4.2. Документы в системах электронного документооборота

4.2.1. Состав организационно-распорядительных документов (орд)

Экономическая система функционирует на базе следующих основных классов документов: организационно-распорядительные (ОРД), экономико – статистические, научно–технические и юридические документы. Служба СДОУ ориентирована на работу в основном с организационно-распорядительными документами, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.

Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (по семантике) и по форме (по синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основные класса.

К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам.

К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур (таблица 3).

Таблица 3

Классификация организационно-распорядительные документов по содержанию

1. Организационные документы:	Учредительские документы: устав организации, договор Структура и штатная численность работников Штатное расписание Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале Положение о структурных подразделениях (если большое предприятие) Должностные инструкции работникам
2. Распорядительные документы	2.1. Приказы: по основной, деятельности, по личному составу Распоряжения Указания Протоколы: краткая форма, сокращенная форма, полная форма
3. Информационно-справочные документы	3.1. Письма: входящие, исходящие Телеграммы: внутренние, международные Факсы Акты Справки Докладные записки Объяснительные записки Отчеты Обзоры 3.10.Рефераты Стенограммы Списки-перечни Регистрационно-контрольные карточки Графики выполнения работ

Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, составляют следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.