Основные понятия электронного документооборота

Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов, объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему, обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткой маршрутизации, так и свободной. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Несмотря на большое разнообразие систем, любая СЭД обладает базовым набором функций, а также расширяемым набором возможностей.

1.3. Основные принципы электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

1.4. Классификация сэд

Существует множество классификаций СЭД по различным параметрам.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД могут делиться на:

• системы делопроизводства;

• электронные архивы;

• workflow-системы;

• комплексные или ECM-системы.

В статье Острогорского М.Ю. приводятся несколько классификаций СЭД. Рассмотрим их более подробно.

Классификация СЭД по стране происхождения. Согласно этой классификации СЭД подразделяются на:

• отечественные;

• зарубежные;

• отечественные на платформе Lotus/Domino.

Классификация СЭД по титульной функциональности. Практически каждой СЭД ее разработчиками приписывается определенное позиционирование. Это дает основания взять за основу классификации свойство СЭД, которое подчеркивается производителем в наибольшей степени. По данному признаку выделяются следующие классы СЭД:

• OCR & Production System. Средства и системы для создания электронных документов и электронных аналогов бумажных документов.

• Регистрационные (картотечные) системы. Реализуют основные учетные функции и автоматизируют процессы регистрации документов и событий в их жизненном цикле.

• Системы автоматизации групповой работы с корпоративными хранилищами информации (groupware).

• Системы управления электронными архивами документов.

• Системы извлечения знаний из архивов документов и других источников корпоративной информации (knowledge management).

• Системы управления деловыми процессами обработки документов и деятельностью персонала, привлекаемого к этой обработке (workflow).

• Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).

Классификация систем управления корпоративным контентом. Некоторые эксперты расширяют понятие СЭД до т. н. систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management - ECM). Существует следующая классификация таких систем:

• Document Management (управление документами). Снабжает документы метаданными (атрибутами), что позволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.

• Imaging (массовый ввод и обработка сканированных документов). Обеспечивает технологический процесс сканирования бумажных документов, их атрибутизации (индексирования) и загрузки в репозитарии документов.

• Records Management (управление записями). Обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа - от его создания до уничтожения.

• Knowledge Management (управление знаниями). Предоставляет возможности поиска и анализа информации. Обязательным является наличие средств автоматической категоризации документов.

• Web Content Management (управление информацией на веб-сайтах). Позволяет поддержать процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на веб-сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управления документами.

• Workflow (автоматизация деловых процедур). Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д.

• Collaboration (коллективная работа). Предоставляет средства для обеспечения работы виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.

• Enterprise Information Portal (информационный портал предприятия). Единая точка доступа ко всем корпоративным информационным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персонализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств.

Классификация функциональности и компонентов СЭД. Объектами классификации могут быть не только целостные СЭД. Классифицируют функциональность систем, их компоненты.

Функциональные компоненты СЭД распределяются по 17 группам:

• ввод собственно документов;

• регистрация по определенным формам;

• распознавание;

• массовая загрузка данных;

• индексация;

• лингвистический анализ;

• поиск;

• экспорт/импорт данных;

• веб-сервер над архивом документов;

• обмен сообщениями;

• репликации;

• работа в сетях;

• маршрутизация исполнительской деятельности;

• защита от несанкционированного доступа;

• вывод документов;

• средства разработки приложений, API;

• средства управления знаниями.

Существуют ещё несколько возможных подходов к классификации СЭД. Например, с точки зрения технологий работы с документами выделяют следующие СЭД.

Классификация с точки зрения технологий работы с документами.

Электронные архивы (ЭА). Среди них, в свою очередь, можно выделить:

поисковоориентированные системы - системы с развитыми средствами полнотекстового поиска, которые обеспечивают нечеткий поиск (по размытым критериям), смысловой поиск и т.д.;

системы, ориентированные на эффективную организацию хранения электронных документов, реализующие т. н. HSM (High Storage Management) подход; эти системы обеспечивают поддержку широкого диапазона оборудования для хранения информации и т.п. устройств (например, система 1С Архив).

Системы workflow (WF). Рассчитаны на обеспечение движения работ (объектов) по заранее задаваемым маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться (например, на документе появляется резолюция начальника), поэтому его называют общим словом "работа" (work). С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть формализованы и прописаны все этапы (например, алгоритм приёма сотрудника на работу и прохождения им вступительного адаптационного курса и испытательного срока в компании). На российском рынке наиболее распространена система OptimaWorkflow.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы сотрудников (collaboration). Данные системы создаются с целью обеспечения совместной работы сотрудников, находящихся в различных офисах компании, и сохранения создаваемых ими документов.

Системы управления бизнес-процессами (корпоративные системы). Основные их типы:

системы MRP - Material Requirements Planning - системы учёта поставки материалов и комплектующих в производственный процесс; эти системы возникли ранее других;

после дополнения денежной (стоимостной) составляющей данные системы трансформировались в системы более общего уровня - т. н. ERP - Enterprise Requirements Planning - системы планирования коммерческой деятельности предприятия. На основе данного класса систем строится т. н. управленческий учёт, то есть рассчитываются реальные показатели деятельности фирмы - операционный результат, прибыль и т.п.;

к специфическому классу систем, решающих т. н. транспортные задачи относятся SCM - Supply Shain Management - или системы управления логистикой поставок.

CRM - Custom Relationship Management - системы управления отношениями с клиентами. В последнее время они всё чаще используются при организации обслуживания клиентов.

BSC - Balanced Scorecard - системы сбалансированных показателей. Они призваны оптимизировать и стимулировать работу сотрудников и подразделений компании.