Лекция17. Документация и инвентаризация

17.1. Понятие бухгалтерского документа. Его форма и реквизиты.

Юридическая полноценность и доказательная достоверность полу­чаемой в бухгалтерском учете информации основана на документальном подтверждении каждой хозяйственной операции, отражаемой на счетах.

Бухгалтерским документом следует называть любой материальный носитель данных об объектах бухгалтерского учета, который позволя­ет юридически доказательно подтвердить совершившиеся хозяйственные операции и право на их совершение.

Сведения, содержащиеся в документе и обеспечивающие ему пра­вильное отражение операции и юридическую доказательную силу, назы­ваются его реквизитами. Реквизиты документов для разных операций различны. Однако существует ряд типовых реквизитов, встречающихся в большинстве документов и являющихся обязательными для них.

К числу обязательных реквизитов относятся:

1) название документа (требование, авансовый отчет и т. д.) и, как правило, его порядковый номер;

2) название и адрес предприятия, в котором составлен документ;

3) дата составления документа (год, месяц, число);

4) содержание операции, условия ее выполнения, основание для ее совершения (ссылка на договор, приказ и т. п.);

5) измерители операции (натуральные, денежные);

6) указание сторон, участвовавших в совершении операции (на­пример, в требовании указание фамилий выдавшего и принявшего мате­риальные ценности);

7) подписи лиц, ответственных за совершение операции и за пра­вильное оформление ее в документе.

Для составления документов применяются обычно типографские бланки с отпечатанными постоянными неменяющимися элементами. Меняющиеся элементы вносятся в оставленные пробелы бланка от руки или на пишущей машинке.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы до­кументов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных операций (требо­вание, накладная и т. д.).

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специального узкоотраслевого характера (на обувных фабриках - карта закройщика).

Важнейшими требованиями к документации являются их унифика­ция и стандартизация.

Под унификацией понимается установление единых типовых форм документов для первичной регистрации однородных операций в масш­табе отрасли или народного хозяйства.

Под стандартизацией документов понимается установление опре­деленных размеров (форматов) бланков документов (А6 - 101144 мм; А5 - 144203 мм; А4 - 203288 мм).

Унификация и стандартизация документов играют большую роль в упрощении, удешевлении учета.

17.2. Классификация бухгалтерских документов.

Чтобы облегчить изучение документов, их необходимо классифи­цировать. Классификация документов строится по следующим призна­кам:

- назначению,

- порядку составления,

- способу охвата,

‑ месту составле­ния.

Классификация бухгалтерских документов

Признаки классификации	Вид документов	Краткая характеристика
1. По назначению	Распорядительные	Содержат распоряжение о выполнении операций (доверенность, расходный ордер и т.д.)
	Оправдательные (исполнительные)	Оформляют уже произведенные операции (накладные, квитанции, требования, акты приемки-сдачи и т.д.)
	Бухгалтерского оформления	Документы, составляемые работниками бухгалтерии для облегчения записи операций по счетам (калькуляция, распределительные ведомости, справки на исправленные ошибки и т.д.)
	Комбинированные	Сочетают несколько видов документов (распорядительно-оправдательные)
2. По порядку составления	Первичные (простые)	Оформляющие операцию в момент ее совершения (кассовые ордера, счета, требования и т.д.)
	Сводные	Сводка данных нескольких первичных документов
3. По способу охвата	Разовые	Оформляемые в один рабочий прием и сразу же после составления могущие служить основанием для бухгалтерских записей
	Накопительные	Оформляются за несколько рабочих приемов в течение определенного времени
	Группировочные	Отражают хозяйственные операции, сгруппированные по тем или иным признакам (по видам затрат, по расходу материалов со складов и т.д.)
4. По месту составления	Внешние	Поступают от других предприятий (счета-фактуры поставщиков, платежные поручения дебиторов и т.д.)
	Внутренние	Составляются внутри предприятия (требования, ведомости по зарплате, кассовые ордера и т.д.)

1. По назначению документы подразделяются на распорядитель­ные, оправдательные(исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные это такие документы, которые содержат распо­ряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Так, зара­ботную плату за очередной отпуск выплачивают лишь в том случае, если есть приказ о предоставлении данному работнику отпуска, полу­чить деньги с расчетного счета можно только при наличии письменного указания работников, распоряжающихся на данном предприятии денеж­ными средствами - директора и главного бухгалтера.

К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряже­ния, чеки, платежные поручения, ордера, требования, доверенности и т. п.

Оправдательные (исполнительные) документы, оформляющие уже произведенные операции, составляются в момент совершения операций и представляют собой первый этап их учетной регистрации. Примером могут служить: накладные, акты сдачи-приемки ценностей, квитанции, платежные ведомости, требования, отчеты и т. п.

Документами бухгалтерского оформления называют такие доку­менты, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних.

Сюда относятся распределительные и группировочные ведомости, расчеты (например, калькуляции), разного рода бухгалтерские справки и т. п. Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоятельного значения. Их можно использовать только вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированными называются документы, сочетающие признаки нескольких документов: распорядительных и оправдательных, оправда­тельных и документов бухгалтерского оформления и т. д. Примером комбинированного документа может служить авансовый отчет, кассо­вые приходные и расходные ордера и т. д.

2. По порядку составления различают первичные и сводные документы.

Первичные документы впервые отражают совершившиеся хозяй­ственные операции. К ним относятся кассовые ордера, чеки, счета, тре­бования, накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции и т. д.

Сводные представляют собой сводку данных нескольких первичных документов. К их числу относятся авансовые отчеты подотчетных лиц, от­четы кассира, всякого рода реестры и т. д. Сводные документы получили широкое распространение в современной практике бухгалтерского учета и имеют большое значение в деле его усовершенствования. Они сокращают количество записей и значительно упрощают и облегчают учетную работу.

3. По способу охвата (составления) документы делятся на разовые, накопительные и группировочные.

Разовыми называются документы на одну или несколько операций, составляемые и оформляемые сразу, в один рабочий прием, и сразу же после составления могут служить основанием для бухгалтерских запи­сей. К разовым документам относится большинство как первичных, так и сводных документов.

Накопительными называются документы, в которых регистрирует­ся ряд однородных операций по мере их совершения, отдельными на каждую операцию рабочими приемами, в течение определенного перио­да (декады, месяца).

По истечении срока накопительный документ окончательно офор­мляется (подытоживается, подписывается) и передается в бухгалтерию, где служит основанием для бухгалтерских записей по его итогам. К на­копительным документам относятся, например, лимитно-заборные кар­ты, табель учета рабочего времени и т. д.

Группировочные документы отражают однородные хозяйственные операции, сгруппированные по тем или иным признакам (по видам зат­рат на производство, по передаче материалов со склада в производство).

4. По месту составления различают внешние и внутренние документы. Внешние составляются за пределами данного предприятия. Внутренние составляются внутри данного предприятия.