Тульский институт экономики и информатики
некоммерческое партнерство
Кафедра информационных технологий
Дисциплина
«ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА»
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
Специальность:
«Прикладная информатика в экономике»
Тула 2012
СОДЕРЖАНИЕ
ТЕМА № 1. СУЩНОСТЬ, ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И ОСОБЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА |
3 |
1.1. Введение |
3 |
1.2. Понятие и назначение СЭД |
4 |
1.3. Основные принципы электронного документооборота |
5 |
1.4. Классификация СЭД |
6 |
1.5. Необходимость внедрения электронного документооборота |
8 |
1.6. Функции современных СЭД |
8 |
1.7. Требования к основным процессам работы с документами в СЭД |
10 |
1.8. Количественные измерения требований к СЭД |
13 |
1.9. Критерии выбора поставщика СЭД |
15 |
ТЕМА № 2. АРХИТЕКТУРА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА |
17 |
2.1. Клиент-серверная архитектура системы электронного документооборота |
17 |
2.2. Общая схема работы электронного документооборота |
18 |
ТЕМА №3. ХАРАКТЕРИСТИКА ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА |
19 |
3.1. Сравнительная характеристика российского и западного подходов к реализации систем электронного документооборота. |
19 |
3.2. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ДЕЛО (ЗАО «Электронные офисные системы») |
20 |
3.3. БОСС-Референт (компания АйТи) |
21 |
3.4. Optima Workflow (компания Оптима) |
21 |
3.5. Landocs (компания Ланит) |
22 |
3.6. 1С: Документооборот 8 |
23 |
3.7. Евфрат |
24 |
3.8. Сравнительная характеристика систем электронного документооборота, присутствующих на российском рынке программного обеспечения |
25 |
ТЕМА № 4. РАЗРАБОТКА СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА |
27 |
4.1. Принципы, методы и средства создания электронной системы управления документооборотом |
27 |
4.2. Документы в системах электронного документооборота |
30 |
4.2.1. Состав организационно-распорядительных документов (ОРД) |
30 |
4.2.2. Реквизиты организационно-распорядительных документов |
31 |
4.2.3. Структура типового документа |
32 |
4.2.4. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов |
34 |
4.2.5. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов |
35 |
4.3. Обзор программных технологий для создании систем электронного документооборота |
37 |
4.3.1. Многокомпонентная модель объектов (COM) |
37 |
4.3.1.1. Общая характеристика COM |
37 |
4.3.1.2. Элементы COM-приложения |
38 |
4.3.1.3. COM – объект |
39 |
4.3.1.4. Интерфейс |
40 |
4.3.1.5. Порядок вызова сервера клиентским приложением |
40 |
4.3.2. СОМ - ориентированные технологии |
41 |
4.3.2.1. DCOM |
41 |
4.3.2.2. COM+ |
41 |
4.3.2.3. OLE |
42 |
4.3.2.4. ActiveX и автоматизация (Automation) в виде OLE-automation |
43 |
4.3.2.5. OLE DB и ADO |
44 |
4.3.3. Технологии обмена данными между процессами |
44 |
4.3.3.1. Буфер обмена |
45 |
4.3.3.2. Динамический обмен данными |
45 |
ПРИЛОЖЕНИЕ |
47 |
ТЕМА № 1. СУЩНОСТЬ, ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И ОСОБЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Введение
Внедрение электронного документооборота на предприятии – задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих бизнес-процессов. По большому счету, с установкой электронного документооборота меняется стиль управления бизнесом.
Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная статья. Внедрение электронного документооборота на предприятии – задача очень ответственная и зачастую связана с коренным изменением действующих на предприятии бизнес-процессов.
По данным Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов. В то же время, по данным журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов, а среднестатистический служащий тратит каждый год до 150 часов на поиск утерянной информации. Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия до 30% времени.
Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов).
По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Журналом ASAP прогнозировалось, что уже к 2004 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать.
В настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. В настоящее время применяются следующие основные виды программных средств:
универсальные системы электронного документооборота (EDMS, Electronic Document Management Systems);
средства групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);
системы управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);
специальные модули управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).
Основными системами электронного документооборота в настоящее время являются EDMS-системы (первые из них появились еще в 1980-е гг.), обладающие целым рядом достоинств, в частности:
практическая неограниченность размера электронного архива;
встроенная поддержка полнотекстовой индексации;
поддержка версий и подверсий документов;
возможность хранения документов в архиве в исходном формате;
возможность ведения журналов действий пользователей.
Одним из важных свойств EDMS – систем является высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами EDMS-системы. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части EDMS-системы прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами EDMS-системы (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически помещается в базу данных EDMS-системы. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.