Контрольные вопросы:

1. Какие Вы знаете виды бланков?

2. В чем различие между угловым и продольным расположением реквизитов?

3. Каков количественный состав реквизитов для ОРД?

4. Назовите последнюю дату изменения стандартов, касающихся требований к оформлению документов.

5. Какие поля установлены для бланков документов?

6. Что является датой приказа?

7. Что является датой акта?

8. Что является датой протокола?

Тема III. Формирование и оформление дел.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Дело – совокупность документов (иногда – документ), сформированных по одному признаку, помещённых в твёрдую обложку, оформленную по определённым правилам.

При правильном оформлении дел легче и быстрее можно найти необходимые документы в условиях постоянно растущего документного массива предприятия, обеспечивается их сохранность, устанавливается порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь – референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел ведётся в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре организации или по классификационным признаком.

В большинстве фирм дела формируют по названиям видов документов (акты, контракты, приказы). При большом количестве дел можно вводить другие признаки классификации, например, контракты, разделить на дела, в которых будут контракты на закупку оборудования, контракты на закупку канцелярских принадлежностей и др.

При формировании дел нужно соблюдать следующие правила:

• В дело помещают документы работа, по которым проведена;

• Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

• Документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

• Документы по одному вопросу помещаются в одно дело;

• В дело помещается только один экземпляр документа;

• Каждый документ дела должен быть правильно оформлен;

• В дело формируют, как правило, документы одного года;

• В дело нельзя подшивать документы, подлежащие возврату и черновики;

• Документы в деле располагают в хронологической последовательности (01.10.2004, 02.10.2004 и т.д.) или в нумерационной (№1, №2 ...). Но для документов временного хранения (до 10 лет включительно) допускается обратный хронологический порядок расположения.

Учредительные документы организации формируют в отдельное дело. Приложения и другие дополнительные документы подшивают к тем документам, к которым они относятся.

Контракты организации делятся на две группы, которые хранятся в разных делах. Первая группа – коммерческие контракты между данной организацией и другими организациями, вторая – трудовые договоры (контракты) с работниками. Приказы по личному составу также определяют от приказов по основной (производственной) деятельности.

Документы по личному составу фирмы (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы с грифом «Секретно», «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» помещают отдельно от остальных документов фирмы.

Дела с перепиской формируют в зависимости от объёма: если документов немного, то входящие и исходящие письма и факсы помещают в одно дело; далее с увеличением объёма переписки можно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов; также практикуется подшивка «письма – ответа» рядом с «письмом – запросом».

Если число предприятий - контрагентов стабильно, то можно применить объективный признак формирования документов, т.е. в одно дело помещать документы, относящиеся к одной фирме, например: «Документы (акты, контракты, переписка) о сотрудничестве с фирмой «Мелиса» за 2004 г.».

Планы и отчёты хранят в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и утверждения. Бизнес – планы, рассчитанные на несколько лет, подшивают в дело первого года, например, бизнес – план на 2005-2006 гг. будет находится в деле 2000 года.

При формировании дел используют скоросшиватель российского производства на 200 листов, а также импортные скоросшиватели и папки типа «CRONA», в которые можно подшить в 2-3 раза больше. Удобно использовать файлы в которые можно класть по одному или по несколько документов (например: в один файл положить все документы данного дела за месяц, год и т.д, в зависимости от объёма конечно), кроме того это позволяет сохранить документы аккуратными и чистыми. Большие дела могут вестись несколько лет. Поэтому для упрощения поиска документов внутри папки надо использовать разделители с указанием года. Файлы и разделители рекомендуется использовать вместе, например, в папке за несколько лет поместить разделители с указанием года, а между ними файлы по месяцам.

Важно правильно оформлять обложку дела (папки – скоросшивателя):

ЗАО «ГЛОБУС» Секретариат ДЕЛО № 1-7 Документы (акты, контракты, переписка) О поставке оборудования за 2004 г. (заголовок дела) 2004г. (год) на _________лист. Хранить 5 лет Ст. 1018 ТП

Оформление обложки папки – файла также имеет свои особенности:

Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке – вкладыше, который помещается в специальный «карман» на корешке обложки. Такие «карманы» могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

Составление номенклатуры дел.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Образец её выполнения:

Киноцентр «Синема» УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор

25.12.2003 № 7 киноцентра

НА 2004Г. Подпись И.В.Аронов

25.12.2003

Индекс	Заголовок дела (тома)	Кол – во дел	Срок хран., Ст. по перечню	Примечание
1-1 1-2 1-3	Секретариат Устав киноцентра Протоколы совещаний руководства киноцентра по основной деятельности Приказы руководства по основной деятельности	1 2 1	Пост.ст.13 Пост.ст.5 Пост.ст.6а
2-1 2-2 2-3 2-4	Производственный отдел Протоколы заседаний худсовета по репертуарным вопросам Сценарные, репертуарные планы и рекомендательные списки к/ф Переписка с иностранными партнёрами по вопросам приобретения и проката кинофильмов Переписка с организациями по вопросам совместной деятельности	1 2 1 1	Пост.ст.13 Пост.ст.88 5 лет ст.41 5 лет ст.44
3-1 3-2 3-3	Бухгалтерия Годовой баланс киноцентра Лицевые счета по заработной плате сотрудников киноцентра Контракты, договоры с организациями о киноконцертной деятельности	1 5 2	Пост.ст.150 75 лет ст.153 5 лет ст.391
4-1	Отдел кадров Приказы по личному составу на сотрудников киноцентра Личные карточки ф.Т-2 на сотрудников киноцентра	1 1 картотека	75 лет ст.6б 75 лет ст.339

Референт Подпись К.Ф.Кладова

Зав.рхивом Подпись Л.В.Марков

Итоговая запись о количестве дел, заведённых в 2002г.

Всего: 19 (Девятнадцать) дел

Референт Подпись К.Ф.Кладова

Зав.архивом Подпись Л.В.Марков

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учёта и обеспечения сохранности.

В номенклатуре дел включается все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно – технические документы и печатные издания.

Номенклатура крайне необходима для правильного формирования документов в дела, учёта дел и оперативного их использования.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно – правовой формы.

Номенклатура дел составляется секретарём – референтов, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел ДОУ», «общий отдел»), ему присваивается индекс «1». Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2,3 и т.д).

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов организации. Например: 1 - генеральный директор;

2. - заместитель директора;

3. - коммерческий директор.

Такой способ часто встречается в организациях с небольшим штатом сотрудников.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 -соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них

указываются переписка и другие информационно - справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

• Название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

• Краткое содержание («Переписка с ЗАО «Ирида» по строительству автостоянки»);

• Дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2004 г.»);

• Слова «копии», если дело сформировано из копий документов («Решения Совета учредителей за 2004 год. Копии.»).

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется, например: «Переписка с ЗАО «Эльт» о поставке товаров за 2004 г.». составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по общим вопросам» не допускается. Не следует употреблять также в заголовке дела слово «материалы». В ряде случаев можно использовать термин «Документы» с расшифровкой в скобках их видов, например, «Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 2004 г.».

В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.

Для каждого дела в графе 4 по «Перечню документов с указанием сроков хранения» определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год и т.п.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем фирмы.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив фирмы.

Структурным подразделениям передаются выписки соответствующих разделов номенклатуры или дополнительно размноженные копии ее для заведения по ним дел.

В течение года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, для этого между разделами номенклатуры следует оставлять необходимые пробелы. Номенклатура дел может использоваться на протяжении нескольких лет, если нет коренных изменений структуры и функций предприятия. Очень удобно вносить изменения и дополнения, если номенклатура дел ведется с помощью ПК.

По окончании календарного года секретарем-референтом и архивистом в графе 3 номенклатуры указывается количество заведенных дел (томов)она листа