- •Дистанционное ЭиУнаПМиСб.14.15.- 0608.11.
- •Введение
- •Введение.
- •I. Документационное обеспечение организационной программы.
- •Организация документоотбора
- •Регистрация документов
- •Контроль исполнения документов
- •План работ по совершенствованию делопроизводства
- •1. Документирование
- •2. Организация работы с документами
- •Контрольные вопросы:
- •Тема II Требования к оформлению документов.
- •Государственное учреждение
- •Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
- •Государственное унитарное предприятие «городская реклама и информация»
- •Контрольные вопросы:
- •Тема III. Формирование и оформление дел.
- •Контрольные вопросы:
- •Тема IV. Организационно- распорядительные документы. Организационные документы.
- •5. Инструкция
- •Форма правил внутреннего трудового распорядка
- •I. Общее положения
- •2. Прием на работу
- •3. Права и обязанности работников и админестрации
- •5. Отпуска
- •6. Командирование. Временное откомандирование и перевод на новое место работы
- •7. Заработная плата,
- •2. Распорядительные документы
- •2 1. Приказ
- •Заведующему складом Сидорчук к.С. Организовать тщательную уборку территории объединения и перевести в склад № 4 воспламеняющиеся предметы к 28.04.2000.
- •2.2 .Распоряжение
- •2.3.Решение
- •Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание
- •Форма приказа о внесении изменений в должностную инструкцию
- •Пример оформления письма - см. Приложение. Телеграмма (телетайпограмма)
- •Телефонограмма
- •Телефакс (факс)
- •4. Документы по личному составу:
- •Контрольные вопросы:
- •Тема V. Подготовка дел к архивному хранению. Экспертиза ценности документов.
- •Распорядительные документы.
I. Документационное обеспечение организационной программы.
Документ – это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.
Делопроизводство – совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации документоотбора.
Докуметоотбор – движение документов в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.
Движение документов – это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения в жизнь.
При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности и неизбыточности.
Культура работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение эффективности управления.
В малых предприятиях более простая схема управления → более простая схема документоотбора → эта система более рациональна.
Документоотбор – регламентированная схема движения документов по пунктам обработки выполнения необходимых творческих, формально – логических и технических операций с документами.
Требования к документоотбору:
1.Прямоточность движения (либо сверху вниз – нисходящее, либо снизу вверх – восходящее, без создания петель).
2.Избирательность в распределении документов в соответствии с функциональными обязанностями.
Организация документоотбора
Документоотбор – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Различают три основных потока документации:
Документы, поступающие из других организаций (входящие);
Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
Документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие в организацию, проходят:
Первичную обработку;
Предварительное рассмотрение;
Регистрацию;
Рассмотрение руководством;
Передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярии, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь – референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.
Предварительно рассмотрению документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
направляемые на рассмотрение руководителю организации,
направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.
Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнениям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документа служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.
Служба ДОУ должна систематически вести учёт количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т.е. учитывать объём документоотбора. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учётную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.
Результаты учёта документоотбора обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.