возможность подсчитать не только общую сумму затрат на производство, но и затраты по отдельным объектам, видам расходов. Примером может служить журнал-ордер № 10.

Сущность шахматной формы учетного регистра состоит в том, что каждая сумма в нем записывается по двум счетам технически только один раз, но эта одна запись означает, что сумма одновременно отнесе­на в дебет одного и кредит другого счета.

По содержанию и назначению учетные регистры делятся на регистры:

1) синтетического учета,

2) аналитического учета,

3) совмещающие синтетический учет с аналитическим.

Первые предназначены для записи хозяйственных операций по син­тетическим счетам. При этом каждый регистр (один или несколько сво­бодных листов) предназначается для записи операций по одному или не­скольким экономически однородным счетам одновременно.

В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная таблица графления учетных таблиц - журналов-ордеров.

В журналах-ордерах происходит регистрация и группировка хозяй­ственных операций по кредиту синтетических счетов с разбивкой по дебе­ту корреспондирующих с ними счетов. Дебетовые обороты по синтетичес­ким счетам получаются при суммировании итогов всех журналов-орде­ров. Такое суммирование осуществляется ежемесячно путем записи сумм «Итого» журналов-ордеров в Главную книгу. В Главной книге путем группировки итогов журналов-ордеров происходит завершение синтети­ческого учета. На основании данных Главной книги составляется баланс.

Вместо журналов-ордеров и Главной книги может применяться один реестр синтетического учета - Журнал-Главная.

Для аналитического учета, ведущегося параллельно синтетическо­му, используются учетные регистры контокоррентной, количественно-сортовой (карточки) и многографной форм.

Наряду с карточками для организации аналитического учета ис­пользуются и книги. Наиболее распространенной формой книг является контокоррентная форма. В книгах аналитические счета открываются по заранее намеченному плану на отдельных страницах. По каждому счету выводятся свои постраничные или общие нарастающие итоги, которые переносятся со страницы на страницу данного счета.

Параллельное ведение регистров аналитического учета с регистра­ми синтетического учета создает много технической работы по обобще­нию и сверке счетных записей путем составления оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому в последнее время стали широко применяться такие регистры аналитического учета, в которые путем за­писи одновременно подготавливаются данные для итоговых записей в синтетические счета. В частности, вместо контокоррентных карточек применяются накопительные ведомости по учету расчетов, а вместо многографных - группировочные ведомости шахматной формы.

Регистры, совмещающие синтетический учет с аналитическим, на­зываются синтетически-аналитическими или комбинированными. К ним относятся все журналы-ордера, в которых наряду с аналитическим уче­том формируются и данные синтетического учета. Это дает возмож­ность производить записи в Главную книгу непосредственно из журна­ла-ордера, не прибегая к предварительной сводке полученных в нем данных в других учетных регистрах.

В порядке обобщения укажем, что построение большинства учет­ных регистров базируется на двух основных моментах:

а) шахматной форме графления учетных регистров,

б) линейном способе записи в них хозяйственных операций. Эти два момента определяют собой современную технику бухгал­терского учета.