1.9. Критерии выбора поставщика сэд

Рынок электронного документооборота развивается очень динамично. Появляется множество новых систем, обладающих различными характеристиками. Перед любой организацией, которая решила перейти на электронный документооборот, несомненно встаёт вопрос выбора именно той системы, которая будет наиболее эффективно использоваться в данной организации.

Но нужно помнить, что при выборе СЭД следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики конкретной организации.

При выборе СЭД потребителям приходится искать компромиссное решение, по максимуму удовлетворяющее следующим критериям:

• обеспечение требуемой функциональности с возможностью дальнейшей расширяемости системы;

• минимальная совокупная стоимость владения и быстрая окупаемость системы;

• достаточный уровень технической поддержки;

• зарекомендовавший себя производитель с реальными внедрениями;

• учет отечественной законодательной базы;

• субъективные предпочтения заказчика.

Рассмотрим подробнее некоторые из перечисленных выше критериев.

Обеспечение функциональности. В интернете можно найти достаточно много обзоров, посвященных сравнению различных СЭД. Так как большинство из этих обзоров составлено по заказу тех или иных разработчиков, не стоит слишком серьезно относиться к выводам о том, что та или иная система по своему функционалу превосходит все остальные. В настоящее время все еще формируется общепринятая терминология для обозначения функциональности СЭД. Кроме того, реализация одних и тех же функций, заявленных различными производителями, может сильно отличаться.

Полная функциональность современных СЭД может заинтересовать только крупных корпоративных клиентов или государственные органы и вряд ли будет востребована, например, клиентами от малого и среднего бизнеса. Поэтому предпочтение должно быть оказано поставщикам, предлагающим модульный принцип лицензирования системы. Вы выбираете модули, которые предназначены для решения только Ваших задач. Например, системы на базе Lotus Notes/Domino в силу особенностей архитектуры платформы Lotus обеспечивают модульность "по умолчанию". Но и среди отечественных разработок есть СЭД, реализующие свои функции и лицензируемые по модульному принципу. Так, например, система FossDoc представлена линейкой продуктов, являющихся набором модулей для решения определенных задач документооборота и управления бизнес-процессами. Аналогичным образом лицензируются системы DIRECTUM, LanDocs и др.

Стоит также обратить внимание на возможность дополнительного наращивания функций системы при дальнейшей эксплуатации.

Совокупная стоимость владения. Как правило, в полную совокупную стоимость владения системой входят:

• стоимость серверной части, реализующей бизнес-логику системы;

• стоимость клиентских рабочих мест;

• стоимость хранилища данных;

• стоимость внедрения и технической поддержки во время эксплуатации;

• стоимость продуктов сторонних разработчиков, интегрированных с данной системой документооборота.

• стоимость реализации дополнительных функций ("под заказчика").

Стоимость хранилища данных является весомым фактором общего удорожания системы. Так по этой причине решения на платформе Lotus отличаются сравнительно высокой стоимостью. Достаточно дорого будут стоить СЭД, хранящие данные на Oracle, системе, используемой, как правило, в крупных организациях с высокими требованиями к надежности и безопасности. Если Вы представитель малого или среднего бизнеса, оптимальным решением для Вас могут быть СЭД с поддержкой Microsoft SQL Server. Среди линейки MS SQL Server есть условно бесплатные сервисы, поддерживаемые некоторыми СЭД (Дело, FossDoc и др.).

Техподдержка. Качественная техническая поддержка предполагает, что поставщик СЭД предоставляет все возможные средства для всестороннего изучения работы системы и оказания услуг по консультированию пользователей и оперативному устранению замеченных ошибок. Компонентами эффективной техподдержки являются:

• бесплатная (или условно бесплатная) демо-версия системы;

• демонстрационные и/или обучающие ролики по работе пользователей с системой;

• подробная документация на продукт с локализацией на родной язык пользователей;

• форум технической поддержки.

• Прочие он-лайн сервисы и традиционная телефонная поддержка пользователей.

Учет отечественного законодательства. При выборе СЭД для государственных структур актуальной проблемой является соответствие системы законодательной и нормативной базе. Например, провайдеры электронной цифровой подписи, используемые в СЭД, должны быть сертифицированы соответствующими госорганами. Для украинских госструктур важным моментом является полная украиноязычная локализация, как пользовательских интерфейсов, так и документации, включая возможность технической поддержки на государственном языке.

Субъективные предпочтения заказчика. Часто на практике решающими факторами в пользу выбора той или иной системы документооборота оказываются трудно формализуемые, субъективные предпочтения клиента. Тем не менее, можно указать следующие распространенные предпочтения заказчиков при выборе СЭД:

• использование в бизнес - логике СЭД терминологии совпадающей с терминологией существующего на предприятии бумажного делопроизводства и документооборота;

• похожесть пользовательского интерфейса СЭД на привычное, используемое заказчиком программное обеспечение (например, на почтовый клиент);

• возможность интеграции СЭД с программным обеспечением сторонних производителей, которое обеспечивает критически важные функции работы предприятия.

ТЕМА № 2. АРХИТЕКТУРА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Архитектуру систем электронного документооборота рассмотрим на примере системы ЭТЛАС.