4.2.4. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов

На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких как направления деятельности, организационная структура, территориальное размещение подразделений, типы документов, объемы потоков документов, регламенты документооборота и т. п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.

С точки зрения работников СДОУ выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

• Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство из них порождают соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки, которые определяются либо нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, либо сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

• Исходящие. Обычно являются ответом организации на соответствующие входящие документы, хотя некоторые из них готовятся на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать дополнительно поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу.., в срок до …»).

• Внутренние. Используются для организации работы предприятия. Через СДОУ проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально распределены) и приказы руководства. Также через СДОУ проходят внутренние документы, порождающие исходящие.

В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию - это направить внутренний документ в СДОУ, где его преобразуют в исходящий и отправят по назначению.

В процедуре приема-передачи документов принимают участие только входящие и исходящие документы. Внутренние документы после регистрации поступают руководству на рассмотрение.

Процедура обработки входящих и внутренних документов

предназначена для контроля за правильностью поступления корреспонденции по адресу, за полнотой и целостностью корреспонденции, для фильтрации потоков входящих документов и переадресации их по назначению.

Входящие документы подвергаются следующим основным операциям обработки:

• экспедиционной обработке;

• первичной регистрации;

• индексированию документов;

• открытию "Регистрационных карточек";

• передаче на рассмотрение руководству.

Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение СДОУ - экспедицию. Там они подвергаются первичной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые документы и нерегистрируемые.

Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них в регистрационные документы. Регистрации подвергаются и созданные внутренние документы. Регистрируется входящая корреспонденция и поток внутренних документов согласно следующему списку.

На нерегистрируемых документах проставляют только "дату поступления", и они отправляются адресатам, в качестве которых могут выступать подразделения предприятия или конкретные лица. В случае отправки документов в подразделения, они проходят в них такую же регистрацию, как и в службе СДОУ, т.е. отражаются в своих регистрационных документах. Требования, которые должны всегда соблюдаться, - это однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

Другой важной операцией является индексирование документа, т. е. присвоение ему индекса, используемого для поиска документов. Индекс документа - это составной реквизит и состоит из трех частей:

Индекс документа = Код отдела / Индекс дела / Регистрационный номер, где:

• код отдела характеризует место исполнения документа,

• индекс дела - место хранения этого документа,

• регистрационный номер - номер документа в порядке его поступления по журналу. На каждый регистрируемый документ открывается

"Регистрационная карточка", если поток документов достаточно велик, или делается запись в "Журналах регистрации входящих и внутренних документов" при небольших потоках поступающих документов, в которых отражаются основные атрибуты документов.

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству на рассмотрение.

В последнем случае зарегистрированные документы отправляются работниками службы СДОУ руководителям соответствующих подразделений на дальнейшее рассмотрение согласно регламента прохождения каждого документа.

Процедура обработки исходящих документов включает в свой состав ряд операций по составлению и регистрации документов, первые три из которых были рассмотрены в предыдущей процедуре:

1. разработка проекта документа в структурном подразделении;

2. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

3. утверждение документа руководством;

4. регистрация документа;

5. индексирование документа;

6. экспедиционная обработка документа;

7. отправка документа.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в СДОУ.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в СДОУ после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера и в проставлении записи в "Журнале регистрации исходящих документов", который имеет форму, аналогичную вышеприведенному журналу.

Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, проверку правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.