4. Документы по личному составу:
Работодатель несет ответственность за надлежащее и своевременное оформление работника на работу, соблюдение порядка заключения трудового договора. Работник же не может нести какую-либо ответственность, например, например, за то, что с ним не заключен трудовой договор либо что не соблюдена его письменная форма.
Т
РУДОВОЙ
КОНТРАКТ
ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ
Запись в трудовой Запись в карт. Открыт. л/с
книжке форма Т-2 в бухгалт.
При поступлении на работу и заключении трудового договора лицо, поступающий на работу, предъявляет следующие документы:
паспорт, или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, и лиц подлежащих призыву на воинскую службу;
документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующих специальных знаний или специальной подготовки.
Увольнение работника производится по схеме: ЗАЯВЛЕНИЕ РАБОТНИКА
ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ
запись в трудовой запись в личной
книжке карточке формы Т-2
(личное дело)
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения и предоставляет на согласование руководителю.
В законодательстве РФ все случаи увольнения рассматриваются как прекращение трудового договора (контракта), а увольнение по инициативе работника, инициативе администрации и по требованию профсоюзных органов - как расторжение трудового договора (контракта).
Перевод работника:
ПРИКАЗ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ О ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ
з
апись
в трудовой запись
в личной запись
о лицевом
книжке карточке ф. Т-2 счете о з/п
К документам по личному составу относятся также трудовые контракты.
Трудовой контракт - это документ, фиксирующий согласие сторон об установление трудовых правоотношений и регулирующий их.
На основании статьи №18 КЗОТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.
Основные условия при заключении контракта:
1) Место работы, куда принимается работник.
2) Конкретная работа в соответствии с классификацией, которую должен выполнять работник.
Дата начала работы и ее окончание.
Оплата труда.
Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.
Также могут быть оговорены следующие условия:
Испытательный срок.
Совмещение профессий.
Повышение квалификации.
Дополнительный отпуск.
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят. Контракт может заключаться на неопределенный срок, но не более 5 лет, а также на время выполнения определенной работы. Трудовые контракты хранятся 75 лет за минусом возраста и не более 5 лет после увольнения работника при наличии приказа.
04.05.2003 Москва
№ 115
АО «Векша» в лице генерального директора Потапова А.В., именуемого в дальнейшем АО, и Князевой Г.А., именуемой в дальнейшем работник, заключили настоящий контракт о нижеследующем:
Работник Ф.И.О. принимается на работу (наименование структурного подразделения) на должность (в качестве кого), квалификация и разряд работника указывается.
Контракт является (по основной деятельности или по совместительству) - договором.
3)Вид контракта (оговаривается срок работы).
4) Срок действия контракта (начало и окончание работы).
5) Срок испытания (или без испытания или 3 месяца с испытательным сроком).
6) Обязанности работника (чем должен обладать работник, что он должен выполнять).
АО обязано организовать труд работника (обязательства со стороны организации) и создать условия для безопасного и эффективного труда.
Обязанности АО за выполнение тяжелой работы (молоко, дополнительный день к отпуску).
9) Гарантии на основании дополнительных мер по защите трудовых прав граждан РФ.
Особенности режима рабочего времени (неполный рабочий день, рабочая неделя или почасовая работа).
Что устанавливается работнику: должностной оклад (столько-то рублей в месяц), надбавки в процентном исчислении.
12) Работнику устанавливается отпуск продолжительностью (24 рабочих дня) + дополнительно (40 дней на сессию).
13) Другие условия контракта.
АО « Векша» Работник Ф.И.О.
Юридический паспортные данные
Князева Г.А. Адрес: г. Москва, ул. 16-парковая, д.7. тел. 527-64-18
Должность (подпись) (подпись)
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и
имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса Л/С (№1л/с).
Компания
« »ПРИКАЗ
04.05.2003. №1л/с об увольнении
УВОЛИТЬ
(или принять, перевести, назначить)
Иванова И.И. по собственному желанию по статье №
Основание заявление Ф.И.О. от 01.05.03
Директор (подпись) И.О.Ф.
Юрист (подпись) И.О.Ф.
04.05.2003
С приказом ознакомлен (подпись) И.О.Ф.
(для кого составлялся приказ) число
Оформляются приказы на бланках предприятия для внутренних документов. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Трудовые книжки
Трудовая книжка относится к числу основных документов, законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока после приема на работу. Записи производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование, профессию.
Порядок ведения трудовых книжек
В функции отдела кадров предприятия входит ведение трудовых книжек. Это важная составная часть работы кадровых служб, так как трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности рабочих и служащих.
На основании трудовой книжки определяется общий трудовой стаж, от которого зависит назначение работнику государственной пенсии; стаж работы в производстве с тяжелыми и вредными условиями труда, дающими право на пенсию на льготных условиях и в льготных размерах; продолжительность непрерывного трудового стажа для исчисления размера пособий по государственному социальному страхованию; стаж деятельности по специальности, определяющий в установленных случаях величину должности оклада и т.п. Из трудовой книжки видно, как человек относится к порученной работе, его поощрения квалификационный рост, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения.
Все это требует от работников по карам точного и неуклонного осуществления порядка ведения трудовых книжек.
Настоящими нормативными актами предусмотрено, что ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдачи трудовых книжек возложена на руководителя предприятия, который в свою очередь должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное ведение этих функций. Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного наказания, а в предусмотренных законом случаях - и иных мер воздействия.
Порядок выдачи трудовых книжек
Трудовые книжки на предприятии как бланки строгой отчетности. Поэтому они выдаются на руки рабочим и служащим лишь при увольнении. Если в отдельных случаях работник обязан представить в ту или иную организацию сведения о месте работы, трудовом стаже и т.д. (например, о стаже работы при подаче заявления о приеме на учебу в высшее учебное заведение), то работнику по его просьбе выдается выписка из трудовой 0нижки. Выписка заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью и печатью предприятия или отдела кадров. В таком же порядке может быть выдана выписка из трудовой книжки, и по каким либо другим причинам.
При увольнении рабочих и служащих все записки о работе, награждениях и поощрениях, сделанные в трудовой книжке (вкладыше) на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя (заместителя руководителя, начальника отдела кадров) и печатью предприятия (отдела кадров). При ведении записей на русском языке и языке республики заверяются оба текста.
Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения с росписью в личной карточке (форма Т-2) и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. Если же работник отсутствует в этот день на работе, то следует направить ему почтовое уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Переслать ее почтой (ценным письмом) можно только с согласия работника. На практике пересылка книжки возможна и по другому адресу, указанному трудящимся.
Трудовая книжка умершего работника выдается под расписку его ближайшим родственникам (мужу, жене, родителям, детям) или по их просьбе высылается по почте.
Не полученные при увольнении рабочими и служащими трудовые книжки отдельно хранятся в отделе кадров от остальных в течение двух лет, после чего передаются в предприятия на 50-летнее хранение.
На практике иногда предприятие задерживает выдачу трудовой книжки уволенному работнику по каким-либо причинам (не сдача материальных ценностей, за должность по подотчетным суммам и т.п.). Такие действия являются незаконными. При задержке выдаче трудовой книжке по вине администрации работнику должен быть выплачен средний заработок за все время вынужденного прогула.
Если же работник отказался от получения трудовой книжки, несмотря на уведомление, не явился за ней и не выразил согласие на пересылку по почте (а также в других случаях, когда отсутствует вина администрации), то его требования, о выплате среднего заработка за время задержки не подлежат удовлетворению.
Дубликат трудовой книжке
Иногда после увольнения с предприятия и получении трудовой книжки работник теряет ее. В этом случае он должен немедленно заявить о потере трудовой книжки по последнему месту работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления работнику выдается новая трудовая книжка с надписью в правом верхнем углу «Дубликат». То же самое делается и при потере вкладыша.
Законодательством не предусмотрено документальное подтверждение работником факта потери трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша) заполняется по общим правилам. В разделе «Сведения о работе, «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» вносятся в хронологическом порядке все записи, относящиеся к последнему месту работы, со ссылками на соответствующие приказы (распоряжения). Эти записи заверяются подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печатью предприятия (отдела кадров).
В дубликате по возможности должны быть восстановлены и записи, имевшиеся в утерянной трудовой книжке. Если у работника сохранились какие-либо документы, подтверждающие прежнюю деятельность, то в графе 3 пишется: «Общий стаж работы до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев, дней со (слов)».
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек не предусмотрено, но на практике допускается по просьбе работника внесение в дубликат такой записи: « Общий трудовой стаж до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев (со слов)».
После того или иного варианта записи общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, расшифровывается по отдельным
периодам. Порядок записи таков: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование предприятия, цеха (отдела), где трудился рабочий или служащий, его должность и работа. Если из представленных документов видно, что лицо переводилось в том же предприятии на другую работу, то об этом стаже делается соответствующая запись.
Далее в графе 2 пишется дата увольнения, в графе 3 - его основание, в графе 4 - наименование, дата и номер документа, откуда взяты сведения. Сам документ возвращается его владельцу. При этом в дубликат записываются только те сведения о прежней работе, которые содержатся в документе.
В суммированном стаже работы не указываются периоды, подлежащие занесению в трудовую книжку отдельной строкой, а также сведения о времени: пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах (дата зачисления - дата увольнения со службы), обучения и совпартшколах и на рабфаках. Все сведения об этом дубликате записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша) также выдается работнику, если подлинник пришел в негодность (обгорел, изорван, замазан и т.п.). На первой странице книжки делается надпись: «В замен выдан дубликат», а сама книжка возвращается владельцу и при необходимости может служить подтверждением трудового стажа.
При выдачи дубликата трудовой книжки работник делает соответствующую роспись.
Учет трудовых книжек
В кадровом подразделении предприятия должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши (с указанием серии и номера), выданные вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается об этом в данной Книге.
Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся в бухгалтерии предприятия, регистрируются в специальной приходно-расходной книги и выдаются работникам отдела кадров по заявке с ежемесячным отчетом об их расходовании.
Личная карточка формы Т-2
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2. Т-2 включает:
Ф.И.О.
Год рождения, месяц, число.
Место рождения.
4) Образование (институт такой-то, высшее, закончил в году, вид
обучения).
Специальность по диплому.
Квалификация по диплому.
Основная профессия.
Общий стаж работы.
Непрерывный стаж.
Последнее место работы.
Семейное положение.
Паспортные данные.
Домашний адрес.
Вторая часть личной карточки содержит сведения о воинском учете:
Группа учета.
Состав, воинское звание.
Третья часть личной карточки (оборотная сторона) содержит сведения о назначениях и перемещениях, фиксируется время отпуска.
Личная карточка заполняется сотрудниками отделами кадров после подписания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении карточки используются личные документы работника: паспорт, трудовая книжка, диплом об образовании, дипломы и аттестаты о присвоении учетных степеней и званий, военный билет, свидетельство о браке, приказ (распоряжение) о приеме на работу и т.д.
В карточку записываются общепринятый ответ на вопрос и его трудовое значение согласно классификатору.
Личные дела
- представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.
В состав личного дела входят следующие документы:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
анкета или личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании;
копии документов об утверждении должности;
характеристика;
трудовой контракт;
копии приказов о назначении, увольнении;
дополнительные сведения (справки).
12 Лицевой счет по заработной плате
Этот документ включает в себя:
Табельный номер, например 308;
номер подразделения или отдела, например 470;
должность, например инженер 1 категории;
в графе начислено ставят оплату по окладу, оплату сверхурочных часов, ночных часов, если они есть, надбавку за выслугу лет, премия, и прочие надбавки, которые предусмотрены и регламентированы предприятием;
в графе удержано стоят все удержания, профсоюзные взносы, удержание на медицинское страхование;
в графе выплачено стоит итоговая зарплата, которая выдается на руки работнику за отработанный месяц.