Телефонограмма

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях и подобных случаях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

При составлении телефонограмм придерживаются следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов .

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Пример оформления телефонограммы - Приложение.

Телефакс (факс)

Телефакс (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.

Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах в настоящее время не решен. Например, в инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила (электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. В соответствии с письмом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 07.06.95 № С2-7/03-316 при соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

Приложение 1, Пример оформления акта

Министерство торговли РФ

Главное управление торговли

На Крайнем Севере и Сахалине

Главсеверторг

Московская оптово-торговая контора

УТВЕРЖДАЮ

Начальник конторы

Васин Л.В. Васин 12.01.2000

АКТ

09.02.2000 № 65

Москва

О ревизии кассы конторы

Основание: приказ начальника конторы от 07.02.2000 № 51 «О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы».

Составлен комиссией в составе:

Председатель - заместитель главного бухгалтера И.К. Лавров.

Члены комиссии: старший бухгалтер Н.П. Умнов, бухгалтер Л.И. Воробьев.

Присутствовали: главный бухгалтер Г.Н. Ковалев, кассир С.И. Алексеева.

В период с 06.02.2000 по 08.02.2000 комиссия провела ревизию кассы Московской оптово-торговой конторы по состоянию на 06.02.2000. В ревизии комиссия установила:

1. остаток наличных денег в кассе по состоянию на 06.02.2000 согласно данным бухгалтерского учета 3 521 000 руб.

2. фактически остаток наличных денег 3 521 000 руб.

3. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено.

Акт составлен в трех экземплярах: 1-й экз. направлен директору, 2-й экз. - главному бухгалтеру, 3-й экз. - в дело № 05-12

Председатель Члены комиссии

Лавров	И.К. Лавров
Воробьев	Л.И. Воробьев
Умнов	Н.П. Умнов

Приложение 2. Пример оформления внутренней докладной записки.

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРЕВОЗОК

Генеральному директору ОАО

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Т.П. Данилину

12 .07.2000

О переводе на должность

В связи с реорганизацией структуры Управления и укрупнением отделов происходит перераспределение функций сотрудников.

Прошу перевести старшего экономиста СТ. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенный отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.

Начальник управления

_Ильин

В.А. Ильин

Приложение 3. Пример оформления объяснительной записки.

ПЛАНОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ

Объяснительная записка Заместителю генерального

Директора АО

23.04.2000 А.Ю. Соколову

О разработке Бизнес-плана

Бизнес-план разрабатывался отделом на период: неделя, декада, месяц, в трех экземплярах. 1-й экз. предоставляется в бухгалтерию АО, 2-й - начальнику ПЭУ, 3-й остается в делах отдела реализации. Срок составления плана - за день до наступления планируемого периода. Порядок разработки и предоставления планов установлен в Положении от отделе и приказе о распределении обязанностей по управлению от 14.11.1999 № 123.

М.Л. Филонов

_{Филонов}

Начальник отдела

Приложение 4. Пример оформления письма.

ОАО «ПСКОВ РЕКОНСТРУКЦИЯ» Генеральному директору

фирмы «НЕСТОР»

120131 Псков, Волховский пр., 16. Н.В. Шахову Тел. 2-45-56

1302 42 Москва, ул. Королева, 25

05.01.2000 № 89/01

На № 67/94 от 17.12. 99

Об изменении проекта реконструкции

Переговоры с подрядчиком деревообрабатывающим комбинатом г. Вологды - завершилась 15.12.99. Получено принципиальное согласие на изготовление столярных деталей для реконструкции Святогорского монастыря в соответствии с представленными Вами чертежами и сметной документацией.

Телекс с Вашими данными передан в Вологду для согласования с подрядчиком сроков и условий оплаты работ согласно смете.

экз.

Начальник отдела Васильев В. П. Васильев

Смирнов 3 21 4 5