3.1. Сравнительная характеристика российского и западного подходов к реализации систем электронного документооборота.

Системы автоматизации документооборота, предлагаемые в настоящее время на рынках России и Украины, в основном, отечественных производителей либо интеграторов зарубежного программного обеспечения, в частности, на платформе Lotus Notes/Domino от компании IBM. Среди известных СЭД российских поставщиков можно назвать: Дело, БОСС-Референт, CompanyMedia, DIRECTUM, DOCUMENTUM, DocsVision, ЕВФРАТ-Документооборот, Optima-Workflow, LanDocs, МОТИВ, Lotsia PDM Plus. Из украинских разработчиков можно отметить Атлас ДОК, Megapolis.Документооборот, ДОК ПРОФ 2.0 и FossDoc.

Необходимо отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства. Основные различия между российской и западной технологией отражает таблица 1.

Таблица 1

Сравнительная характеристика российской и западной технологий

реализации систем электронного документооборота

Российская технология	Западная технология
Чётко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель -исполнитель - руководитель) внутри организации	Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д.	Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля
Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов канцелярий.	Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством не создаётся

3.2. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота дело (зао «Электронные офисные системы»)

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) ДЕЛОо предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закреплённых соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система ДЕЛО обеспечивает выполнение следующих функций:

1. Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.

2. Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путём создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находится в различных картотеках.

3. Регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путём создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных.

4. Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.

5. Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-сполнителей с помощью механизма электронной почты.

6. Пересылку отчётов исполнителей по документу ответственным исполнителям и /или авторам резолюций.

7. Регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчёты об исполнении, согласование (визирование) документов.

8. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

9. Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

10. Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

11. Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.

12. Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчётов для предоставления руководству.

13. Предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;

14. Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.

15. Хранение электронных образов документов.

16. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела.

17. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.